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Centre Hospitalier Affilié Universitaire Hôtel-Dieu Lévis (CHAUHDL) braucht mehr Platz, erhält direkten Zugriff auf Patientenakten

Am Anfang stand das Unterfangen, Platz im Archiv zu schaffen. Daraus wurde eine unternehmensweite Lösung, die den 2.043 Mitarbeitern des CHAUHDL direkten Zugriff auf Patientenakten bietet.

"Es fing alles damit an, dass wir in unserer Abteilung für Patientenakten keinen Platz mehr hatten", sagt André Lavoie, Director of Hospital Services. "Wir suchten nach einer Möglichkeit, weitere Patientenakten unterzubringen, ohne anbauen zu müssen. Als wir elektronische Ablagesysteme in Augenschein nahmen, erkannten wir, dass sich unsere Investition besser rentieren würde, wenn wir eine langfristige Lösung anschaffen würden, die mit unseren wachsenden Anforderungen für den Zugriff auf Patientenakten zu jeder Zeit und von jedem beliebigen Ort aus mitwächst."

Die Einbehaltung von Akten schränkte den Zugang zu Informationen ein

Das Centre Hospitalier Affilié Universitaire Hôtel-Dieu Lévis (CHAUHDL) ist ein Ausbildungskrankenhaus mit 343 Betten in Lévis nahe der Stadt Québec, Provinz Québec, Kanada. Das Krankenhaus hat 2.043 Mitarbeiter, darunter 200 Ärzte.

Nach dem Entschluss des CHAUHDL, zu einem elektronischen Ablagesystem für Patientendaten überzugehen, wurden die Schwachstellen des papierbasierten Systems umso offensichtlicher. Ein großes Problem war Folgendes: Wenn ein Arzt eine Patientenakte erhielt, behielt er diese bei sich – also konnte niemand sonst die Akte einsehen, während sich diese beim Arzt befand. Oft kam es vor, dass ein weiterer Facharzt zur gleichen Zeit denselben Patienten behandelte und dabei folglich keinen Zugang zu der Akte hatte. Dadurch kam es bei der Behandlung zu Verzögerungen, und die optimale medizinische Versorgung wurde erschwert.

Ein weiteres Problem mit der Aufbewahrung von Daten auf Papier war der erforderliche Platzbedarf sowie der Zeit- und Arbeitsaufwand, um Informationen zu suchen und diese dann am richtigen Ort wieder abzulegen.

"Wir suchen 1.000 Patientenakten am Tag heraus. Unser Archivpersonal musste die Akten suchen, herausgeben und später wieder am richtigen Ort ablegen. Bei 1.000 Anfragen am Tag bedeutet dies eine Menge Zeit- und Arbeitsaufwand", sagt Chantal Lafrenière, Leiterin des Patientenarchivs des CHAUHDL.

Effiziente Weiterentwicklung vom Papier zur elektronischen Ablage und weiter zur elektronischen Patientenakte, dem Electronic Health Record (EHR)

Das CHAUHDL arbeitete für die Anschaffung seiner elektronischen Ablagelösung mit Purkinje und Trigonix zusammen. Diese Unternehmen besaßen die erforderliche Erfahrung und Ausrüstung, um die Vision von der gemeinsamen Verwendung von Patientenakten auf Knopfdruck in die Realität umzusetzen. Die erstklassigen professionellen Scan-Services von Trigonix umfassen strenge Qualitätskontrollen, was die Akkreditierung des Unternehmens gemäß ISO 9001:2000 rechtfertigt. Purkinje stellte die e-Document-Software (Scan- und Anzeige-Software) sowie die Labor- und Imaging-Ergebnis-Software zur Verfügung, die es Krankenhausmitarbeitern ermöglicht, die Patientenakten und Untersuchungsergebnisse von jedem beliebigen Ort im Krankenhaus aus anzusehen.

Das CHAUHDL entschied sich für zwei KODAK i660 Scanner, einen KODAK i620 Scanner, KODAK Capture Software und die Purkinje|Dossier Electronic Health Record Lösungssoftware.

