Descargar una Versión en PDF (inglés) de esta historia.

El doctor Colin Ward es pionero en la creación de una clínica sin papeles en un mundo repleto de documentos

Cuando el doctor Colin Ward se mudó a Barrie (Ontario, Canadá) para abrir su primera clínica de cirugía general en el año 2009, quería trabajar en una oficina sin papeles desde el primer día, aunque existieran pocos lugares de este tipo en la región. Gracias a su aspiración, el compromiso de Ward de conseguir una oficina sin papeles le ha convertido en un líder en la creación del concepto de historial médico electrónico.

“Los otros dos médicos con los que comparto la oficina sí tienen papeleo y, a veces, se ven obligados a pagar por almacenar miles de archivos fuera de la clínica” afirma. “Antes de abrir la clínica ya conocía los problemas que acarreaba, a largo plazo, el almacenamiento de los historiales médicos. Las leyes federales y provinciales de accesibilidad y retención obligan a los médicos a guardar los historiales médicos de los pacientes no activos durante siete años.”

Si es fácil de usar, se usa todos los días
Laura Mondolo, auxiliar administrativa del doctor Ward. Administra su ajetreada clínica y tiembla al imaginar cómo archivaría y almacenaría todos los documentos que pasan por su mesa sin el scanner KODAK i1320. (Nota: modelo anterior, reemplazado actualmente por el scanner KODAK i1320 Plus.)

“Utilizo el scanner KODAK i1320 todos los días. En cuanto cojo una hoja de papel, no importa si se trata de un formulario de un paciente nuevo, una hoja de remisión médica del médico de familia, un parte médico, una carta de consulta o los resultados de un análisis, lo digitalizo en nuestro sistema e inmediatamente lo incluyo en el archivo electrónico del paciente” dice Mondolo.

Antes de unirse al doctor Ward, trabajó en oficinas tradicionales en las que aún se tramitaba con papel. Afirma que “toda mi vida he trabajado en oficinas repletas de papeles. Ahora todo es mucho más fácil. En un día normal, puedo tener varios documentos sobre mi mesa. Afortunadamente, sobre mi mesa también tengo el scanner Kodak i1320, ya que es muy pequeño. Coloco los papeles sobre el scanner y envío los documentos al archivo adecuado. Lo hace automáticamente, con un solo clic del ratón. Solo me lleva unos pocos segundos”.

Esto es lo que hace el proceso de digitalización tan sencillo: Mondolo puede autoalimentar cualquier documento; desde los que tienen el tamaño de un carnet de conducir hasta aquellos con medidas de 863 mm (34 pulgadas) a velocidades de hasta 60 páginas por minuto. Incluso puede digitalizar ambas caras a la vez y obtener imágenes a color, bitonal o a escala de grises.

Además, el scanner KODAK i1320 ofrece la función Smart Touch, que le permite seleccionar fácilmente la configuración y las aplicaciones adecuadas para el trabajo. Con solo presionar un botón, obtiene un acceso directo para enviar los documentos digitalizados a archivos y sistemas de almacenamiento de datos de pacientes, correo electrónico, impresoras, y otras aplicaciones.

“No tengo más que colocar el papel en el scanner KODAK i1320 y allá vamos. ¡Menuda suerte! Todo el proceso se completa en muy poco tiempo”.

Eliminar el almacenamiento aumenta la eficiencia
Mondolo afirma que el scanner KODAK i1320 le permite centrarse en sus tareas principales. “En mis anteriores trabajos metía los papeles en una carpeta y una vez a la semana desperdiciaba horas archivándolos. Primero, tenía que ordenarlos alfabéticamente. Después, encontrar la ficha del paciente en el armario, si es que no se había traspapelado, antes incluso de poder introducir el documento en la carpeta, devolver la carpeta a la caja, colocar la caja de nuevo en el armario y, finalmente, volver a mi mesa y continuar con mi trabajo.

“El otro día nos visitó una becaria y yo tenía 100 documentos delante de mí. Le pregunté si podía digitalizarlos y archivarlos y acabó con la pila en pocos minutos. ¿Puedes imaginar que se acabe con el papeleo de 100 pacientes diferentes, almacenado en sus archivos y fichas correspondientes, en poco más de media hora? ¡Increíble! Me habría llevado varias horas archivar todos esos papeles en carpetas”, afirma.

Además del tiempo tan valioso que se ahorra, Mondolo cree que la clínica ahorra también dinero en carpetas, etiquetas y alquiler de espacio de almacenamiento. Por si fuera poco, disponer de los archivos de los pacientes en formato electrónico permite al doctor Ward acceder a la información y examinarla con un solo clic desde cualquier parte del mundo mediante conexión a Internet.

Un sistema de administración de documentos personalizado
El doctor Ward trabajó con Salumatics Inc., una de las mayores empresas que ofrecen servicios de conversión de documentos en Norteamérica, en el desarrollo de un sistema personalizado que le sirviera para convertir los historiales médicos de su clínica en imágenes electrónicas.

“Salumatics le recomendó el scanner Kodak i1320 por su calidad de imagen superior, funcionalidad, pequeño tamaño, precio asequible, y por el hecho de que Laura no necesitaría demasiado entrenamiento o asistencia técnica para utilizarlo” asegura Ward.

Para completar el sistema de administración de documentos del doctor Ward, Salumatics utilizó su propio software, la interfaz de digitalización basada en la Web SALUVISION Scan Interface (desarrollada mediante PixTools de Captiva .NET SDK) junto con su sistema de administración de documentos electrónicos basado en la Web. SALUVISION.

SALUVISION Scan Interface permite a Mondolo digitalizar, indexar, y cargar los informes de los pacientes de forma rápida y segura en Internet a través del portal web de SALUVISION. Ahí los historiales se almacenan inmediatamente en la ficha electrónica del paciente correspondiente en el sistema de almacenamiento electrónico de Ward.

Simplificado, optimizado, productivo
Después de que Mondolo digitaliza un documento de un paciente, abre el portal web de SALUMATICS SALUVISION. Allí, teclea el apellido del paciente. Entonces, aparece una lista de todos los pacientes que comparten el mismo apellido, y solo tiene que hacer clic sobre el nombre del paciente correcto. A continuación, aparece en la pantalla una lista de 15 categorías de documentos, incluyendo datos de hojas de remisión, formularios de consentimiento, prescripciones, dictados de oficina e informes de laboratorio. Mondolo hace clic en la categoría donde quiere archivar el documento, y termina al almacenar el papeleo del paciente en el archivo adecuado de la carpeta correcta. Todo lo consigue en pocos segundos y sin tener que levantarse de la mesa.

“Solo tengo que enviar el documento al sistema y mi tarea de almacenamiento está terminada”, exclama.

Scanner KODAK i1320 Plus (modelo actual que reemplaza al antiguo scanner i1320)