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Dank eines Content-Management-Systems mit KODAK i1320 Plus Scannern spart die Bewährungshilfe von LaPorte Zeit, Geld und Arbeitswege

Vier Bewährungshelfer. Eine Teilzeit- und zwei Vollzeitsekretärinnen. Etwa 800 Personen, die gleichzeitig betreut werden müssen. 47.792 Personen auf Bewährung von 2000 bis 2008. Durchschnittlich 82 Seiten Papier pro Person. Personenakten mit insgesamt 3.918.944 Seiten.

Das sind die Zahlen und Fakten, die Steve Eyrick – Chief Probation Officer des IN Superior Court von LaPorte bewältigen muss. Und zu seinen Aufgaben gehört weit mehr als die Verarbeitung von Dokumenten. Er betreut Personen, denen kleinere Vergehen bis mittlere Straftaten (Klasse D) zur Last gelegt werden und seine Mitarbeiter helfen den Einzelnen bei der Wiedereingliederung in die Gesellschaft. (Eyrick wurde erst kürzlich für seine herausragenden Leistungen in seinem Job mit dem „Order of Augustus 2009“ ausgezeichnet. Diese Auszeichnung wird jährlich vom Probation Officers Advisory Board an einen Bewährungshelfer in Indiana verliehen, der sich durch außerordentliches persönliches Engagement gemäß den Idealen und der Philosophie von John Augustus, dem „Vater der Bewährungshelfer“ in Amerika, hervorhebt.)

Es lässt sich noch leicht vorstellen, wie Eyrick und seine Mitarbeiter vor der Umstellung auf ein elektronisches Content-Management-System 80 Kartons mit Akten füllten. „Wir stapelten die Kartons in einem kleinen Raum im Kellergeschoss der alten Polizeistation, da lt. Gesetz die Akten sieben Jahre aufbewahrt werden müssen. Wir verbrachten eine Menge Zeit damit, bestimmte Akten zu finden, was sehr unproduktiv war,“ erläutert Eyrick. „Hinzu kommt noch, dass sich mein Büro im dritten Stock befindet, d. h. drei Stockwerke nach unten rasen, zurück zur Station, noch ein Stockwerk runter zur Gefängniszelle, quer hinüber und schließlich wieder hoch. Dann kopieren, was ich brauche, und den ganzen langen Weg wieder zurück. „Ineffizient und äußerst ermüdend“ bringt alles auf den Punkt. Das waren viele Schritte!“

Dieser beschwerliche Weg hatte endlich ein Ende, als die Bewährungshilfe von LaPorte das Unternehmen „Bolt Document Management“ damit beauftragte, ein Laserfiche-Dokumentenverwaltungssystem zu implementieren.

Daten in wertvolle Informationen umwandeln

Das Frontend dieses effizienten, papierlosen Systems bilden vier KODAK i1320 Plus Scanner für die Erfassung einer Vielzahl von unterschiedlichen Dokumenten: Gerichtsakten, Polizei- und Festnahmeberichte, Briefe, Dokumente zu Wiedereingliederungsprogrammen und Behandlungsprotokolle, Akten über gemeinnützige und soziale Tätigkeiten und vieles mehr. „Dank der hohen Geschwindigkeit der KODAK i1320 Plus Scanner waren wir in der Lage, die meisten alten Dokumente zu erfassen. Wir erklären hiermit das Jahr 2010 zum „papierlosen“ Jahr“, ergänzt Eyrick. „Die Qualität der Bilder ist überragend. Jede Seite und jedes Wort läuft durch die OCR und mit Hilfe dieser Informationen können wir Schlüsseldaten extrahieren, die uns Rückschlüsse auf Verhaltensmuster und mögliche Zusammenhänge liefern sowie das Erstellen von anderen wertvollen Analysen ermöglichen.“ Zwei Sekretärinnen in der Abteilung bedienen die Scanner und sind begeistert darüber, dass der i1320 Plus Scanner Formulare mit Durchschreibpapier problemlos und ohne Papierstaus und Fehleinzüge verarbeitet. (Das vorherige und kurzlebige Imaging-System mit weniger Funktionen verwendete Scanner eines anderen Herstellers. Das Scannen von Formularen mit Durchschreibpapier führte bei diesen Modellen oft zu Papierstaus.)

