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Los scanners Kodak i1860 resucitan el proceso de digitalización del departamento de transporte (DMV)

Para Kathy Sharpe y los operadores de scanner del departamento de transporte (DMV, Department of Motor Vehicles) de Carolina del Sur existe un "antes" y un "después": el antes y el después de que llegaran los seis scanners Kodak i1860. "El "después" es mucho mejor", destaca Sharpe, administradora de la unidad de procesamiento de imágenes del DMV de CS.

Si nos remontamos al "antes", cuando el departamento utilizada scanners de otro fabricante, nos encontramos con que la productividad era bastante inferior, se resentía la calidad de imagen y se recibían muchas más llamadas de servicio. El centro de operaciones de digitalización principal del DMV está situado en Blythewood (CS), a unos 20 minutos de la capital del estado Columbia, y digitaliza cerca de 1,3 millones de documentos al mes procedentes de las 68 oficinas locales que están distribuidas por todo el estado.

Todo se captura, desde los títulos a los tickets, y después se incorpora al sistema. El centro de operaciones de digitalización recibe el papeleo de las diferentes oficinas del estado a través del correo y clasifica los documentos antes de realizar el procesamiento de las imágenes. Por un lado, Kofax Ascent Capture 9 permite indexar muchos de los documentos mediante búsqueda por código de barras y, por otro lado, los tickets se digitalizan y se indexan de forma manual en otro programa. Por ello, trabajar con scanners que ofrecen confiabilidad, una producción rápida, una calidad de imagen excepcional y un ahorro integral resulta esencial en las operaciones de procesamiento de imágenes del DMV.

Comprobación directa de la calidad de los scanners Kodak i1860
Cuando Shawn Powers, director de administración de recursos del DMV de CS, y Sharpe recibieron la autorización necesaria para adquirir nuevos scanners, se dedicaron a investigar y a ver demostraciones de diferentes scanners como parte del proceso de búsqueda. Pasaron un día entero en Advanced Imaging Services (AIS) en Pineville (CS), un distribuidor autorizado de productos de Kodak Document Imaging que tiene un contrato estatal para servicios de procesamiento de imágenes. "Pudimos comprobar la velocidad de los scanners Kodak i1860 así como la calidad de imagen que se obtenía de forma automática", dice Powers. "Y estos dos factores clave hicieron que se inclinara la balanza a favor de los dispositivos de Kodak".

Si volvemos al "antes", el DMV gastaba $15.000 cada tres meses en mantenimiento y consumibles de los viejos scanners. Estos dispositivos resultaban lentos, difíciles de transportar y poco prácticos desde el punto de vista ergonómico; además, consumían un gran tiempo de inactividad y suponían una gran frustración tanto a nivel administrativo como para los operarios.

Descubrimiento de un nuevo mundo de productividad y ahorros

Una vez que los scanners Kodak i1860 se pusieron en funcionamiento, el optimismo fue extendiéndose rápidamente. "Resultó muy fácil para todo el mundo aprender a utilizar los scanners i1860", recuerda Sharpe. "La interfaz es bastante intuitiva y todos los operadores se adaptaron rápidamente. Cuatro de los scanners funcionaban todo el día y los otros dos media jornada con ocho operadores distintos que se encargaban de realizar nuestra digitalización".

Además de la satisfacción por el buen funcionamiento, Sharpe y Powers enumeran otras muchas ventajas que ofrecen los scanners Kodak:

• Acceso y sustitución de piezas reemplazables por el usuario mucho más sencillo
• Mejora considerable de los niveles de precisión
• Calidad de imagen infinitamente superior ("Preguntamos a nuestro último fabricante si aquella era la mejor calidad que podían ofrecernos", dice Sharpe. "Básicamente nos respondieron, ‘Sí, mejor...imposible’")
• Por ejemplo, el gasto y el tiempo invertidos tanto en consumibles como en la interacción de los operadores se ha reducido drásticamente gracias al uso de un kit mayor de alimentador adicional que dura seis meses.

"En el pasado, los viejos scanners fallaban mucho al leer códigos de barras y esto provocaba errores en los números de identificación de los vehículos y de los títulos, en los nombres y en otro tipo de información de gran importancia", dice Sharpe. "Sin embargo, los scanners Kodak leen los códigos de barra y traducen la información casi a la perfección. De esta manera, se recopilan datos de índice muy exactos. Trate de imaginar lo que esto supone a nivel operativo, se ha reducido tanto la frustración como el número de nuevas digitalizaciones".

Scanners que hacen más felices a todo el mundo

Powers empezó a trabajar con Sharpe en el procesamiento de imágenes unos seis meses antes de que se introdujeran los scanners i1860 en el DMV y cree que actualmente el trabajo en general es mucho más llevadero. "El tiempo de inactividad se ha reducido notablemente y, con ello, ha aumentado la confiabilidad y la productividad, por lo que hoy por hoy podemos hacer el mismo trabajo con nueve personas en vez de con 18", dice Powers. "No hemos tenido que sustituir a los empleados que se han marchado del departamento porque ya no existe esa necesidad". Esto se traduce en ahorros significativos y, como en todas las agencias gubernamentales, recortar gastos sin que disminuya el rendimiento resulta uno de los mandatos clave. Diría que el tiempo de inactividad se ha reducido considerablemente y que hemos ahorrado cerca de 200.000 $ al año".

El servicio de atención al cliente también ha mejorado gracias a los centros de servicio de atención al cliente y de llamadas del DMV que se encargan de enviar copias impresas de documentos en un plazo de 48 horas después de su solicitud, en comparación con el período de tres a cuatro días que se empleaba antes de que se utilizaran los scanners i1860.

Los operadores se benefician ahora de las ventajas ergonómicas de los scanners i1860, ya que todas las unidades se pueden desplazar hacia arriba y hacia abajo sobre el pedestal y adaptarse de forma sencilla a la altura ideal, según las necesidades de cada operador, en comparación con la posición estática y rígida de los scanners anteriores.

"A todos los operadores les encantan los scanners Kodak y somos totalmente conscientes de la confiabilidad y la calidad de imagen que ofrecen", elogia Sharpe. "Hemos disminuido drásticamente el número de nuevas digitalizaciones, reducido considerablemente el nivel de frustración y ahorrado dinero. Cuando haces feliz a empleados y clientes y, al mismo tiempo, consigues realizar una buena administración, es que estás haciendo bien tu trabajo".