05 Dezember 2011 - Kodak (NYSE:EK) gab heute bekannt, dass der „Aintree University Hospitals NHS Foundation Trust“ ein elektronisches Patientenaktensystem (EPA) in der gesamten Organisation implementiert hat. Das System basiert auf dem elektronischen Dokumentenverwaltungssystem von CCube Solutions sowie mit Kodak Produktionsscannern und der Capture Pro Software Network Edition durchgeführte Scan-Services, die an das Unternehmen Capita Total Document Solutions ausgelagert wurden.

Das EPA-System bietet dem Trust einen schnelleren Zugriff auf die Patientendaten und gewährleistet, dass die Patientenakten und Notizen während des Untersuchungstermins zur Verfügung stehen. Es steigert zudem die Effizienz und reduziert die mit der Dokumentenverarbeitung und -speicherung verbundenen Kosten, Sicherheitsrisiken und den erforderlichen Ablageplatz.

Der Trust hat 1,5 Millionen Pfund in Software, Scan-Hardware und Scan-Bürodienste investiert. Er erwartet Kosteneinsparungen in Höhe von 750.000 Pfund jährlich durch geringere Personal-, Transport- und Lagerungskosten. Außerdem konnten im brandneuen und 40 Millionen Pfund teuren Elective Care Centre, das kürzlich auf dem Klinikgelände errichtet wurde, 30 % des für die Dokumentenarchivierung erforderlichen Platzes für klinische Tätigkeiten freigemacht werden. Das Freiwerden einer gesamten Etage bietet dem Trust eine zusätzliche Einnahmequelle in Höhe von 12 Millionen Pfund.

Der Aintree University Hospitals NHS Foundation Trust gewährleistet die medizinische Akutversorgung der 330.000 Menschen in North Merseyside und Umgebung. Er verfügt über zwei Standorte: die Walton Klinik und die Universitätsklinik Aintree. Darüber hinaus ist der Trust das Ausbildungszentrum für die Universität in Liverpool. Neben der Unterstützung von drei Trusts für die medizinische Grundversorgung in South Sefton, im Norden von Liverpool und in Kirkby bietet er der breiteren Bevölkerung von 1,5 Millionen Personen in den Midlands und Nordwales auch fachärztliche Betreuung, z. B. bei Atemwegserkrankungen, in der Augenheilkunde und bei Krebserkrankungen.

Mit 850 Belegbetten können jährlich 86.000 Notfallpatienten, 330.000 ambulante und 77.000 stationäre Patienten betreut werden.

Vor drei Jahren wurden Einzelplatzscannerlösungen in der Patientenaufnahme, Notfallambulanz, Rechtsabteilung und Pathologie eingerichtet. Man stellte jedoch schnell fest, dass eine abteilungsübergreifende Lösung benötigt wird, um die Handhabung der Patientenakten und -daten innerhalb des Unternehmens zu verbessern.

Auch die Klinikmitarbeiter bemängelten die schlechte Qualität der Patientenakten und -notizen und trugen zu dieser Entscheidung bei. Meist dauerte es zu lang, bis die entsprechenden Informationen gefunden wurden, oder die Akten lagen bei den Untersuchungsterminen nicht sofort vor.

Ward Priestman, Director of Informatics bei Aintree University Hospitals, erläutert: „Der Trust hat eine aggressive IT-Strategie. Wir möchten in Technologien investieren, mit der die Dienstleistungen verbessert werden können. Die EDM-Lösung ist ein wichtiger Schritt hin zur elektronischen Patientenakte.“

Die Lösung von CCube Solutions umfasst die EDMS- und eForms-Software sowie ein maßgeschneidertes Frontend-Portal, über das die Klinikmitarbeiter von ihren Desktop-PCs, Laptops oder PC-Trolleys aus Zugang zu den Patientendaten haben.

Nach Beendigung der üblichen Auftragsvergabeverfahren fiel die Wahl aus den vorliegenden Angeboten schließlich auf die EDMS-Lösung von CCube Solutions, die am kostengünstigsten war und sich an die Anforderungen des Trusts anpassen ließ.

