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Vom vergilbten Papierstapel zur digitalen Mieterakte

“Generell war uns eine optimale Bildqualität der Scans wichtig” Michael Raddatz, Systemadministrator, Hausverwaltung Haus & Grund Kiel

Die Hausverwaltung Haus & Grund Kiel digitalisiert ihre Papierberge mit einer leistungsfähigen Scan-Lösung von Kodak

Er scannt und scannt und scannt, acht Stunden täglich und dies Monat für Monat – noch bis weit ins Jahr 2011 hinein ist der KODAK i4200 Scanner bei der Hausverwaltung Haus & Grund Kiel damit beschäftigt, insgesamt rund 50.000 Mieterund Objektakten vom Papier- ins Digitalformat zu verwandeln. Eine echte Herkulesaufgabe also. Hierzu suchte die Hausverwaltung einen Scanner, der Geschwindigkeit, Qualität und Zuverlässigkeit mit einfachster Bedienbarkeit verbindet. „Der KODAK i4200 erfüllt diese Anforderungen zu 100 Prozent“, sagt Michael Raddatz, Systemadministrator des Kieler Traditionsunternehmens. Auf der CeBIT 2010 war das Haus & Grund Team so begeistert, dass man das Vorführgerät als Leihgabe gleich mitnahm – noch bevor der brandneue Scanner überhaupt in Serie auf dem Markt verfügbar war.

Die Haus & Grund Kiel blickt auf über 135 Jahre Erfahrung mit Haus-, Wohnungs-und Grundeigentum zurück. Die Historie beginnt mit dem 1873 gegründeten Grundeigentümerverein von Kiel und Umgegend („Haus & Grund Kiel“) , der ab 1932 eine eigene Abteilung für die Verwaltung der Immobilien seiner Mitglieder unterhielt. Daraus ging 1954 die Hausverwaltung Haus & Grund Kiel als eigenständige GmbH hervor. Rund 50 Beschäftigte verwalten heute an die 9.000 Wohnungen. Im Rahmen einer Neustrukturierung der Aufgabengebiete wurde es vor einiger Zeit notwendig, dass die Mitarbeiter/innen mehrerer Abteilungen an unterschiedlichen Standorten gleichzeitig auf eine Mieter- oder Objektakte zugreifen können – und das war mit den klassischen Hängeordnern nicht realisierbar. Vor diesem Hintergrund wurde die Entscheidung zur Einführung eines elektronischen Dokumenten- Management-Systems getroffen; die Wahl fiel schließlich auf die Lösung ELOprofessional.

Die Frage war, wie man Tausende von Altakten effizient und kostengünstig in das neue System überführen kann. Ein Outsourcing wäre zu teuer gewesen, deshalb nahm sich Michael Raddatz eine Musterakte, machte sich auf zur CeBIT und unterzog verschiedene Scanner-Hersteller dem Live Härtetest. „Unsere Belege sind teils sehr alt und zum Teil in scheußlichem Zustand. Die ältesten Akten reichen zurück bis ins Jahr 1964“, erklärt der Systemadministrator. „Das ist ein Mischmasch aus dick und dünn, Postkarten- bis Übergröße, extrem vergilbtes Pergamentpapier, Fotos, aufgeklebte Tesa-Zettel. Jede Akte ist so zwischen 100 und 200 Seiten stark.“

Extrem schlechte Vorlagen – extrem gut verarbeitet

Das Standpersonal von Kodak war begeistert über die Herausforderung und tatsächlich bewältigte das i4000- Demo-Modell am CeBIT-Stand die Aufgabe mit Bravour und besser als alle seine Konkurrenten, sowohl was Geschwindigkeit angeht wie auch die schnelle Unterscheidung der unterschiedlichen Formate und die Lesbarkeit des Endergebnisses. Auch der ELO-Partner icon GmbH empfiehlt die KODAK-Technologie: „Mit der i4000-Serie adressiert Kodak mittelständische Firmen, die ihre Eingangspost produktiv und kostensparend digitalisieren wollen“, sagt Matthias Rump von icon, der das DMS-System ELOprofessional und die Scan-Lösung bei der Haus & Grund verkauft hatte. „In Kombination mit der bewährten Capture Pro Software hat der neue Scanner auf breiter Linie überzeugt.“ Weitere Features wie eine Smart Touch-Funktion ermöglichen es digitale Dokumente per Knopfdruck an typische Ziele wie z.B. E-Mail, Desktopanwendungen, Netzwerkordner und Microsoft SharePoint-Server zu verschicken.

Schulungsaufwand gleich Null

Das Haus & Grund-Team war so beeindruckt von der Leistung und den kompakten Abmessungen des Scanners dass die Hausverwaltung die nächsten zwei Monate – bis das Serienmodell lieferbar war - zunächst mit dem CeBIT-Demogerät als Leihgabe arbeitete. Ein Pilotanwender also, wie er im Buche steht. Zwischen März und Juni 2010 waren bereits 3.500 von insgesamt rund 8.500 Mieterakten digitalisiert. Diese Leistung ist vor allen Dingen den sechs Auszubildenden der Hausverwaltung zuzurechnen, denn ohne sie wäre eine derartig umfangreiche Aktenumwandlung in so kurzer Zeit nicht möglich gewesen. Das einfache Bedienkonzept des i4200 kam ihnen dabei entgegen: Die Auszubildenden konnten den Betriebsablauf schnell und ohne Schulungsaufwand durchführen. Um die Auszubildenden etwas zu entlasten, stellte die Hausverwaltung Haus & Grund zusätzlich studentische Aushilfskräfte für das Vorbereiten der Akten ein. Heute scannen die Auszubildenden täglich im Wechsel die Akten ein.

