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Chesapeake Document Services optimiert mit Hilfe von KODAK Capture Pro Software die Datenerfassung und Indizierung für zwei Krankenhäuser.

Bevor sich Chesapeake Document Services (CDS) dazu entschloss, die KODAK Capture Pro Software einzusetzen, wurden die Daten noch auf altmodische Weise erfasst: Acht Mitarbeiter gaben sie stundenlang mühevoll manuell über die Tastatur ein. Es steht außer Frage, dass bei dieser Erfassungsmethode das Risiko von fehlerhaften Eingaben groß ist und zusätzlich Zeit für die Qualitätssicherung benötigt wird. Heute verwendet CDS die KODAK Capture Pro Software für die Erfassung der Patientendaten zweier Krankenhäuser in der Region Maryland. CDS benötigt weniger Mitarbeiter für die Dateneingabe und profitiert gleichzeitig von erheblich kürzeren Bearbeitungszeiten. Die Krankenhäuser können jetzt viel schneller auf ihre Daten zugreifen. Somit konnte CDS überflüssigen Aufwand beseitigen und die Kundenzufriedenheit erhöhen. "Wir benötigen bis zu 50 % weniger Zeit für die Datenerfassung", berichtet Lee Stalnaker, Director of Operations von CDS. "In der Vergangenheit mussten wir die Daten zweimal eingeben, um sicherzustellen, dass sie genau übereinstimmen. Dank der Datenbanksuchfunktion von Capture Pro Software sind wir jetzt in der Lage, alle erforderlichen Indexfelder automatisch ausfüllen zu lassen."

Ständige Weiterentwicklung mit der KODAK Capture Pro Software

CDS, ein Unternehmen im Bereich Dokumenten- und Datenverwaltung mit Firmensitz in Waldorf, Maryland, USA, bietet sowohl das Outsourcing von Bilderfassungsservices als auch komplette In-House-Lösungen an. CDS bedient Kunden in vielen Branchen: vom Finanzwesen bis hin zu Behörden sowie vom Gesundheits- bis hin zum Versicherungswesen. Als langjähriger Anwender und Befürworter von KODAK Scannern stellte sich CDS als Betatester für die KODAK Capture Pro Software zur Verfügung und gab während der Entwicklungsphase wertvolles Feedback und nützliche Hinweise zu diesem Produkt.

"Vor Jahren begannen wir mit der KODAK Capture Software ohne Datenbankunterstützung, rüsteten dann auf die Datenbankversion auf und waren schließlich Betatester und überzeugte Anwender der Capture Pro Software mit Datenbanksuchfunktion", erklärt Stalnaker. Heute scannt CDS für eines der beiden Krankenhäuser die Barcodes auf den einzelnen Dokumenten. Die Capture Pro Software sucht anschließend die entsprechenden Schlüsseldaten wie den Patientennamen, das Geburtsdatum usw. in der Datenbank und füllt die Indexfelder automatisch aus. Das zweite Krankenhaus arbeitet nicht mit Barcodes, sodass CDS die Datenbanksuche mit Hilfe der Drag-and-Drop-OCR-Funktion startet. (Capture Pro Software kann Indexfelder mit Daten aus ODBC-konformen Quellen validieren oder ausfüllen.)

CDS begann für eine der beiden Einrichtungen zunächst mit der Verarbeitung der aktuellen Datensätze (monatlich 1,5 bis 2 Millionen Dokumente) und nahm sich anschließend auch die älteren Akten in über 2.000 Kartons mit je 3.000 Seiten vor. "Wir sind jetzt in der Lage, jeden Karton mit Dokumenten in einem Durchgang zu verarbeiten, d. h. unsere Arbeitsabläufe sind von der Vorbereitung, über das Scannen, bis hin zur Qualitätssicherung und Dateneingabe äußerst effizient", berichtet Stalnaker. "Wir laden die Dateien im PDF- oder TIFF-Format in unser GRS-System (Global Repository System) hoch, das unserem Kunden einen sicheren und webbasierten Online-Zugriff auf die Daten ermöglicht." Diese Methode ist sehr effizient, da die Dokumente nicht erneut verarbeitet werden müssen, um sie hochladen zu können.

