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DMV führt mit Kodak i1860 Scannern einen effizienten Scanbetrieb ein

Kathy Sharpe und ihre für das Scannen zuständigen Kollegen im South Carolina Department of Motor Vehicles sprechen über das „Vorher“ und „Nachher“, also über die Zeit vor und nach der Einführung ihrer sechs Kodak i1860 Scanner. „'Nachher' ist deutlich besser“, erklärt Sharpe, Imaging Unit Manager der South Carolina DMV.

In der Zeit davor, als die Zulassungsstelle noch Scanner von einem anderen Hersteller verwendete, war die Produktivität deutlich geringer, die Bildqualität schlechter und es musste viel häufiger der Kundendienst gerufen werden. Die zentrale Niederlassung für alle Scanaufgaben der DMV in Blythewood, SC, etwa 20 Minuten von der Hauptstadt des US-Bundesstaates, Columbia, entfernt, scannt etwa 1,3 Millionen Dokumente pro Monat, die sie von ihren 68 Niederlassungen im gesamten Bundesstaat erhält.

Dabei wird alles von Fahrzeugscheinen bis hin zu Strafzetteln gescannt und im System gespeichert. Die Scanabteilung erhält die Papierdokumente von allen Niederlassungen im Bundesstaat per Post und sortiert diese vor dem Scannen nach Dokumenttyp. Mit Kofax Ascent Capture 9 werden viele Dokumente per Barcode-Suche indiziert, während Strafzettel gescannt und in einem anderen Programm manuell indiziert werden. So ist die Arbeit mit Scannern, die Zuverlässigkeit, schnellen Durchsatz, herausragende Bildqualität und umfassende Einsparungen bieten, für den Scanbetrieb der DMV von entscheidender Bedeutung.

Die Qualität der Kodak i1860 Scanner aus erster Hand erleben
Shawn Powers, Director of Resource Management der South Carolina DMV, und Kathy Sharpe suchten und testeten im Rahmen ihrer Nachforschungen verschiedene Scanner, nachdem sie die Befugnis zum Kauf neuer Scanner erhalten hatten. Sie verbrachten einen kompletten Tag bei Advanced Imaging Services (AIS) in Pineville, SC, einem autorisierten Vertriebspartner für Kodak Document Imaging-Produkte, der einen Vertrag für Bilderfassungsservices mit dem Bundesstaat geschlossen hat. „Wir haben gesehen, mit welcher Geschwindigkeit die Kodak i1860 Scanner arbeiten und welche Bildqualität dabei automatisch erzielt werden kann“, sagte Powers. „Das waren die zwei Hauptfaktoren, die uns zum Kauf der Geräte von Kodak bewogen haben.“

In den Zeiten vor der Einführung der neuen Scanner gab die DMV 15.000 US-Dollar pro Quartal für die Wartung und Verbrauchsmaterialien ihrer alten Scanner aus. Die Geräte waren langsam, schwer zu bewegen, unergonomisch, führten zu vielen Ausfallzeiten und sorgten bei Management und Bedienern für viel Frustration.

Eine neue Welt der Produktivität und der Einsparungen entdecken

Nachdem die Kodak i1860 Scanner aufgestellt und in Betrieb genommen wurden, verbesserten sich die Zukunftsaussichten für alle Beteiligten. „Die Bedienung der i1860 Scanner war für alle leicht zu erlernen“, erinnert sich Sharpe. „Die Benutzeroberfläche ist ziemlich intuitiv und alle Bediener haben sie schnell verstanden. Wir haben den ganzen Tag über vier Scanner in Betrieb, die beiden anderen sind halbe Tage im Einsatz und sie werden von acht verschiedenen für das Scannen zuständigen Mitarbeitern bedient.“

Neben den Vorteilen für den Bediener heben Sharpe und Powers zahlreiche weitere positive Eigenschaften der Kodak Scanner hervor:

• Viel leichterer Zugang zu und Austausch von Ersatzteilen
• Deutlich höhere Genauigkeit
• Überlegene Bildqualität („Den letzten Hersteller fragten wir, ob das die beste Qualität sei, die man haben könne“, sagt Sharpe. „Und sie erklärten uns: 'Ja, das ist die bestmögliche Qualität.'“)
• Deutlich weniger Kosten für Verbrauchsmaterialien und geringerer Zeitaufwand für Bediener, da zum Beispiel das extragroße Einzugs-Kit sechs Monate hält

„Früher machten unsere Scanner viele Fehler beim Lesen von Barcodes. Das führte zu Fehlern bei Kennzeichen und Fahrzeugschein-Nummern, Namen und anderen wirklich wichtigen Informationen“, so Sharpe. „Die Scanner von Kodak lesen Barcodes und übertragen die Informationen nahezu fehlerfrei, so dass wir sehr genaue Indexdaten erhalten. Sie können sich vorstellen, wie sehr das unseren Scanbetrieb entlastet, da weniger Frustration entsteht und weniger Re-Scans erforderlich sind.“

Scanner, die alle glücklich machen

Powers begann ihre Zusammenarbeit mit Sharpe in der Scanabteilung etwa sechs Monate vor der Einführung der i1860 Scanner in der DMV und sagt, dass die gesamten Arbeitsabläufe zum jetzigen Zeitpunkt wesentlich reibungsloser ablaufen. „Es gibt deutlich weniger Ausfallzeiten und aufgrund der höheren Zuverlässigkeit und besseren Produktivität können wir inzwischen dieselbe Arbeit mit nur neun Mitarbeitern anstelle von 18 erledigen“, erklärt Powers. „Wir haben Mitarbeiter, die die Abteilung verlassen haben, einfach nicht mehr ersetzt, da das nicht notwendig ist. Das bringt natürlich erhebliche Einsparungen, und wie bei allen Behörden hat die Reduzierung der Kosten ohne Leistungseinbußen oberste Priorität. Ich würde sagen, wir haben die Ausfallzeiten signifikant reduziert und ungefähr 200.000 US-Dollar pro Jahr eingespart.“

Der Kundenservice wurde mit den Call- und Kundenservice-Centern der DMV ebenfalls verbessert. Inzwischen werden gedruckte Dokumente innerhalb von 48 Stunden nach Eingang der Anfrage verschickt. Vor den i1860 Scannern dauerte dies etwas drei bis vier Tage.

Bediener freuen sich über die ergonomischen Vorzüge der i1860 Scanner, die auf einem höhenverstellbaren Sockel montiert sind und sich so auf die für jeden Bediener ideale Höhe einstellen lassen – ein echter Vorteil gegenüber den vorherigen unverstellbaren Scannern.

„Alle Bediener lieben die Kodak Scanner und wir wissen die Zuverlässigkeit und Bildqualität sehr zu schätzen“, lobt Sharpe. „Wir haben die Anzahl der Re-Scans drastisch reduziert und damit nicht nur den Frustrationsgrad gesenkt, sondern auch Geld gespart. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter, Kunden und das Management gleichzeitig glücklich machen können, dann haben Sie etwas richtig gemacht!“