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Chesapeake Document Services utilise le logiciel KODAK Capture Pro pour rationaliser la capture et l'indexation des dossiers médicaux de deux hôpitaux

Avant d'utiliser le logiciel KODAK Capture Pro, Chesapeake Document Services (CDS) saisissait les données à l'ancienne : par l'intermédiaire de huit opérateurs de saisie informatique. Bien sûr, la saisie manuelle présentait toujours des risques d'erreur, ce qui nécessitait un contrôle qualité supplémentaire. Aujourd'hui, CDS utilise le logiciel KODAK Capture Pro pour capturer les dossiers médicaux de deux hôpitaux du Maryland. CDS a réduit son équipe de saisie des données, tout en accélérant considérablement les délais d'exécution. Les hôpitaux obtiennent un accès plus rapide aux données et CDS a largement réduit ses frais généraux et augmenté la satisfaction de ses clients. « Nous avons réduit le temps de saisie des données d'environ 50 % », indique Lee Stalnaker, directeur des opérations chez CDS. « Par le passé, nous saisissions deux fois les données afin d'en garantir l'exactitude, mais grâce à la fonction de consultation de base de données du logiciel Capture Pro, nous pouvons désormais remplir automatiquement tous les champs d'index requis. »

Evolution avec le logiciel KODAK Capture Pro

CDS—situé à Waldorf, MD—est une société de gestion de documents et de l'information qui assure l'externalisation de services de numérisation, ainsi que la mise en œuvre de solutions internes complètes pour des clients évoluant dans des domaines variés, tels que la finance, le gouvernement, la santé, l'assurance, etc. Longtemps partisan des scanners KODAK, CDS a testé la version bêta du logiciel KODAK Capture Pro et a fourni des commentaires précieux sur le produit pendant sa phase de développement.

« Nous avons commencé avec la version sans base de données du logiciel KODAK Capture il y a quelques années, puis nous avons migré vers la version avec base de données et nous avons testé (et activement participé à l'amélioration de) la version bêta de Capture Pro avec la fonction de consultation de base de données », indique M. Stalnaker. Aujourd'hui, pour un hôpital, CDS numérise le code-barres de chaque document ; le logiciel Capture Pro accède ensuite à la base de données et extrait le nom du patient, sa date de naissance et d'autres données clés afin de remplir automatiquement tous les champs d'index appropriés. Pour son autre site médical client, aucun code-barres n'est disponible, CDS utilise donc la fonction d'OCR par glisser-déplacer sur une donnée clé pour lancer la consultation de la base de données. (Le logiciel Capture Pro peut valider ou remplir les champs d'index à partir de sources compatibles ODBC [Open Database Connectivity].)

Pour un site, CDS a commencé avec les enregistrements actuels (traitement de 1,5 à 2 millions de documents par mois), puis a travaillé sur les anciens fichiers classés dans environ 2 000 boîtes, chacune contenant environ 3 000 pages. « Nous pouvons à présent traiter facilement chaque boîte de fichiers en une fois. Notre flux de production est très efficace dès la préparation, jusqu'à la numérisation, le contrôle qualité et la saisie des données », explique M. Stalnaker. « Nous chargeons les fichiers au format PDF ou TIFF dans notre système de référentiel global (GRS) qui offre un accès Web sécurisé en ligne aux fichiers de l'hôpital. » Ce processus est très rationalisé et efficace car aucun traitement supplémentaire n'est requis pour préparer le chargement des fichiers.

Une productivité optimale en combinant les scanners KODAK avec le logiciel Capture Pro

Non seulement CDS recommande les scanners Kodak à ses clients, mais les utilise également sur son propre site pour des projets tels que la capture de données pour ces deux hôpitaux. « Nous possédons un scanner KODAK i1860 et un scanner KODAK i780 et nous numérisons à 300 dpi en noir & blanc, ce qui est idéal pour l'OCR », indique M. Stalnaker. « Pour améliorer la vitesse de numérisation, nous travaillons en mode paysage avec le scanner i1860 et nous pouvons traiter toute une boîte de dossiers en environ 45 minutes. »

CDS apprécie également la capacité du scanner i780 à numériser à sa vitesse nominale maximale, même à 300 dpi. « Pour traiter par exemple des fichiers d'hypothèque, nous utilisons le scanner i780 et gagnons un temps considérable. ». CDS emploie une équipe de 12 opérateurs de scanner qui travaillent sur un large éventail de scanners KODAK, des modèles de bureau au scanner i1860.

Les opérateurs de CDS apprécient notamment les fonctions de personnalisation de l'interface utilisateur du logiciel Capture Pro. « Lorsque vous visitez notre site, vous voyez différentes personnes configurer leur écran à leur guise...certains affichent deux images, d'autres quatre images », raconte M. Stalnaker. « Nous utilisons des écrans de 24 pouces ; la combinaison de l'écran et du logiciel Kodak nous procure une excellente flexibilité, ainsi que des avantages permettant d'optimiser notre processus de contrôle qualité.

Lorsqu'il s'agit de travailler avec des clients qui instaurent leurs propres opérations de numérisation, M. Stalnaker explique que la capacité du logiciel Capture Pro à fonctionner parfaitement avec de nombreux scanners d'autres fabricants constitue un fantastique argument commercial. Il ajoute que CDS a récemment remporté un contrat car le logiciel Capture Pro pouvait offrir une interface commune pour toute la gamme de scanners de différents fabricants du prospect. « Nous adorons également d'autres caractéristiques clés », indique-t-il. « Par exemple, grâce à la fonction d'envoi automatique des fichiers sur un site FTP du logiciel Capture Pro, nous avons remporté un gros contrat pour le gouvernement. » M. Stalnaker met également en avant l'interface utilisateur, avec sa convivialité, sa simplicité d'apprentissage et sa capacité à transmettre un retour visuel immédiat, quelle que soit la complexité de la tâche.

« Nous sommes sans conteste une entreprise qui utilise, soutient et fait confiance au logiciel Kodak Capture Pro et aux scanners KODAK », explique M. Stalnaker. « Notre environnement de production est très intense. Nous avons réalisé environ 10 à 12 millions de numérisations avec notre scanner i1860 en un an et demi, la durabilité et la productivité continue sont donc essentielles pour nous, et c'est que ce nous offrent les scanners KODAK. En outre, grâce notamment à sa fonction de consultation de base de données et à d'autres avantages uniques, le logiciel Capture Pro constitue le partenaire idéal pour ces scanners. »

« Nous sommes sans conteste une entreprise qui utilise, soutient et fait confiance au logiciel KODAK Capture Pro et aux scanners KODAK. »