"Bei der großen Menge von zu scannenden Akten, die sich im Laufe der Zeit angesammelt hatten, überlegten wir uns, dass es am effizientesten wäre, die Akten abhängig von den Anfragen zu scannen. Es werden die Akten der Patienten gescannt, die in den folgenden zwei Tagen einen Termin haben. Das System muss zuverlässig und effizient sein. Es dürfen keine Fehler oder Qualitätseinbußen auftreten, da die Daten bis zum Nachmittag fehlerfrei im System vorliegen müssen", sagt Asselin.

Das CHAUHDL verwendet die KODAK i660 Scanner jeden Morgen zum Scannen großer Mengen von Patientenakten. Der KODAK i620 Scanner wird täglich zum Aktualisieren und Hinzufügen von Informationen – z. B. von Ergebnissen, Notizen, Befunden oder Formularen – zu bereits gescannten Patientendaten verwendet.

Genauigkeit und Qualität

Das CHAUHDL verlässt sich auf die Mehrfacheinzugserkennungsfunktion der Kodak Scanner, um sicherzustellen, dass die Ärzte beim Betrachten von Datensätzen am Bildschirm auch wirklich jede einzelne Seite einer Patientenakte angezeigt bekommen.

"Es darf nichts fehlen", sagt Asselin über die Anwendung seines Kunden. "Wenn die Datensätze eingescannt werden, müssen wirklich 100 % der Seiten gescannt werden. Kodak Scanner besitzen für die Mehrfacheinzugserkennungsfunktionen drei Sensoren, die den Bediener benachrichtigen, wenn Seiten aneinander kleben, eine Ecke gefaltet ist oder andere Situationen eintreten, die dazu führen könnten, dass Informationen nicht gescannt werden. Der Bediener wird alarmiert, behebt das Problem und fährt mit dem Scannen der Patientenakte fort."

"Das CHAUHDL verlässt sich darauf, dass seine Scanner die Dokumente fehlerfrei und vollständig scannen. Es gibt keine andere Option: Die Papierdokumente werden nach dem Scannen vernichtet. Daher muss sichergestellt sein, dass wirklich alle Informationen gescannt wurden", bemerkt Asselin.

Wie kann das CHAUHDL es sich leisten, die Original-Patientenakten zu vernichten? Die Antwort lautet: Dank der Qualität und Farbe von Kodak. Mit den Kodak Scannern erstellte Farb-Scans werden als genaue Reproduktionen der Originaldokumente angesehen und erfüllen aus der rechtlichen Perspektive alle Anforderungen. Außerdem wird der Scanprozess innerhalb des Krankenhauses durch die Nationalarchive von Québec zertifiziert, bevor die Akten vernichtet werden dürfen.

Einfach für den Endbenutzer: Patientendaten auf Knopfdruck

Der wahre Wert der Lösung mit Kodak Scannern wird ersichtlich, wenn man Ärzten dabei zusieht, wie sie die Purkinje|Dossier Electronic Health Record Lösungssoftware für den Sofortzugriff auf wichtige medizinische Informationen verwenden. Alle Daten zu den Akten der einzelnen Patienten werden zusammen an einem Ort in der Datenbank gespeichert. Ergebnisse können unmittelbar am Bildschirm angezeigt werden.

"Wir haben Schulungen von nur 10 Minuten und andere von einer ganzen Stunde Dauer durchgeführt", sagt Sonia Mokbel, Marketing-Direktorin von Purkinje. "In allen Fällen haben die Ärzte die Bedienung innerhalb von 60 Minuten erlernt."

Jeder autorisierte Krankenhausmitarbeiter verwendet eine persönliche Einstellung, um Akten von jedem beliebigen Computer im Netzwerk aus zu suchen. Das Problem der Einbehaltung von Akten gehört nun der Vergangenheit an. Es können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig und von einer unbegrenzten Anzahl von Orten aus auf dieselbe Patientenakte zugreifen.