„Wichtig ist ein gutes Vorsortieren“, erklärt Michael Raddatz. „Vor dem Scanvorgang muss man darauf achten, dass alle Seiten bündig oben angelegt werden und eventuell vorhandene Klebezettel so aufgeklebt sind, dass sie keinen Text abdecken.“ Ist dies erledigt, legen die Auszubildenden die Blätterstapel nur noch in den Schacht und der Scanner zieht sie automatisch binnen weniger Minuten ein. „Andere Geräte haben sich schon an den vielen Post-it-Zetteln verschluckt, die auf den Seiten kleben. Beim i4200 können wir die Klebezettel meistens dran lassen und sie werden mit gescannt. Doppeleinzüge, wie sie immer wieder vorkommen, erkennt das Gerät besser als seine Konkurrenten“, so die Erfahrung von Michael Raddatz. Diese Duplex-Funktion und die Fähigkeit, auch sehr kleine Formate sauber zu erfassen, sind für ihn die größten Vorteile des i4200. Und wenn es doch einmal vorkommt, dass der Scanner eingezogene Klebezettel auf einem A4-Papier als Doppeleinzug analysiert, dann wird die Seite gelöscht, der Postit- Zettel auf die Rückseite des Blattes geklebt und nochmals eingescannt.

OCR und Indexierung mit KODAK Capture Pro-Software

Nach dem Einzug der Blätter übernimmt die integrierte Scan Software KODAK Capture Pro die optische Texterkennung (OCR). Dadurch sind die Mieterakten später im Archiv im Volltext durchsuchbar. Die aktuelle Capture Pro Version ist kompatibel mit MICROSOFT WINDOWS 7 und zeichnet sich durch verbesserte OCR-Fähigkeit und Funktionen zum automatischen Importieren und Indexieren aus. Capture Pro beinhaltet ein Template, in welches die Scan Arbeitskräfte für die Verschlagwortung die Mieter- oder Objektnummer der jeweiligen Akte als Index eingeben. Diese wird dann Teil des Dateinamens des von Capture Pro erzeugten PDF-Dokuments, welches die Scan Software zur weiteren Bearbeitung und Archivierung an das ELO-System übergibt.

Nach ihrer Digitalisierung werden die Altakten zunächst in Kartons zwischengelagert. In einer Excel-Liste hält das Scan-Team fest, was bereits gescannt wurde und in welchem Karton sich welche Altakte befindet – falls doch noch etwas nachzuscannen ist. Mittelfristig wird die Haus & Grund die Papierakten dann dem Reißwolf übergeben.

Je besser der Scan, desto leichter die Verarbeitung im DMS

„Generell war uns eine optimale Bildqualität der Scans wichtig“, sagt Michael Raddatz, „denn je besser die Scan-Lösung, desto einfacher lassen sich die Belege später im DMS weiterverarbeiten.“ Für die Bildqualität ohne manuelle Nachjustierungen sorgt die von Kodak selbst entwickelte Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page, mit welcher der i4200 Scanner wie alle Modelle von Kodak selbstverständlich ausgerüstet ist.

Nach der Grundeinrichtung des Systems durch die icon GmbH gab Kodak im weiteren Verlauf des Projektes weitere gute Hinweise zur Optimierung des Systems. „Wir empfahlen unter anderem vom Graustufen-Scan auf komplett Farbe umzusteigen“, erklärt Godo Jessen, Key Account Manager Document Imaging bei Kodak. Denn auf einige der typischen Foto-Motiven, etwa Schimmel auf weißer Wand, kann die automatische Farberkennung nicht angewendet werden. In Graustufe ist dann allerdings das Motiv nur noch schlecht zu sehen. Die durchgängige Farbwiedergabe erlaubt es Haus & Grund Kiel, die Scan-Auflösung etwas zu reduzieren, was die Images um durchschnittlich 2/3 verkleinert. Die Vorteile bei Speicherplatz und Zugriffsgeschwindigkeit wiegen die minimal niedrigere Scan- Geschwindigkeit bei weitem auf.

DMS-Technologie und der i4200 Scanner von Kodak ermöglichen der Haus & Grund heute eine effizientere Arbeitsweise und schnellere Informationsflüsse. Die Mieter profitieren davon, dass ihre Sachbearbeiter heute sofort auf die benötigten Unterlagen zugreifen können, falls diese schon digital vorliegen. Nachdem alle 8.500 Mieterakten gescannt sind, soll der Kodak-Scanner als nächstes die gut 40.000 Objektakten digitalisieren und sich nach und nach auch des gesamten Posteingangs annehmen. Neu hinzukommende Haudokumente werden natürlich gleich gescannt. Existiert die dazugehörige Akte noch nicht in elektronischer Form, wird eine neue digitale Akte eröffnet und mit dem aktuellen Schriftverkehr befüllt, bevor die Alt-Dokumente später hinzukommen. Insgesamt setzt das Pilotprojekt in Kiel Maßstäbe für die effektive Dokumentenverarbeitung bei der Hausverwaltung Haus & Grund. Dem erfolgreichen Beispiel könnten bald weitere Landes- und Ortsvereine von Haus & Grund folgen. Dessen sind sich alle Beteiligten am Kieler Projekt sicher.