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Hintergrund Adventist Health System stieg auf ein modernes System mit elektronischen Patientenakten um, um den Zugriff auf Patientendaten zu verbessern. Zielvorgabe Schnelle und effiziente Eingabe der Dokumentation in ein System für elektronische Patientenakten – innerhalb von 24 Stunden nach der Entlassung des Patienten. Ermittlung eines Anbieters, der optimale Scantechnologie bei Low- und High-Volume-Scannern bietet. Möglichkeit zum kontinuierlichen Scannen langer Papierformate und unterschiedlicher Papierstärken. Lösung KODAK i1440, i610, i260, i280, i65 und i40 Scanner, EMC2 ApplicationXtender-Software, Kofax Ascent-Erfassungssoftware. Derzeit werden KODAK i1220 Scanner getestet, die im Jahr 2008 implementiert werden sollen.

Martin Murphy kam aus dem Staunen nicht mehr heraus, als mitten in einem Meeting des Informationssystem-Teams von Adventist Health System die Tür aufflog und jemand einem Arzt einen Ordner auf den Tisch knallte. Nach der Unterbrechung erklärte der Arzt, dass er vier Stunden zuvor diese Patientenakte angefordert hatte und die Archivabteilung 240 Minuten gebraucht hatte, um den Ordner zu finden und ihm zu bringen – und das, obwohl es sich um einen Notfall handelte.

"Mir wurde klar, dass wir überhaupt nicht schnell genug auf ein System mit elektronischen Patientenakten umsteigen konnten!" meint Murphy, Clinical Data Technical Manager bei Adventist Health System. "Mit unserer neuen Scan- und Informationsmanagement-Lösung hätte dieser Arzt seine Patientenakte schon lange vor Beginn des Meetings erhalten."

Ein idealer Lieferant und Scannerhersteller

Bis 2003 stützte sich Adventist Health System mit Hauptsitz in Orlando (USA) auf ein papierbasiertes Ablagesystem für Patientenakten. Das gemeinnützige Healthcare-System mit über 45.000 Mitarbeitern wollte den Zugriff auf Patientendaten in all seinen 40 Krankenhäusern in 10 US-Bundesstaaten verbessern. Beim Umstieg auf ein System für elektronische Patientenakten suchte die Organisation nach der besten Lösung, bei der sie alle Scanner aus einer Hand beziehen konnte.

"In den 20 Jahren Erfahrung, die ich mit Scannern habe, gehörte Kodak immer zu den ganz Großen im High-Volume-Scannermarkt. Als wir High-, Mid- und Low-Volume-Scanner verglichen, stellte sich heraus, dass Kodak in allen Kategorien die besten Geräte hatte", so Murphy.

Das Information Systems-Team von Adventist Health System wusste, dass es einen guten Preis aushandeln könnte, wenn es alle Scanner von einem einzigen Hersteller bezöge. Doch ging es nicht nur um die Kosten – es war auch wichtig, den gesamten Service und Support aus einer Hand zu bekommen.

"Es ist einfach praktischer, mit nur einem Hersteller zusammenzuarbeiten", erklärt Murphy. "Ich habe nur eine Kontaktnummer und nur einen Ansprechpartner. Außerdem ist Kodak ein so großes Unternehmen, dass selbst in ländlichen Gegenden die Techniker von Kodak Service & Support nicht einmal 30 Minuten entfernt sind."

"Meine Beziehungen zu unserer Vertriebsmitarbeiterin bei Kodak sind prima", fügt Murphy hinzu. "Egal, ob ich nun in einem Vorort von Chicago oder in Texas oder in Orlando bin – ich arbeite immer mit demselben Vertriebsmitarbeiterin zusammen. Sie heißt Nancy Sherman und ist großartig."

Besserer Kundenservice in den Abteilungen

Nach einjähriger Planung implementierte das Information Systems-Team von Adventist Health System eine Lösung mit KODAK i40 Scannern in den Anmeldungs- und Planungsabteilungen sowie KODAK i65, i260, i280, i610 und nun auch i1440 Scannern in den Abteilungen zur Verwaltung von Patientendaten.

Die Anmeldungs- und Planungsabteilungen verwenden i40 Scanner, um Anweisungen von Ärzten, Versicherungskarten und Führerscheine zu scannen, wenn Patienten zur Behandlung ins Krankenhaus kommen.

Vor der Installation der KODAK i40 Scanner musste ein Mitarbeiter von Adventist Health System das Patientendokument mitnehmen und eine Kopie davon machen. Jetzt kann der Mitarbeiter beim Patienten bleiben und die Daten direkt an der Anmeldung einscannen. Durch diese kleine Änderung ist die Zufriedenheit der Patienten bei der Anmeldung erheblich gestiegen.