Archie Menzies, NHS Sales Director bei CCube Solutions sagt: „Unser Ziel ist es, den Kunden mit unserer EDMS-Technologie eine Lösung für ihr Problem zu liefern. Durch die Einbindung unserer Technologie in vorhandene Unternehmenssysteme stellen wir sicher, dass der Zugriff, die gemeinsame Nutzung und das Speichern der Daten sinnvoll in alle Systeme integriert wird, d. h. EDMS ist nicht nur ein Dokumentenarchiv, sondern es gewährleistet eine bessere Zusammenarbeit der Mitarbeiter und steigert die organisatorische Effizienz.“

Sobald sich die Mitarbeiter beim Patientenverwaltungssystem (PMS) des Trusts angemeldet haben, haben sie Zugriff auf das EDMS, d. h. das PMS ist das Frontend zu einer vollständig elektronischen Patientenakte. Außerdem sind weitere IT-Lösungen integriert, z. B. Pathologie- und Röntgenergebnisse sowie Apotheken-, Rezept- und OP-Plan-Systeme. Der Zugriff auf alle Patientendaten erfolgt also über eine zentrale Stelle, dem PMS, so dass sich die Mitarbeiter sofort ein Bild vom Patienten, z. B. der Anamnese, Behandlung usw., machen können. Das Erfassen von Daten an verschiedenen Orten entfällt.

Priestman erklärt: „Die Mitarbeiter wurden in die Gestaltung der Benutzeroberfläche des von CCube Solutions integrierten Systems einbezogen.“

Capita TDS, ein Unternehmen der Unternehmensgruppe Capita, wurde mit dem Scannen der Patientenakten beauftragt. Anthony Lamb, Operations Manager bei Capita TDS, erläutert: „Wir liefern einen Scan-On-Demand-Service von unserer sicheren Einrichtung. Jede Woche erhalten wir eine Liste mit Untersuchungsterminen und die entsprechenden Dokumente, die wir daraufhin verarbeiten und digitalisieren, so dass sie beim Untersuchungstermin des Patienten zur Verfügung stehen.“

Es wird erwartet, dass ca. 282.000 Patientenakten gescannt werden müssen, was etwa 45 Millionen Seiten entspricht. Die Krankenakte eines ambulanten Patienten wird durchschnittlich 2,5 mal im Jahr verwendet. Sobald die Akte gescannt wurde, ist die Arbeit erledigt und die Daten stehen dann elektronisch zur Verfügung.

Capita TDS setzt als Standardlösung die hochleistungsfähigen Produktionsscanner von Kodak ein und bewältigt mit den Scannern der i700 Serie, i4000 Serie und der neuen i5000 Serie das umfangreiche Scanvolumen. Lamb erklärt: „Kodak Scanner sind enorm leistungsstark und damit das optimale Produkt für unsere speziellen Umgebungsbedingungen. Sie sind äußerst robust und liefern die Kapazität, die wir benötigen.“

Darüber hinaus verwendet Capita TDS Kodak Capture Pro Software Network Edition, wodurch sichergestellt wird, dass die Dokumente schnell und zuverlässig erfasst werden. Bei diesem hochproduktiven Verfahren werden bereits mit dem ersten Scanvorgang Bilder von optimaler Bildqualität sowie konsistente und konforme Ausgabeergebnisse bei maximaler Benutzerproduktivität erzielt. Die Bilder und zugeordneten Daten werden anschließend über eine sichere FTP-Verbindung an Aintree zurückgesendet.

Colin Labrum, Software-Vertriebsleiter bei Kodak UK, sagt: „Das Digitalisieren von Patientendaten ist nicht nur eine kostensparende Investition. Wichtige Untersuchungsdaten werden zum Untersuchungstermin automatisch bereitgestellt, so dass der Patient eine bessere klinische Erfahrung macht. Damit dies funktioniert und eine hohe Benutzerakzeptanz erzielt wird, benötigen Sie zuverlässige, maßgeschneiderte und benutzerfreundliche Technologielösungen. Die Lösung von Capita TDS, CCube und Kodak erfüllt diese Kriterien und ermöglicht, dass der Trust den mühseligen und zeitaufwändigen Transport von Papierdokumenten sowie die kaum zu bewältigende Verwaltung verschiedener Ablageorte hinter sich lassen kann.

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