Die Bediener machten sich schnell mit den neuen Kodak Scannern vertraut und die Einführung verlief völlig problemlos. Die Bewährungshilfe setzte in der Vergangenheit andere Scannermodelle und ein optisches Festplattenspeicherungssystem ein, das nicht länger unterstützt wurde. Das Content-Management-Konzept entsprach im wesentlichen dem früheren Konzept und die bedienerfreundliche Benutzeroberfläche der KODAK i1320 Plus Scanner trug zudem dazu bei, dass die Implementierung schnell und problemlos verlief.

Zeit- und Kostenersparnis sowie weniger Platzbedarf

Seitdem 2009 die Kodak Scanner und dasLaserfiche-Dokumentenverwaltungssystem eingeführt wurden, konnte die Bewährungshilfe von erheblichen Vorteilen profitieren. Der erste Vorteil ist eine höhere Produktivität, da die Mitarbeiter über das gut organisierte Laserfiche-Content-Repository jetzt sofortigen Zugriff auf die Bewährungsakten haben. „Die Möglichkeit des gemeinsamen Zugriffs ist meiner Meinung nach einer der Hauptvorteile,“ sagt Eyrick. „Zwei von uns können sich gleichzeitig dieselben Informationen ansehen und es ist nicht mehr nötig, mühsam herauszufinden, wo sich die Akte gerade befindet. Unsere Mitarbeiter haben jetzt mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben und keiner von uns muss den langen Wege in das Untergeschoss und zurück auf sich nehmen.”

Weitere Vorteile sind die Kosteneinsparungen und der geringere Platzbedarf. Durch das Scannen der alten Akten konnten tausende von Dokumenten vernichtet und der freigewordene Lagerraum zurückgegeben werden. Der zuständige Justizangestellte ist begeistert darüber, wie ordentlich und aufgeräumt der Raum heute ist. Durch das System konnte außerdem der Datenschutz verbessert werden, da jetzt nur diejenigen Zugriff auf die Dokumente haben, die dazu berechtigt sind. Alle Daten zu einem Fall können zudem viel schneller gesammelt werden.

Die Integration war äußerst effizient, da Bolt Document Management das Aktenverwaltungssystem der Bewährungshilfe mit Hilfe der BOLT Bridge-Software in Laserfiche integrierte. Jetzt können die Bewährungshelfer schnell auf die Akten der betreuten Personen zugreifen und gleichzeitig Informationen zum Fall aus der Datenbank abrufen. Die Bewährungshilfe hat mit Hilfe der BOLT Bridge-Software auch mehrere Profile für verschiedene Scanaufgaben, z. B. die Indizierung, Benennung und Weiterleitung von Dokumenten eingerichtet, was die Verarbeitung beschleunigt.

Mehr Produktivität und positive Erfahrungen

„Wir sind außerordentlich zufrieden mit diesem System“, schwärmt Eyrick. „Unsere Kodak Scanner, das Laserfiche-Dokumentenverwaltungssystem und die BOLT Bridge-Software arbeiten tadellos zusammen. Der Produktivitätsgewinn in Kombination mit den Kosten- und Lagerplatzeinsparungen ist wirklich beeindruckend und sehr wertvoll.“

Abschließend berichtet Eyrick noch über seine positive Erfahrungen, die er vor wenigen Tagen mit dem KODAK Service & Support machte. „Wir hatten einen weiteren i1320 Plus Scanner bestellt. Als wir diesen nach der Lieferung anschlossen, funktionierte er jedoch nicht. Ich rief den KODAK Service & Support an und mir wurde versichert, dass ich ein Ersatzmodell geliefert bekommen würde. Bereits am Nachmittag des nächsten Tages hatte ich einen neuen i1320 Plus Scanner in meinem Büro.“