Da alle Daten direkt bei der Anmeldung gescannt werden – einschließlich der Anweisungen des Arztes bzw. des Labors, Serviceanforderungen und Abrechnungsdaten – stehen alle erforderlichen Informationen allen Verantwortlichen sofort zur Verfügung. Die Patienten werden nicht mehr mit Laufzetteln im Krankenhaus herumgeschickt, um bestimmte Bluttests oder Bildgebungsservices zu beantragen. Dadurch gehen weniger Aufträge verloren und niemand muss mehr seine Zeit mit der Suche nach und erneuten Eingabe von Anweisungen verschwenden.

Mehr Effizienz in den Abteilungen

Wenn Patienten in den verschiedenen Bereichen des Krankenhauses entlassen werden, werden ihre Akten in die Abteilungen zur Verwaltung von Patientendaten gebracht, wo sie gescannt und im System für elektronische Akten abgelegt werden.

Die KOFAX Ascent-Erfassungssoftware fasst die Dokumente zu Stapeln zusammen, indiziert sie und führt Prüfungen zur Qualitätssicherung durch, bei denen automatisch die Ausrichtung korrigiert, leere Seiten gelöscht und die Lesbarkeit der Bilder sichergestellt werden.

Anschließend integriert die Software EMC2 ApplicationXtender die Daten zur langfristigen Archivierung in die Bild-Engine für Patientakten von Adventist Health System.

Alle Daten an einem Ort und für alle Verantwortlichen verfügbar

"Heute befinden sich alle sensiblen Daten und Papierdokumente – Laborergebnisse, Pflegedaten, Kommentare von Ärzten, Fortschrittsberichte – an einem Ort", erläutert Murphy.

"Die Effizienz ist dadurch sowohl für die Ärzte als auch für die Patienten enorm gestiegen. Jetzt können Ärzte Dokumente elektronisch online durchsehen und abzeichnen. Vorher musste die Papierakte in einem Ordner gesucht und daraus entnommen werden. Die entsprechende Seite musste kopiert und dem Arzt überbracht werden, damit dieser sie abzeichnen konnte."

Alle Patientenakten sind online verfügbar, wodurch Ärzte direkten Zugriff darauf haben, ohne die Dokumente an dritter Stelle anfordern zu müssen. Dadurch verringert sich die Gefahr menschlichen Versagens und es ist sichergestellt, dass die Informationen schnell zur Hand sind.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Informationen von mehreren Zuständigen gleichzeitig eingesehen werden können. So kann beispielsweise ein Allgemeinmediziner im Erdgeschoss die Akte eines Patienten gleichzeitig mit einem Facharzt im vierten Stock einsehen.

Keine entgangenen Einnahmen mehr

"Die Eingabe von Abrechnungscodes erfolgt nun direkt online, sobald Aufträge von Ärzten eingehen", erläutert Murphy. "Es werden keine Papierdokumente mehr von Hand zu Hand weitergereicht, weshalb sich auch die Gefahr, dass Akten verloren gehen oder falsch abgelegt werden, minimiert hat. Bei uns erfolgt die Abrechnung dienstleistungsbezogen und unsere Abrechnungsabteilung weiß nun genau, wie viel sie berechnen muss, wodurch uns keine Einnahmen mehr entgehen."

Hohe Qualität, fortlaufender Einzug und variierende Dokumentstärke

Bei Adventist Health System scannen die Benutzer etwa 100.000 Seiten am Tag, deren Lesbarkeit, Größe und Form sehr unterschiedlich ausfallen kann. Daher ist höchste Bildqualität ein wichtiges Kriterium. Die gescannten Dokumente umfassen dicke Führerscheine, hingekritzelte Aufträge von Ärzten, komplexe Ultraschallbilder, ja sogar fast zwei Meter lange Ausdrucke von Wehenschreibern.

"An der Anmeldung können wir mit unseren KODAK i40 Scannern Dokumente unterschiedlichster Stärke scannen, beispielsweise laminierte Führerscheine und Versicherungskarten", so Murphy. "In der Abteilung zur Verwaltung von Patientendaten tauschen wir gerade unsere älteren Scanner gegen KODAK i1440 Scanner aus, die den fortlaufenden Einzug von Dokumenten ermöglichen, wodurch wir Ausdrucke von Wehenschreibern mit bis zu fast zwei Metern Länge scannen können", freut sich Murphy. "Vorher mussten wird die Seiten mit Klebeband zusammenkleben, um einen Ausdrucke von Wehenschreibern zu erhalten und später den Streifen Seite für Seite wieder abreißen, um das Dokument in der Patientenakte abzulegen."

Heute gehören das Kleben, das Abreißen und sonstige Ärgernisse der Vergangenheit an – dank des neuen i1440 Scanners.

© Kodak, 2008. Kodak ist eine Marke von Kodak.