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O Departamento de emergências do Barnsley Hospital escolhe o scanner Kodak i1320 para ajudá-los em sua migração para registros eletrônicos.
“Foi-nos recomendada uma solução de scanner Kodak devido à sua reconhecida confiabilidade e capacidade de integração, além de sua operação sem falhas com a File Stream. Mark Ingram, Diretor presidente da Ascot Business Solutions Limited
O Departamento de emergências do Barnsley Hospital NHS Foundation Trust instalou uma solução de gerenciamento de documentos eletrônicos da File Stream, com o scanner Kodak i1320 integrado ao Acessório da mesa digitalizadora modular A3, para gerenciar os registros do setor de emergência, onde 70 mil pacientes são atendidos todos os anos. O hardware e o software são fornecidos pela Ascot Business Solutions, sediada em Staffordshire, por aproximadamente 15 mil libras esterlinas.
Servindo uma população rural e urbana de cerca de 225 mil pessoas, o Departamento de emergência do Barnsley Hospital possui uma equipe clínica de sete consultores, 18 médicos e aproximadamente 50 enfermeiras que dão atendimento de emergência 24h por dia, 7 dias por semana, atendendo uma média de 200 pessoas por dia.
Como resultado, um enorme volume de documentos é gerado, causando problemas no departamento em termos de armazenamento, gerenciamento e acesso, comprometendo o acesso às informações. O departamento manteve os registros por um período de 6 meses, então os transferiu para uma área do porão por um ano e, finalmente, para uma área remota e inacessível do hospital - apelidado de 'The Bunker' - para ser armazenado em um longo prazo de 5 anos.
O Dr. Dyfrig Hughes, líder do projeto, explica: "Quanto mais tempo os arquivos ficam armazenados, mais difícil fica de encontrá-los, já que cada retirada e devolução aumenta as chances de extravio e desorganização. Basta um arquivo fora do lugar para gerar uma grande perda de tempo e produtividade. As secretárias precisavam criar cartões provisórios, o que aumentava ainda mais esse problema."
Cada visitante gera um registro de serviço de emergência: um documento contendo 5 ou 6 folhas tamanho A4, listando o nome do paciente e o endereço, informações demográficas, um resumo do tratamento administrado e uma carta para o clínico geral, com o resumo de tudo isto. Com o grande volume anual de pacientes, o departamento estava afundando em papel ao mesmo tempo em que perdia um espaço que poderia ser utilizado para o serviço clínico.
Hughes acrescenta: "Acessar registros é importante, especialmente no tratamento de doenças infantis, que necessitam da consulta ao histórico médico. Além disso, freqüentemente precisamos de registros para fins legais, quando temos de dar suporte a inquéritos policiais. Com o antigo sistema baseado em papel, simplesmente não éramos capazes de acessar informações de forma rápida ou fácil".
Há alguns anos, o departamento de emergência digitalizou, primeiro, os registros de emergência, mas houve uma pequena inundação em 2008 na área de armazenamento, desequilibrando todo o sistema. Houve, então, a necessidade da implementação de uma solução digital.
O revendedor Ascot Business Solutions forneceu uma solução File Stream EDMS e um scanner Kodak i1320 para departamentos, integrado ao Acessório da mesa digitalizadora modular A3, para uso na área da recepção. Mark Ingram, diretor da Ascot, declara: "O Barnsley Hospital adquiriu um de nossos pacotes. “Foi-nos recomendada uma solução de scanner Kodak devido à sua reconhecida confiabilidade e capacidade de integração, além de sua operação sem falhas com a File Stream.
Compacto, mas de alta performance e ergonômico, o scanner duplex Kodak i1320 é muito versátil para o departamento: pode processar 40 páginas coloridas 1 por minuto - de ambos os lados - e documentos de até 34 centímetros de comprimento.
Com uma resolução óptica de 600 dpi, o scanner i1320 vem com a tecnologia de geração de imagens Perfect Page Kodak: as imagens sempre são digitalizadas na melhor qualidade possível, em qualquer papel, o que é o ideal para a rapidez do ambiente hospitalar.
Gary Jones, gerente de marketing da File Stream do Reino Unido, declarou: "É um scanner pequeno, mas robusto. Quando você chega ao departamento de emergência, a recepcionista extrai todas as suas informações da PAS 2, imprime uma folha de rosto, adiciona páginas em branco para preenchimento da equipe médica e, em seguida, coloca tudo em uma pasta. Esta pasta sempre acompanhará o paciente, traçando seu percurso por todo o departamento: todos os arquivos são digitalizados no final e os papéis são destruídos."
A File Stream EDMS também melhorou a segurança e a integridade do registro de emergência. Os resultados dos testes de urina, sangue e coração são todos produzidos com folhas diferenciadas por cores, que o scanner Kodak digitaliza facilmente. Tudo agora é digitalizado e incorporado à pasta eletrônica, evitando, assim, qualquer possibilidade de extravio de documentos.
A equipe médica de acesso autorizado pode buscar informações facilmente, a partir de dados como data de nascimento, data de atendimento, clínico geral, sexo, número do departamento de emergência e assim por diante. O novo sistema permite que os médicos utilizem e-mail para enviar documentos uns aos outros se necessário, além de oferecer acesso instantâneo a informações sobre os pacientes. O Dr. Hughes explica: "Se estou em uma enfermaria, posso consultar notas sobre um paciente que chegou no dia anterior sem a necessidade de encontrar os registros físicos, ou mesmo de pedir as secretárias para encontrá-los ou copiá-los."
Além disso, economizamos uma grande quantidade de tempo que seria utilizado para gerenciar cartões de emergência e, com o espaço de armazenamento físico liberado, criamos uma nova ala especial para crianças.
1 60 páginas por minuto, em preto-e-branco e em tons de cinza
2 Sistema de administração de paciente