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Dr. Colin Ward ist Vorreiter der papierlosen Arztpraxis in einer Branche, in der Papier den Ton angibt

Als Dr. Colin Ward 2009 nach Barrie, Ontario, zog, um dort seine erste Arztpraxis für allgemeine Chirurgie zu eröffnen, wollte er vom ersten Tag an ein papierloses Büro einrichten, obwohl es in der Region nur sehr wenige Arztpraxen gab, in denen dieses Konzept bereits umgesetzt wurde. Seine Vision und sein großes Engagement für das papierlose Büro machen Dr. Ward zum Vorreiter bei der Einführung der elektronischen Patientenakte.

„Die beiden anderen Ärzte, mit denen ich die Praxis- und Büroräume teile, haben nicht auf das papierlose Konzept umgestellt. Sie werden irgendwann gezwungen sein, externe Lagerräume für die Archivierung der tausenden Dokumente anzumieten,“ berichtet Dr. Ward. „Bevor ich meine Praxis eröffnete, war ich mir der Probleme bewusst, die die Aufbewahrungsfristen für Patientenakten mit sich brachten. Ärzte sind hier gesetzlich dazu verpflichtet, nicht aktive Patientenakten sieben Jahre lang aufzubewahren.“

Einfache Bedienung, tägliche Nutzung
Laura Mondolo ist Dr. Wards Assistentin. Sie organisiert den hektischen Praxisalltag und schaudert bei dem Gedanken, die Archivierung aller Dokumente und Papiere, die auf ihrem Schreibtisch landen, ohne den KODAK i1320 Scanner bewältigen zu müssen. (Hinweis: vorheriges Modell, wurde durch den KODAK i1320 Plus Scanner ersetzt.)

„Ich arbeite täglich mit dem KODAK i1320 Scanner. Sobald ich ein Dokument auf Papier in die Hand bekomme, ob es das Anmeldeformular eines neuen Patienten, die Überweisung durch den Hausarzt, ein Arztbrief oder ein Testergebnis ist, scanne ich es in unser System ein und füge es sofort zur elektronischen Patientenakte hinzu,“ erklärt Mondolo.

Vor ihrer Tätigkeit bei Dr. Ward arbeitete Laura Mondolo in Praxen, die nicht papierlos arbeiteten. Sie sagt: „Mein halbes Leben habe ich in mit Papier überfluteten Büros verbracht.“ Und jetzt ist alles viel leichter. An einem normalen Arbeitstag bekomme ich mehrere Dokumente auf meinen Schreibtisch. Glücklicherweise ist der Kodak i1320 Scanner so klein, dass er auch auf den Schreibtisch passt! Ich lege die Papiere einfach auf den Scanner und übertrage die Dokumente mit einem Mausklick in die entsprechende Akte. Der Vorgang dauert nur wenige Sekunden.“

Folgende Funktionen machen den Scanvorgang so einfach: Laura Mondolo kann alle Arten von Dokumenten, von Führerscheinen bis hin zu Dokumenten von 863 mm Länge, bei Geschwindigkeiten von bis zu 60 Seiten pro Minute automatisch einziehen lassen. Sie kann zudem beide Seiten der Dokumente in einem einzigen Durchgang einlesen und Bilder in Farbe, Schwarzweiß oder Graustufen ausgeben.

Mit Hilfe der Smart Touch-Funktionen des KODAK i1320 Scanners kann Laura Mondolo zudem die entsprechenden Scaneinstellungen und Anwendungen für den Scanauftrag problemlos auswählen. Mit einem Tastendruck und der entsprechenden Verknüpfung ist es möglich, die Dokumente in die Patientenakte, den Speicherplatz oder eine E-Mail zu übertragen bzw. auf einem Drucker oder in anderen Anwendungen auszugeben.

