London,20 Dezember 2011 - Kodak (NYSE:EK) gab heute bekannt, dass der Bergbaukonzern Exxaro in Südafrika Scan Station 500 Netzwerkscanner und die Capture Pro Software Auto Import Edition erworben hat, um in seinem Bergbaubetrieb Namakwak Sands ein strategisches elektronisches Dokumentenverwaltungssystem einzurichten. Wichtigster Partner für die Realisierung dieses Projekts ist der Kodak Vertriebpartner CSX in Sandton, Südafrika.
Unter Verwendung von Microsoft SharePoint 2010 soll ein konsolidiertes Dokumentenverwaltungssystem eingerichtet werden, das den Wissensaustausch erleichtert und den einfachen Zugang zu Informationen an verschiedenen Standorten ermöglicht sowie bewährte Verfahren fördert und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer, des Zugriffs und der Sicherheit der Dokumente sicherstellt.
Der Exxaro-Konzern fördert verschiedene natürliche Ressourcen, von Kohle über Mineralsände bis hin zu unedlen Metallen und Eisenerz. Er hat Betriebe in Südafrika, Australien, Namibia und China. Exxaros Geschäftsbereich Namakwa Sands ist der drittgrößte Bergbaubetrieb weltweit für Mineralsandabbau. Hier werden Rutil und Ilmenit zur Herstellung von Titan und Roheisen abgebaut sowie Zirkon, das in der chemischen und keramischen Industrie verwendet wird.
Dirk Short, Projekt-IT-Ingenieur bei Namakwa Sands erklärt: „Wir haben drei Hauptstandorte an der Westküste Südafrikas1, die etwa 320 km voneinander entfernt sind. Unsere WAN-Verbindungen sind gut, trotzdem war eine gemeinsame Dokumentenbearbeitung nur eingeschränkt möglich, und das Kopieren von Unterlagen war weit verbreitet. Namensgebungs- und Kontrollstandards gab es innerhalb des Unternehmens nicht. Ziel des Projekts ist es, die Mitarbeiter zusammenzubringen und ein System einzurichten, mit dem alle Papierdokumente, von Berichten über technische Handbücher bis hin zu unzähligen Büro- und Finanzunterlagen, verarbeitet werden können.“
Dies ist insbesondere in Südafrika und im Bergbau wichtig, da hier die Richtlinien bezüglich der Dokumentenaufbewahrungsdauer kompliziert sind und Papierdokumente sehr lange aufbewahrt werden müssen: Auftragsbestätigungen und Rechnungen müssen beispielsweise sieben Jahre, Personal- und medizinische Akten 15 Jahre ab dem Austrittsdatum des Mitarbeiters aufbewahrt werden. Technische Zeichnungen und Bergwerkspläne müssen während der gesamten Lebensdauer der Mine verfügbar sein.
Das Projektteam zog hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer bestimmter Dokumente zwei Anwaltskanzleien zu Rate: Base Inc. und Mostert Opperman. Die Empfehlungen konnten dann automatisch in Microsoft SharePoint implementiert werden.
Darüber hinaus wurden an allen Standorten Mitarbeiterbefragungen durchgeführt, um den Papierfluss innerhalb des Unternehmens zu ermitteln und festzustellen, welche Dokumente und Informationen erstellt und genutzt werden. Auf diese Weise konnten die Dokumente eingeordnet und eine Indexstruktur mit einheitlichen Metadaten und Dateinamensgebungen für das gesamte Unternehmen erstellt werden, was die Suche und das Abrufen von Dokumenten erleichtert.
Für eine effiziente Nutzung von Microsoft SharePoint plante das Team die Bereitstellung von leicht zu bedienenden Scannern, die nur wenige Benutzereingriffe erfordern. Die Wahl fiel auf die Kodak Scan Station 500 Netzwerkscanner, da sie ein robustes und kompaktes Design haben und zentral verwaltet werden können, was bei drei Standorten äußerst wichtig ist. Außerdem verfügen sie über einen benutzerfreundlichen Touchscreen, der den Benutzer bei der Auswahl der Funktionen unterstützt.
