Die einfache Möglichkeit, um Ihre wichtigen Geschäftsdaten vor Manipulation oder Verlust zu schützen.
Sehen Sie sich den Workflow der Referenzarchivierung an
Wenn Sie eine zuverlässige Kopie eines elektronischen Dokuments zur Validierung einer Transaktion, zur Beilegung eines Rechtsstreits oder für eine Revision benötigen, steht Ihnen eine solche Kopie immer zur Verfügung? Das Rekonstruieren eines Datensatzes birgt Gefahren. Selbst bei streng kontrollierter Vorgehensweise können Sicherungsbänder verloren gehen. Hardware und Software können veralten. Datenbanken, in denen die Metadaten der elektronischen Datensätze gespeichert sind, können nicht mehr gültig sein. Migrationen sind kostenintensiv und fehleranfällig.
Verändern Sie Ihre Datenverwaltung und verringern Sie die Risiken.
Die Kosten und Risiken einer rein digitalen Archivierung von Daten können Sie eine Referenzarchivierung kritischer Geschäftsdokumente umgehen. Bei der Referenzarchivierung werden die zu sichernden Datensätze in ein analoges Format umgewandelt und auf ein ISO-standardisiertes Archivmedium kopiert. Alle im ursprünglichen Datensatz vorhandenen Informationen werden mitsamt ihrem Kontext gespeichert. Ein elektronischer Zugriff auf diese Dokumente ist ganz einfach möglich. So können aktuelle Vorgänge wie z.B. eine Online-Transaktion zu authentifizieren oder Beweise anlässlich Geschäftsprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten zu erbringen, bequem und sicher durchgeführt werden. Außerdem können Sie mit einer Referenzarchivierung sicher sein, dass Ihre Daten auch langfristig zur Verfügung stehen werden.
Referenzarchivierung - ganz automatisch.
Mit der i9600 Archivschreiberserie ist das Archivieren von Datensätzen ganz einfach. Standard-Geschäftsdateien wie Microsoft Word-, PDT/PDF- oder Farb- oder Graustufen-Bilder im JPEG-Format können on-the-fly geschrieben werden. Sie erstellen auf dem KODAK Referenzarchivmedium Kopien auf der Basis von Dateien, organisiert nach den gewünschten Datenverwaltungsattributen wie Klassifizierung, Datum oder Vernichtungszeitpunkt. Selbsterklärende Indexeinträge sind bei der Suche sehr hilfreich und ermöglichen den digitalen Zugriff von Host-Anwendungen auf Ihr Referenzarchiv. Referenzarchivmedien können automatisch durchsucht und für den Online-Zugriff redigitalisiert werden. Somit ist ein schneller und komfortabler Zugriff und eine langfristige Archivierung von Datensätzen ohne unnötige Belastung Ihres Servers möglich.
Informationen sichern und kostengünstig archivieren – Die Ergänzung einer rein digitalen Datenverwaltungsstrategie durch die Referenzarchivierung von Kodak hat viele Vorteile. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, dass Inhalt und Metadaten korrekt zusammengefügt werden um einen digitalen Datensatz zu bilden. Anstatt einzelne Komponenten zusammenzutragen, die über Server und Anwendungen verstreut sind, legen Sie einfach das Archivmedium in einen entsprechenden Scanner und erhalten den intakten, von der Archivschreiberserie i9600 erstellten Datensatz. Ohne Kompilieren, ohne Konvertierung.
Der gesamte Datensatz wird vollständig und unverändert im Referenzarchiv aufbewahrt, wo er vor Hackern und versehentlichem Löschen geschützt ist. Es sind keine Backup-Server, -Medien und -Anwendungen mehr erforderlich, die von Ihren SCM-, CRM-, ERM-, ERP- und E-Commerce-Systemen generiert wurden. Sie können sich die Kosten für einen Medien-Refresh und für eine Formatmigration sparen. Anstatt jährlich zwischen 800 und 5.000 Euro pro Gigabyte für die Archivierung auf einem Server auszugeben, können Sie Informationen nach Ablauf festgelegter Fristen routinemäßig löschen. Deutlich geringere Gesamtbetriebskosten können daraus resultieren.
Vervollständigen Sie Ihre Datenverwaltungsstrategie – Mit der Software für das Capture-System und der Archivschreiberserie i9600 steht Ihnen eine hoch automatisierte Methode zur Umwandlung von Datensätzen in ein sicheres Archivierungsformat zur Verfügung. Sie können ein regelbasiertes Verfahren zum Exportieren ausgewählter Datensätze für die Referenzarchivierung einrichten, das im Hintergrund arbeitet. Das Duplizieren und Speichern archivierter Datensätze ist einfach, kostengünstig und sicher.
Wenn Benutzer auf bestimmte Datensätze zugreifen möchten, können sie aus ihren Anwendungen heraus die entsprechende Datenbank durchsuchen. Die Anfragen werden über Ihr Netzwerk an die entsprechenden Retrieval-Workstations geleitet. Dort wird der Datensatz gesucht, digitalisiert und zurückgesendet. Datensätze können im Stapel verarbeitet und automatisch als Ordner verwaltet werden. Die digitalen Bilder können wie alle anderen Dateien für beliebige Zwecke eingesetzt werden. Sie können nach Wunsch des Benutzers auf Papier ausgegeben, gefaxt, als E-Mail-Anhang versendet und unter Verwendung Ihres aktuellen Komprimierungsschemas auf einem Image Server gespeichert werden. Sie können auch dafür sorgen, dass der Interessent - sei es ein Benutzer in Ihrem Netzwerk, ein externer Kunde oder ein Wirtschaftsprüfer - über einen Link, den Sie ihm per E-Mail senden, zu den gewünschten Dokumenten geleitet wird.
Implementieren Sie eine Referenzarchivierung, die Geschwindigkeit und Qualität bietet – Die erforderliche Hardware, Software sowie die Medien für die Erstellung und für den Zugriff auf Referenzarchive sind ab sofort verfügbar. Das Verfahren hat sich bereits bei hochvolumigen Dokumenten- und Content Management- Anwendungen bewährt. Die Kerntechnologie basiert auf ISO/ANSI-Standards, bei der Medien mit einer zertifizierten Lebenserwartung von 500 Jahren verwendet werden. Somit ist die Referenzarchivierung eine extrem zukunftssichere Datenverwaltungslösung. Außerdem bietet die Archivschreiberserie i9600 eine schnelle, komfortable Ausgabe in einer Qualität, die den Vergleich mit einer gedruckten Seite nicht scheuen muss. Die Archivierung und die Verwaltung sind jedoch weitaus wirtschaftlicher und kostengünstiger.