“Purkinje|Dossier Software ist einzigartig in der Hinsicht, dass Ärzte damit elektronische Patientenakten anzeigen und auch PDF-Dateien einbinden können, die mit Anmerkungen versehen und indiziert werden können", erklärt Lucian Jeglinschi, stellvertretender Vorsitzender des Projektmanagements. "Labor- und Imaging-Ergebnisse sowie Transkriptionsberichte werden über HL7-Nachrichten direkt in die Software übernommen. Sie werden automatisch und unverzüglich in die Patientenakte eingebunden und auch an den Posteingang jedes behandelnden Arztes gesendet. Es gehen keine Dateien mehr verloren. Es gibt kein Warten mehr auf wichtige Informationen." Mitarbeiter im Gesundheitswesen können die Ergebnisse abhängig von ihren Vorlieben und Anforderungen auf drei unterschiedliche Arten anzeigen: als Berichte, Tabellen oder Diagramme. Die elektronischen Rezepte bieten Entscheidungshilfen durch Informationen zu Wechselwirkungen hinsichtlich Medikamenten und Allergien. Das EHR ermöglicht Mitarbeitern außerdem, die Begegnung mit dem Patienten schnell zu dokumentieren, so dass sich alle Patientendaten leicht zugänglich an einem Ort befinden.

"Dies macht den Mehrwert der Purkinje|Dossier Software aus", bemerkt Mokbel. "Die Software kann komplett an die Anforderungen des Krankenhauses angepasst werden. Dies gilt insbesondere für die Indizierung von Informationen und Dateien, wodurch den Ärzten das Auffinden von Ergebnissen und das Verfolgen von Behandlungsverläufen erleichtert werden."

Entlastung schaffen: vollständige Patientendaten immer zur Hand

Bislang behielten Ärzte Patientenakten bei sich und nahmen sie mit in die verschiedenen Büros und Behandlungsräume. Die Akte eines Patienten war so umfangreich, dass sie über 8.000 Seiten umfasste und eineinhalb Archivkästen beanspruchte. Der behandelnde Arzt musste diesen Wälzer in verschiedene Behandlungs- und Operationsräume schleppen. Jetzt kann der Arzt einfach und schnell von jedem Büro innerhalb des Krankenhaussystems aus auf die 8.000 Seiten umfassende Akte zugreifen.

Das neue System erleichtert auch den Archivmitarbeitern des CHAUHDL die Arbeit. In der Vergangenheit musste der Archivmitarbeiter bei der Rückgabe der Akten den Arzt persönlich bestimmte Dokumente unterschreiben lassen, bevor die Akte wieder an ihren Platz zurückgestellt werden konnte. Dadurch entstanden viele Arbeitsschritte, die dank der Lösung mit den Scannern von Kodak nun allesamt überflüssig sind. Jetzt können Ärzte bequem am Bildschirm Akten durchsehen und sie wieder abgeben, ohne sich zur Abteilung für Patientenakten begeben zu müssen.

Sofortzugriff ist bei Notfällen entscheidend

Vor der Einführung des neuen Systems dauerte es durchschnittlich 15 Minuten, bis Akten für Notfallpatienten des CHAUHDL gefunden wurden und den Ärzten vorlagen. In vielen Notfallsituationen können die Ärzte nicht so lange mit der Behandlung warten. So mussten die Ärzte die Notfallpatienten behandeln, bevor sie deren Patientenakte vorliegen hatten.

Jetzt sehen die Ärzte in der Notaufnahme die Patientenakten innerhalb von Sekunden nach der Aufnahme eines Patienten am Bildschirm. Diese sofort verfügbaren Informationen können Leben retten, indem sie Ärzte auf tödliche Wechselwirkungen von Medikamenten und Allergien aufmerksam machen.

Es stellt eine beeindruckende Erkenntnis dar, dass dank einer neuen Arbeitsweise und der daraus entstehenden Vorteile Kodak Scanner die Behandlung von Patienten im Centre Hospitalier Affilié Universitaire Hôtel-Dieu Lévis verbessern können.