Maximale Produktivität mit der Kombination aus KODAK Scannern und der Capture Pro Software

CDS empfiehlt Kodak Scanner nicht nur seinen Kunden, sondern setzt sie auch im eigenen Unternehmen ein, z. B. für die Datenerfassung für die beiden Krankenhäuser. "Wir haben einen KODAK i1860 Scanner und einen KODAK i780 Scanner. Wir scannen im Bitonal-Modus bei 300 dpi, die ideale OCR-Einstellung", so Stalnaker. "Um eine höhere Scangeschwindigkeit zu erzielen, werden die Dokumente mit dem i1860 Scanner im Querformat gescannt. Wir benötigen etwa 45 Minuten um einen Karton mit Patientenakten vollständig zu verarbeiten."

CDS ist zudem begeistert, dass der i780 Scanner auch bei 300 dpi mit maximaler Scangeschwindigkeit scannt. "Wenn wir beispielsweise Hypothekendokumente scannen müssen, können wir mit dem i780 Scanner eine Menge Zeit einsparen." CDS beschäftigt 12 Mitarbeiter für die Bedienung der Scanner. Sie arbeiten mit mehreren KODAK Scannern – vom Desktop-Scanner bis hin zum i1860 Scanner.

Die Scannerbediener bei CDS schätzen an der Capture Pro Software besonders, dass die Benutzeroberfläche angepasst werden kann. "Bei einem Rundgang durch unser Unternehmen werden Sie feststellen, dass jeder Mitarbeiter die entsprechenden Bildschirme nach seinen Wünschen angepasst hat. Einige lassen sich zwei Bilder, andere wiederum vier Bilder anzeigen", erläutert Stalnaker. "Wir verwenden 24-Zoll-Bildschirme. Die Kombination aus diesen Bildschirmen und der Kodak Software gibt uns eine große Flexibilität und ermöglicht uns, das Qualitätssicherungsverfahren zu optimieren.

Wenn wir für Kunden arbeiten, die ihr eigenes Scansystem einrichten", erklärt Stalnaker, "ist die Tatsache, dass die Capture Pro Software problemlos mit unterschiedlichsten Scannermodellen anderer Hersteller zusammenarbeitet, ein wichtiges Verkaufsargument." Er berichtet weiterhin, dass CDS erst kürzlich einen Vertrag gerade deshalb abschließen konnte, weil die Capture Pro Software für die vielen Scannermodelle von verschiedenen Herstellern des zukünftigen Kunden eine gemeinsame Oberfläche bieten konnte. "Es gibt noch andere Vorteile, die wir sehr schätzen", sagt er. "Da die Capture Pro Software die Möglichkeit bietet, Dateien automatisch an eine FTP-Site auszugeben, haben wir einen großen Auftrag von der Regierung erhalten." Dank ihres vertrauten Erscheinungsbilds, einfachen Befehlen und des sofortigen visuellen Feedbacks – auch bei komplexen Aufgaben – ist für Stalnaker die Benutzeroberfläche ebenfalls ein sehr großes Verkaufsargument.

"Wir sind ein Unternehmen, das die Kodak Capture Pro Software und KODAK Scanner einsetzt und dafür wirbt, weil wir vollständig davon überzeugt sind", betont Stalnaker. "Unser Produktionsvolumen ist äußerst hoch. Mit unserem i1860 Scanner hatten wir einen Durchsatz von etwa 10 bis 12 Millionen Scans in 18 Monaten, sodass Langlebigkeit und anhaltende Produktivität äußerst wichtige Faktoren für uns sind, die von den KODAK Scannern erfüllt werden. Und die Capture Pro Software mit der Datenbanksuchfunktion sowie den anderen unübertroffenen Vorteilen ist die perfekte Ergänzung für diese Scanner."

"Wir sind ein Unternehmen, das die Kodak Capture Pro Software und KODAK Scanner einsetzt und dafür wirbt, weil wir davon überzeugt sind."