Short erklärt: „Wir haben Regeln nach Dokumententyp und Abteilung festgelegt, so dass sich die Papierdokumente mit Hilfe von Capture Pro Software Auto Import Edition leicht und mit wenigen Handgriffen importieren lassen. Der Zugriff auf die Informationen in SharePoint ist vollständig automatisiert. Die Mitarbeiter legen das Dokument in den Scanner und wählen anschließend Symbole auf dem Bildschirm aus. Das Dokument wird sofort in dem entsprechenden Ordner gespeichert und die Metadaten werden in den SharePoint-Spalten erstellt. Capture Pro ist eine leistungsstarke Software, um Papierdokumente optimal für SharePoint vorzubereiten, so dass sie leicht zu finden sind und problemlos verarbeitet werden können.“
Namakwa Sands verwendet die OCR-Funktion der Capture Pro Software, um Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien umzuwandeln. Einige Finanzdokumente werden automatisch in das Mincom Ellipse ERP-System importiert.
Die Scan Station 500 Scanner wurden in mehreren Abteilungen aufgestellt, z. B. in den Abteilungen Personalwesen, Engineering, Logistik, Schulung und ISO/Qualität sowie Abbau, Labor, Produktion, Finanzen, Marketing und Risikomanagement.
Darüber hinaus wurden drei Kodak i1220 Arbeitsgruppen- und drei i160 Abteilungsscanner erworben, die in der Lage sind, A3-Dokumente zu verarbeiten, um archivierte Dokumente mit hoher Geschwindigkeit zu scannen. Zudem beauftragte Namakwa Sands ein Servicebüro mit der Digitalisierung einiger Daten.
Die Bergbaubetriebe begannen bereits 1994 mit dem Tagebau, so dass das Projektteam Personalakten von über 3.000 Mitarbeitern, Tausende archivierte Auftragsformulare mit dem entsprechenden Schriftwechsel, z. B. Angeboten, und 1.200 technische Handbücher für schwere Geräte mit jeweils 100-200 Seiten einscannen muss.
In dem Unternehmen mit mehreren Standorten und Rund-um-die-Uhr-Betrieb war das Risiko sehr groß, dass Seiten verloren gehen, wenn Techniker Handbücher für die Reparatur von Geräten mitnahmen. Mit Hilfe des neuen EDMS-Systems können sie online nach dem entsprechenden Abschnitt und nach Lösungsvorschlägen suchen und die relevanten Seiten ausdrucken.
SharePoint wird auf den unverwüstlichen HP-Servern im Rechenzentrum von Namakwa Sands in Saldanah ausgeführt. Die Mitarbeiter haben über das Internet Zugang zum System. Um eine optimale WAN- und Netzwerkverbindung zu erzielen und die Systemleistung zu verbessern, wurde eine Riverbed-Lösung bereitgestellt.
Die Vorteile des neuen EDM-Systems wurden schnell deutlich. Die Informationen stehen erheblich schneller zur Verfügung, wodurch die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert werden konnte. Die Richtlinien zur Aufbewahrungsdauer wurden erfüllt und der Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens wurde optimiert. Short fügt hinzu: „Die Sicherheit der Informationen wurde ebenfalls verbessert. Personalakten müssen beispielsweise nicht mehr zwischen den Standorten hin und her transportiert werden. Die autorisierten Verwaltungskräfte geben nur die Mitarbeiter-ID ein und haben dann sofort Zugriff auf die gewünschten Informationen.“
Hinsichtlich der Geschäftsbeziehung zum Vertriebspartner CSX erklärt Short abschließend: „Die Zusammenarbeit mit diesem Unternehmen war ausgezeichnet. CSX hat uns bei der Lösung der Probleme unterstützt und nach dem Kauf einen hervorragenden Service geleistet.“
David Stephens, Kodak Vertriebsleiter für Südafrika, sagt: „Unsere Scan Station 500 Scanner sind die ideale Lösung für Unternehmen mit mehreren Standorten, die eine Unternehmens-Scanlösung mit den intelligenten Funktionen der Capture Pro Software Auto Import Edition bereitstellen sowie die Vorteile der zentralen Verwaltung, Dokumentenkontrolle und Datenerfassung nutzen möchten. Zusammen mit Microsoft SharePoint 2010 helfen wir Unternehmen, wichtige Daten der Papierdokumente zu nutzen und die Teamarbeit, Produktivität und Einhaltung von Richtlinien zu optimieren.“
Über KODAK
Kodak Document Imaging Business ermöglicht es Kunden, wertvolle Informationen von elektronischen und Papierdokumenten zu erfassen und zu verwenden. Zu den Document Imaging-Lösungen von Kodak zählen sowohl preisgekrönte Scanner und Erfassungssoftware als auch branchenführende Service- und Supportleistungen. Kodak hat die richtige Lösung dafür, Ihr Unternehmen, vom kleinen Büro bis zur globalen Organisation, mit den Informationen zu versorgen, die es benötigt.
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