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El departamento de urgencias del Hospital Barnsley escoge el scanner i1320 de Kodak para sustentar el avance hacia los registros electrónicos
"Se recomendó una solución de scanner de Kodak debido a su reputación en cuanto a fiabilidad y capacidad de integrar y trabajar perfectamente con File Stream". Mark Ingram, director ejecutivo de Ascot Business Solutions Limited
El departamento de urgencias de la NHS Foundation Trust del Hospital Barnsley ha instalado una solución de gestión de documentos electrónicos (EDMS, por sus siglas en inglés) File Stream con el scanner i1320 de Kodak y ha incluido el accesorio de cama plana para A3 para gestionar los registros de urgencias de los 70 000 pacientes que se recibe cada año. Ascot Business Solutions, con sede en Staffordshire, suministró el hardware y el software a partir de un acuerdo por un importe de 15 000 libras.
El departamento de urgencias del Hospital Barnsley, que da servicio a una población urbana y rural de cerca de 225 000 personas, cuenta con un personal clínico formado por 7 asesores, 18 doctores y cerca de 50 enfermeras que ofrecen atención médica de urgencia las 24 horas al día durante los 7 días de la semana y reciben a cerca de 200 pacientes al día.
Como consecuencia, se genera un gran volumen de papel que causa problemas en el departamento relacionados con su almacenamiento, gestión y, por lo tanto, acceso a la información. Los registros se guardaban en el departamento durante 6 meses, después se trasladaban al sótano durante un año y, por último, se almacenaban en una zona remota e inaccesible del hospital, apodada "El búnker", durante 5 años.
El Dr. Dyfrig Hughes, responsable del proyecto, explica: "Cuanto más tiempo se almacenan los registros, más difícil es encontrarlos ya que cada traslado aumenta las posibilidades de que los archivos se extravíen. Solo hace falta que algo se traspapele ligeramente para que el hecho de querer recuperarlo posteriormente se convierta en un esfuerzo en el que se consume mucho tiempo. Las secretarias se recorrían los pasillos para conseguir las fichas de urgencias, lo que, claramente, no es productivo ni eficiente".
Cada vez que una persona realiza una visita, se crea un registro en el departamento de urgencias: un documento que contiene 5 o 6 folios en formato A4 que incluye el nombre y la dirección del paciente, información demográfica, un resumen del tratamiento que ha recibido y una carta para el médico de cabecera que resume el problema y la atención recibida. Con el gran número de gente que recibe atención cada año, el departamento estaba repleto de papeles, mientras que también se consumía mucho espacio valioso que podría utilizarse mejor para ofrecer asistencia clínica.
El Dr. Hughes añade: "Es importante acceder a los registros sobre todo cuando se tratan enfermedades en niños ya que el historial clínico es fundamental. Además, a menudo necesitamos registros con fines legales cuando debemos colaborar con la policía en sus investigaciones. Con el anterior sistema basado en papel, no podíamos acceder a la información de manera rápida o fácil".
El departamento de urgencias consideró digitalizar los registros de urgencias por primera vez hace algunos años, pero fue una pequeña inundación en 2008 en la zona de almacenamiento lo que inclinó la balanza y la Trust reconoció que era necesario implementar una solución alternativa basada en ordenadores.
El distribuidor, Ascot Business Solutions, suministró una solución EDMS de File Stream y un scanner departamental i1320 de Kodak, que incluía el accesorio de cama plana para A3, para emplearlo en la zona de la recepción. Mark Ingram, director ejecutivo de Ascot, afirma: "El Hospital Barnsley nos compró un paquete. Se recomendó una solución de scanner de Kodak debido a su reputación en cuanto a fiabilidad y capacidad de integrar y trabajar perfectamente con File Stream".
Compacto pero con un gran rendimiento y ergonómicamente diseñado, el scanner dúplex i1320 de Kodak puede procesar 40 páginas por minuto a color1 (por ambas caras) y documentos de hasta 34 pulgadas de largo. Esto hace que sea un accesorio de escritorio excelente para el departamento.
Con una resolución óptica de 600 dpi, el scanner i1320 incluye la tecnología de imágenes Perfect Page de Kodak, que asegura que se producen las mejores imágenes digitalizadas posibles a la primera y en todas las ocasiones, independientemente del tipo de papel, lo que es perfecto para el entorno de un hospital.
Gary Jones, responsable de marketing en el Reino Unido de File Stream, explicó: “Es un pequeño scanner concurrido. Cuando llegas al departamento de urgencias, el recepcionista extrae información del PAS2 sobre quién eres, imprime una hoja principal, añade páginas en blanco para que las rellene el personal médico e incluye todo en una carpeta. Esto sigue al paciente por el departamento, y al final se digitaliza todo el archivo y se destruye el papel".
El EDMS de File Stream también ha mejorado la integridad y la seguridad del registro de urgencias. Las pruebas de orina, los resultados de los análisis de sangre y los trazados cardiacos se producen todos usando diferentes tipos de papel coloreado que el scanner de Kodak gestiona perfectamente. Ahora todo se digitaliza y se incorpora en un archivo electrónico para así evitar cualquier posibilidad de que el papel pueda extraviarse.
Al ser accesible por el personal médico autorizado, ahora buscar información es fácil y puede realizarse por fecha de nacimiento, fecha de asistencia, médico de cabecera, sexo, número del departamento de urgencias, etc. El nuevo sistema permite a los doctores enviarse entre ellos documentos por correo electrónico si es necesario y ofrece un acceso instantáneo a la información sobre los pacientes. El Dr. Hughes explica: "Si estoy de guardia, puedo recopilar los datos sobre un paciente que vino el día anterior sin necesidad de tener que encontrar los registros físicos o llamar a las secretarias para pedirles que los busquen o los copien".
Además, se ahorra mucho tiempo y esfuerzo a la hora de gestionar las fichas de urgencias, y al liberar el espacio de almacenamiento en el departamento hemos creado una zona de niños ampliada.
1 60 páginas por minuto blanco y negro, y escala de grises
2 Sistema de administración de pacientes