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Die Notfallaufnahme von Barnsley Hospital wählt den Kodak i1320 Scanner für den Umstieg auf die elektronische Datenverwaltung
"Wir haben eine Scanner-Lösung von Kodak empfohlen, da die Scanner äußerst zuverlässig sind und sich problemlos in File Stream integrieren lassen." Mark Ingram, Managing Director Ascot Business Solutions Limited
In der Notaufnahme von Barnsley Hospital NHS Foundation Trust wurde zur Verwaltung der Notfallkrankenakten der jährlich über 70.000 Patienten ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) in Kombination mit einem Kodak i1320 Scanner mit A3-Flachbett (über Kabel anschließbar) installiert. Hardware und Software wurden von Ascot Business Solutions mit Sitz in Staffordshire bereitgestellt. Das Auftragsvolumen umfasst etwa 15.000 £.
Das Klinikpersonal der Notfallaufnahme von Barnsley Hospital, bestehend aus sieben Beratern, 18 Ärzten und 50 Pflegepersonalmitarbeitern, betreut etwa 225.000 Personen der ländlichen und städtischen Bevölkerung. Es leistet rund um die Uhr medizinische Versorgung und täglich werden durchschnittlich 200 Personen betreut.
Dies bedeutet, dass große Papiermengen zu bewältigen sind, die die Abteilung hinsichtlich Lagerraum, Datenverwaltung und dem späteren Zugriff auf die Daten vor große Probleme stellte. Die Notfallkrankenakten wurden zunächst sechs Monate in der Notfallaufnahme aufbewahrt. Anschließend wurden sie für ein weiteres Jahr im Untergeschoss des Gebäudes archiviert, bis sie schließlich zur langfristigen Aufbewahrung (5 Jahre) in ein nicht zugängliches Archiv außerhalb des Krankenhauses mit dem Spitznamen "Bunker" gebracht wurden.
Projektleiter Dr. Dyfrig Hughes erläutert: "Je länger sich die Daten im Archiv befinden, um so schwieriger ist es, sie zu finden, da mit jedem Wechsel des Aufbewahrungsortes die Gefahr groß ist, dass Dokumente falsch abgelegt werden. Wenn ein Dokument nur leicht verlegt wird, kann es später äußerst zeitaufwändig sein, es wiederzufinden. Die Sekretärinnen sind oft zwischen den Archiven hin- und hergerannt, um nach den entsprechenden Notfallkarten zu suchen. Dies ist keinesfalls produktiv oder effizient.”
Für jede in der Notfallaufnahme betreute Person wird eine Notfallkrankenakte angelegt – ein 5 bzw. 6-seitiges A4-Dokument mit Name und Adresse des Patienten, demographischen Informationen, einer Zusammenfassung der durchgeführten Behandlungsmaßnahmen sowie einem Brief an den Hausarzt, in dem die Gesundheitsprobleme und die medizinische Versorgung zusammengefasst werden. Durch die große Zahl an Personen, die jährlich medizinisch versorgt wurden, versank die Notfallaufnahme unter einem Papierberg und es ging wertvoller Platz verloren, der besser für die klinische Versorgung hätte genutzt werden können.
Dr. Hughes fügt hinzu: "Der Zugriff auf die Krankenakten ist hinsichtlich der Anamneseerhebung äußerst wichtig, z. B. bei der Behandlung von Kinderkrankheiten. Außerdem benötigen wir die Akten oft für medizinisch-rechtliche Zwecke, um die Polizei bei Ermittlungen zu unterstützen. Mit dem alten papierbasierten Ablagesystem konnten wir einfach nicht schnell und problemlos auf die gewünschten Informationen zugreifen."
Schon vor einigen Jahren spielte die Notfallaufnahme mit dem Gedanken, die Nofallkrankenakten zu scannen. Ausschlaggebend für die Implementierung einer alternativen computerbasierten Lösung war jedoch eine kleinere Überschwemmung im Archiv im Jahr 2008.
Vertriebspartner Ascot Business Solutions stellte die EDMS-Lösung von File Stream und den Abteilungsscanner Kodak i1320 mit A3-Flachbett für den Empfangsbereich bereit. Mark Ingram, Geschäftsführer von Ascot erklärt: "Barnsley Hospital hat von uns ein Paket erworben. Wir haben eine Scanner-Lösung von Kodak empfohlen, da die Scanner äußerst zuverlässig sind und sich problemlos in File Stream integrieren lassen."
Der kompakte und hochleistungsfähige Kodak i1320 Duplex-Scanner mit ergonomischem Design kann 40 Blatt (beidseitig) pro Minute in Farbe 1 sowie Dokumente mit einer Länge von bis zu 86,36 cm verarbeiten. Er ist somit das ideale "Arbeitspferd" für die Abteilung.
Neben einer optischen Auflösung von 600 dpi ist der i1320 Scanner mit Kodaks Perfect Page-Imaging-Technologie ausgestattet, die gewährleistet, dass bereits ab dem ersten Scanvorgang und ungeachtet der verwendeten Papierart Bilder von hochwertiger Qualität erzeugt werden. Damit ist der Scanner ideal für den Einsatz in einer Krankenhausumgebung.
Gary Jones, Marketing-Manager von File Stream, Großbritannien, berichtet: "Der i1320 ist ein fleißiger kleiner Scanner. Wenn Sie in der Notfallaufnahme eintreffen, ruft der Mitarbeiter an der Anmeldung Ihre Patientendaten aus dem PAS-System 2 ab, druckt ein Übersichtsblatt aus, fügt leere Seiten für das Klinikpersonal an und steckt alles in eine Akte. Diese wird dann dem Patienten für die einzelnen Untersuchungen mitgegeben. Nach Abschluss der Behandlung wird der Inhalt der gesamten Akte eingescannt und das Papier wird vernichtet."
Mit Hilfe des EDMS-Systems von File Stream wurden zudem die Integrität und die Sicherheit der Notfallkrankenakten verbessert. Auswertungen von Urintests, Ergebnisse von Blutuntersuchungen und EKGs werden auf verschieden farbigem Papier generiert, die der Kodak Scanner problemlos verarbeiten kann. Alle diese Dokumente werden jetzt gescannt und in die elektronische Patientenakte aufgenommen, so dass nichts mehr verloren geht.
Das autorisierte Klinikpersonal hat problemlos Zugriff auf die Daten und kann z. B. anhand von Geburtsdatum, Datum der Aufnahme, Hausarzt, Geschlecht und Notfallaufnahmenummer des Patienten Informationen abrufen. Das neue System ermöglicht den Ärzten, Dokumente per E-Mail auszutauschen, und bietet sofortigen Zugriff auf die Patientendaten. Dr. Hughes erklärt: "Wenn ich auf einer Station unterwegs bin, kann ich die Daten zu einem Patienten, der am vorherigen Tag eingeliefert wurde, direkt abrufen. Ich muss nicht die Papierdokumente heraussuchen oder meine Sekretärin darum bitten, sie für mich zu finden.”
Darüber hinaus wird viel Zeit beim Verwalten der Notfallkarten gespart und es wird mehr Platz in der Abteilung frei, der z. B. als spezieller Bereich für Kinder genutzt werden kann.
1 60 Blatt pro Minute in Schwarzweiß und Graustufen
2 Patientenadministrationssystem