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Chesapeake Document Services utiliza KODAK Capture Pro Software para agilizar las tareas de captura de registros y de indexación en dos hospitales

Antes de comenzar a utilizar KODAK Capture Pro Software, en Chesapeake Document Services (CDS) introducían los datos a la antigua usanza: ocho operadores se encargaban de teclear hora tras hora. Por supuesto, introducir a mano los datos conllevaba la posibilidad de errores, lo que hacía necesarias fases de control de calidad extras. En la actualidad, CDS utiliza KODAK Capture Pro Software para capturar los registros de pacientes en dos hospitales de Maryland. CDS ha reducido el personal dedicado a la introducción de datos, al mismo tiempo que ha acelerado los plazos de entrega de una forma espectacular. Los hospitales pueden acceder a los datos más rápidamente, y CDS ha reducido los gastos generales y ha conseguido que los clientes se muestren más satisfechos. “Hemos disminuido el tiempo de introducción de datos, probablemente en un 50%”, afirma Lee Stalnaker, director de operaciones de CDS. “Antes introducíamos los datos dos veces para asegurarnos de la precisión de los mismos, pero gracias a la función de búsqueda en bases de datos de Capture Pro Software, ahora podemos completar automáticamente todos los campos de índice necesarios”.

Evolución gracias a KODAK Capture Pro Software

CDS (situada en Waldorf, Maryland) es una compañía de administración de información y documentos que se dedica a la prestación de servicios de subcontratación de tratamiento de imágenes, así como a la implementación de soluciones empresariales internas completas para clientes de diversos ámbitos que comprenden desde las finanzas hasta el gobierno, desde la sanidad hasta los seguros y más. Incondicional de los scanners de KODAK, CDS permitió probar KODAK Capture Pro Software y proporcionó información y comentarios valiosos acerca del producto al mismo tiempo que este se desarrollaba.

“Comenzamos a utilizar la versión de KODAK Capture Software que no admitía bases de datos hace años, para después cambiar a la versión que sí las admitía. Más adelante, probamos Capture Pro Software con función de búsqueda en bases de datos y nos convertimos en firmes partidarios de este”, indica Stalnaker. Actualmente, para uno de los hospitales, CDS digitaliza el código de barras de cada documento y Capture Pro Software consulta la base de datos y obtiene el nombre del paciente, la fecha de nacimiento y otros datos fundamentales para completar automáticamente todos los campos de índice pertinentes. En la otra institución médica que es cliente de CDS no disponen de códigos de barras, por lo que CDS utiliza la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) basada en las acciones de arrastrar y soltar una unidad de información principal para iniciar la búsqueda en la base de datos. (Capture Pro Software puede validar o completar los campos de índice desde las fuentes que se ajustan a la conectividad de bases de datos abierta [ODBC]).

En una de las instituciones, CDS comenzó a trabajar con registros actuales (realizando el procesamiento de 1,5 a 2 millones de documentos mensualmente) para, a continuación, proseguir con archivos antiguos contenidos en unas 2.000 cajas con cerca de 3.000 folios cada una. “Ahora podemos procesar cada caja de archivos de una sola vez; y nuestro flujo de trabajo es muy eficaz desde la preparación hasta la digitalización, los controles de calidad y la introducción de datos”, declara Stalnaker. “Cargamos sus archivos en formato PDF o TIFF en nuestro Sistema de repositorio global (GRS) que proporciona al hospital un acceso a los archivos seguro, en línea y basado en la Red”. Se trata de un proceso muy mejorado y eficaz puesto que evita la necesidad de un procesamiento adicional que prepare los archivos para cargarlos.

Los scanners de KODAK se unen a Capture Pro Software para alcanzar el máximo de productividad

CDS no sólo recomienda los scanners de Kodak a sus clientes, sino que además la propia empresa los utiliza en proyectos que requieren la captura de datos como los de estos dos hospitales. “Tenemos un scanner de KODAK i1860 y otro i780 y digitalizamos a 300 dpi con formato bitonal, pues es el ideal para el OCR”, comenta Stalnaker. “Para aumentar la velocidad de digitalización, trabajamos en horizontal con el scanner i1860 y conseguimos terminar una caja entera de registros en unos 45 minutos”.

CDS también considera verdaderamente útil la función del scanner i780 que permite digitalizar a la máxima velocidad, incluso a 300 dpi. “Si tenemos entre manos un trabajo con archivos de hipotecas, utilizamos el scanner i780 y nos ahorramos una gran cantidad de tiempo”. CDS tiene contratados a 12 operadores que trabajan con una serie de scanners de KODAK que incluye desde modelos para escritorio hasta el scanner i1860.

Uno de los aspectos de Capture Pro Software que más valoran los operadores es la posibilidad de personalizar la interfaz de usuario. “Si se da una vuelta por nuestras instalaciones, verá que los empleados han configurado sus pantallas como más les gusta a cada uno... algunos tendrán dos imágenes y otros, cuatro”, afirma Stalnaker. “Trabajamos con monitores de 24 pulgadas, y la combinación de estos monitores con el software de Kodak nos aporta gran flexibilidad y ventajas para optimizar nuestro proceso de control de calidad.

Cuando trabajan con clientes que establecen sus propias operaciones de digitalización, Stalnaker confiesa que la posibilidad de Capture Pro Software de trabajar sin problemas con una gran variedad de scanners de otros fabricantes es un gran argumento de venta. Además, cuenta que CDS ha logrado recientemente un contrato porque Capture Pro Software podía proporcionar una interfaz común para el amplio conjunto de diferentes modelos de scanners de distintos fabricantes del cliente. “También hay otros aspectos fundamentales que nos encantan”, afirma. “Por ejemplo, gracias a la función de Capture Pro Software que permite generar archivos automáticamente para un sitio FTP, conseguimos un contrato muy importante con el gobierno”. Stalnaker también cita la interfaz de usuario como otro argumento de venta pues presenta un aspecto familiar, carece de comandos complejos que haya que aprender y permite recibir información visual inmediata independientemente de lo complicado que sea el proyecto.

“En efecto, somos una compañía que no sólo utiliza y promociona KODAK Capture Pro Software y los scanners de KODAK; sino que además, cree en ellos”, reitera Stalnaker. “Tenemos un entorno de producción muy grande. Hemos realizado entre 10 y 12 millones de digitalizaciones con nuestro scanner i1860 en un año y medio, lo que significa que la durabilidad y la productividad son cualidades fundamentales para nosotros, y las conseguimos gracias a los scanners de KODAK. Además, Capture Pro Software, en especial gracias a la función de búsqueda en bases de datos y a otras ventajas únicas, es el complemento ideal para estos scanners”.

“En efecto, somos una compañía que no sólo utiliza y promociona KODAK Capture Pro Software y los scanners de KODAK; sino que además, cree en ellos”.