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PMSLIC pierde menos tiempo y ahorra más espacio con el sistema de tratamiento de imágenes de documentos que incorpora scanners de Kodak

Incluso hace 10 años, PMSLIC, una compañía de seguros líder en responsabilidad profesional médica que presta servicio a más de 5.500 médicos en Pensilvania y Delaware, se estaba quedando sin espacio.

Como Lisa Rowe, analista de sistemas de negocios de PMSLIC, recuerda: “Realmente no teníamos otra alternativa que introducirnos en el mundo de la gestión digital de documentos, incluso si al principio sólo era para transferir pólizas canceladas y reclamaciones cerradas a un archivo muerto electrónico”.

Aligeramiento de la carga

La Sociedad Médica de Pensilvania (Pennsylvania Medical Society) formó PMSLIC en 1978, en un momento en el que las compañías aseguradoras comerciales estaban saliendo del mercado. La Sociedad quería establecer una empresa que fuese una fuente estable para seguros de responsabilidad profesional de la profesión médica a largo plazo. Hoy en día PMSLIC es la compañía de seguros preferida para seguros de responsabilidad profesional entre los médicos de Pensilvania.

En 2004, PMSLIC trasladó las oficinas de la compañía unos 24 km: de Harrisburg (Pensilvania) a Mechanicsburg (Pensilvania). El espacio de almacenamiento en el nuevo centro seguía siendo valioso y la empresa tenía pocas ganas de mover las toneladas de documentos de archivos de sus departamentos de servicio al cliente, marketing y jurídico.

“En ese momento, supimos que nuestra empresa apenas había rozado la superficie de lo que los flujos trabajo y el almacenamiento digital podían ofrecer. Nos llevó algunos años más, coincidiendo con la instalación de nuestro primer scanner i620 de KODAK, empezar a notar una mejora sustancial en la productividad y la eficiencia de funcionamiento asociada a la gestión del contenido empresarial”, afirma Rowe.

Selección de una solución para obtener resultados productivos

PMSLIC escogió la solución de flujo de trabajo y la gestión de contenido ImageRight de Vertafore para adaptarse a las necesidades específicas de la compañía de seguros. Como parte de la implementación de la solución ImageRight, se han instalado dos scanners i620 de KODAK. Más recientemente, PMSLIC agregó los scanners i40 de KODAK e i1440 de KODAK.

Rowe afirma: “Nos recomendaron los scanners de KODAK como complemento de nuestra implementación de la solución ImageRight. La solución ImageRight es específica de los seguros, y estamos muy satisfechos con la experiencia proporcionada por Vertafore y la evolución de nuestra solución de gestión de contenido en cuanto al incremento de productividad, mejora del flujo de trabajo y reducción de los costes. Tenemos una gran confianza en Vertafore y en la solución ImageRight, y pensamos que si creyeron que los scanners de KODAK serían perfectos para nosotros, seguro que lo serían. Y esa confianza se ha visto recompensada.”

Rowe recuerda que el sistema empezó a reportar beneficios de productividad rápidamente. “Lo que más me impresionó acerca de estos scanners de KODAK es la combinación de velocidad y calidad, que es simplemente sorprendente. Aunque no hemos realizado ningún estudio de productividad formal, tengo la fuerte sensación de que somos una empresa mucho más eficaz de lo que éramos hace tres años. Y hay otras iniciativas que estamos a punto de lanzar que deberían aumentar aún más el rendimiento de nuestro flujo de trabajo.”

PMSLIC también aprecia las funciones avanzadas del procesamiento de imágenes de los scanners de KODAK que minimizan la intervención del operador mientras manejan un alto volumen de documentos mixtos a máxima velocidad.

Soluciones basadas en el volumen

Actualmente, todos los documentos relacionados con las reclamaciones y las facturas se digitalizan y entran en el flujo de trabajo a través de la solución ImageRight. Si miramos al futuro, también se capturarán las comunicaciones y la documentación relacionadas con pólizas activas. En otras áreas, se ha instalado un nuevo scanner i40 de KODAK en el departamento de recursos humanos de PMSLIC para manejar archivos personales y otros documentos confidenciales, mientras que en la sala de correo se ha colocado recientemente un scanner i1440 de KODAK para manejar el correo diario.

Rowe resaltó: “Cuando llega el correo diario, las mañanas son un no parar y, normalmente, nuestros scanners trabajan ininterrumpidamente durante la primera mitad del día. Por eso es tan importante que nuestro equipo de digitalización funcione sin dificultades. No tenemos ningún problema con atascos y nuestros scanners de KODAK requieren muy poco mantenimiento.”

Ya no habrá archivos perdidos

Rowe reconoce que los empleados ahora pueden trabajar mucho más durante el día, ya que todo se encuentra disponible en su escritorio electrónico. Gracias a la solución ImageRight, varios usuarios autorizados pueden acceder al mismo archivo simultáneamente, el flujo de trabajo electrónico duplica los procesos de negocios de la compañía aseguradora y se han implementando sistemáticamente muchas más funciones útiles de la solución ImageRight.

“Hemos conseguido poner punto final a la búsqueda de archivos perdidos. Ahora que todos los documentos están accesibles y se pueden buscar inmediatamente, podemos proporcionar un nivel más alto de servicio al cliente. Esta dedicación a la satisfacción del cliente siempre ha sido una de las bases del éxito de nuestra empresa.”