„Ich lege die Dokumente einfach in den KODAK i1320 Scanner und los geht's. Gott sei Dank! Der komplette Vorgang ist sehr zeitsparend“

Mehr Effizienz durch den Wegfall der Papierablage
Mondolo erläutert, dass sie sich mit Hilfe des KODAK i1320 Scanners auf die Hauptaufgaben konzentrieren kann. „In meinen vorherigen Jobs sammelte ich die Dokumente in einem Ablagekorb und einmal pro Woche verbrachte ich dann Stunden damit, sie in den entsprechenden Aktenordnern abzuheften. Zunächst musste alles in alphetischer Reihenfolge sortiert werden. Dann musste ich die entsprechende Patientenakte, die oft am falschen Platz abgelegt wurde, finden, die Dokumente einheften, den Ordner zurück in den Ablagenschrank stellen und schließlich an meinen Arbeitsplatz zurückkehren und meine Arbeit fortsetzen.“

„Neulich hatte ich eine Praktikantin in der Praxis und es lagen 100 Dokumente auf dem Tisch. Ich bat sie, die Dokumente einzulesen und abzulegen und in nur wenigen Minuten war der Auftrag erledigt. Das müssen Sie sich einmal vorstellen: Papierdokumente für 100 verschiedene Patienten wurden in etwas mehr als 30 Minuten ordnungsgemäß in die dazugehörigen Akten abgelegt. Unglaublich. Ich hätte für die Papierablage mehrere Stunden benötigt,“ erklärt Mondolo.

Mondolo ist überzeugt davon, dass die Praxis neben der erheblichen Zeiteinsparung auch Geld durch weniger Aktenmappen und Schilder sowie durch den Wegfall von Mieten für Lagerungsräume einspart. Darüber hinaus hat Dr. Ward dank der elektronischen Patientenakten von jedem Standort aus über eine Internetverbindung und per Mausklick Zugriff auf kritische Daten.

Bedarfsorientiertes Dokumentenverwaltungssystem
Dr. Ward beauftragte Salumatics Inc., eines der größten Serviceunternehmen im Bereich Dokumentenkonvertierung in Nordamerika, mit der Entwicklung eines auf seine Praxis zugeschnittenen Systems zur Konvertierung der Patientenakten in elektronische Daten.

„Salumatics empfahl den Kodak i1320 Scanner, da er eine hervorragende Bildqualität liefert, über einzigartige Funktionen verfügt, klein und zu einem erschwinglichen Preis erhältlich ist. Laura brauchte zudem keine intensive Einarbeitung und technische Unterstützung für die Bedienung des Geräts“, ergänzt Dr. Ward.

Dr. Wards Dokumentenverwaltungssystem wurde außerdem durch Salumatics eigene Software, der webbasierten Scan-Schnittstelle SALUVISION (entwickelt mit Captivas PixTools .NET SDK), in Kombination mit dem webbasierten elektronischen Dokumentenverwaltungssystem SALUVISION ergänzt.

Die SALUVISION Scan-Schnittstelle ermöglicht Mondolo, die Patientendaten einzulesen, zu indizieren und schnell und sicher über das Internet an das SALUVISION Web-Portal zu übertragen. Dort werden sie sofort in der entsprechenden elektronischen Akte in Dr. Wards elektronischem Ablagesystem gespeichert.

Einfach, rationell und produktiv
Nachdem Mondolo ein Patientendokument eingelesen hat, öffnet sie das Web-Portal von SALUMATICS SALUVISION. Sie gibt den Nachnamen des Patienten ein. Alle Patienten mit diesem Nachnamen werden aufgeführt und Mondolo klickt mit der Maustaste auf den gewünschten Patienten. Anschließend wird eine Liste mit 15 Dokumentenkategorien, z. B. ärztliche Überweisung, Einverständniserklärung, Rezept, Bürodiktat und Laborbericht, angezeigt. Mondolo klickt auf die Kategorie, unter der das Dokument abgelegt werden soll, und in nur wenigen Sekunden befindet es sich im richtigen Ordner, ohne dass sie ihren Arbeitsplatz verlassen muss.

„Ich sende das Dokument an das System und damit ist die Dokumentenablage erledigt“, berichtet sie.

KODAK i1320 Plus Scanner (aktuelles Modell, es ersetzt den i1320 Scanner)