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Hospital de Urayasu da Universidade Juntendo - Poupando espaço pela digitalização de uma grande variedade de registros médicos impressos; a atualização permite um gerenciamento de dados mais rápido e mais preciso.

O Hospital de Urayasu da Universidade Juntendo foi inaugurado em 1984 como um hospital geral local a convite da cidade de Urayasu. O Hospital de Urayasu é um hospital universitário que se empenha em aplicar o lema da Universidade de Juntendo (“Saber que alguém existe por causa dos outros, mostrar consideração e atenção aos outros — esse é o verdadeiro significado de ‘virtude’, no fornecimento de atendimento médico. Em março de 2011, o hospital adquiriu um scanner de documentos Kodak i4200 com visualização para otimizar a digitalização de registros médicos, que estava buscando para poupar espaço de armazenamento. Falamos com Kuniko Satoh, chefe de seção do Departamento de Registros Médicos, e com Naeko Arai, um atendente do departamento responsável por aquisições, com Asako Kitahara, responsável em tempo integral pelo verdadeiro trabalho de registrar os dados de registros médicos impressos, e com Hosho Sasaki, presidente da Keiyo Electron Industry Inc. (matriz: Edogawa-ku, Tokyo; http://www.karteviewer.com), que implementou e vendeu o sistema.

Digitalizar registros impressos poupou espaço e possibilitou o armazenamento de longa duração.

O i4200 foi adquirido para digitalizar registros médicos impressos no Departamento de Registros Médicos, que gerencia todos os registros e filmes médicos de pacientes internados e de ambulatório do hospital. “Já havíamos digitalizado todos os registros impressos até 2003 em um scanner colorido Kodak DS3590C, que usamos de 2002 até 2010”, disse a Sra. Satoh. “Além do gerenciamento básico de registros de pacientes internados e de ambulatório, como é um hospital universitário, os médicos frequentemente precisam consultar registros médicos quando estão preparando documentos para conferências. Se quisermos manter tudo impresso, não teríamos espaço, mas, graças à digitalização, não precisamos de nenhum espaço a mais para registros de pacientes internados além do que temos desde 1984, quando o hospital foi inaugurado. Se não tivéssemos encontrado o DS3590C, sequer saberíamos o que é a digitalização. Por isso o DS3590C foi tão revolucionário. Quando o substituímos, já havíamos digitalizado um total de 95.090 registros.” A Sra. Satoh esteve envolvida tanto na aquisição do DS3590C como do novo i4200. O DS3590 teve um bom desempenho por 9 anos, mas como o período em que o serviço de manutenção estava chegando ao fim, o i4200 se tornou disponível e, como o próprio servidor do sistema já era antigo e tendia a falhas de conexão, o departamento decidiu levar em consideração a compra de um substituto.

Um sistema confiável que responde com flexibilidade aos problemas típicos associados a registros médicos e um sistema de suporte abrangente foram os fatores decisivos

Muitas empresas fazem scanners de documentos, mas, novamente, a Kodak foi a escolha do departamento. “Levamos em consideração scanners de três empresas dessa vez, mas como estávamos acostumados a inserir dados em um scanner da Kodak, o sentimento de familiaridade foi ressurgindo”, disse a Sra. Satoh. “O registro médico de um único paciente pode ser feito de folhas de papéis de diferentes tamanhos e espessuras, e algumas folhas podem ter outros pedaços de papel colados; somente o scanner da Kodak conseguiu copiar nessas condições. O fato de a Keiyo Electron ter se oferecido para converter os registros que digitalizamos com o DS3590C para o novo formato também foi um dos principais fatores.” Disse o Sr. Sasaki. “Recomendamos o Kodak i4200 porque pensamos que as pessoas que realmente estariam fazendo o trabalho achariam mais fácil usar a máquina cujas funções fossem mais semelhantes às da máquina que já usavam. Ele é praticamente à prova de obstruções de papel e achamos que o serviço de suporte também fosse um fator importante.” De fato, a seleção do i4200 foi parcialmente baseada na experiência do departamento com o serviço da Kodak, o qual nunca perturbou o perfeito funcionamento do hospital; a equipe de suporte sempre fez chamadas de retorno ou veio prontamente para corrigir quaisquer falhas; eles também responderam de forma adequada às propostas feitas pelo hospital.

Mais rápido e mais preciso, proporcionando maior capacidade de processamento
Leitor de código QR melhorar ainda mais a usabilidade

Registros médicos escritos à mão são coletados dos médicos e levados para o Departamento de Registros Médicos, no qual são armazenados em prateleiras. Os registros são então digitalizados em ordem cronológica, por ano, pela Sra. Kitahara, que os verifica frente a uma listra e os pré-processa antes de inserir os dados em lotes. Com a última máquina”, disse a Sra. Kitahara, “antes de digitalizar, era necessário definir o modo de operação manualmente, de acordo com a qualidade e o tamanho do papel, mas a nova máquina é muito mais rápida. Se o pré-processamento for feito corretamente, a velocidade de processamento quase dobra. Estou começando a me acostumar com a sua precisão e rapidez.”

“Com a máquina anterior, levava cerca de 1 ano para inserir o acervo de registros de 18 meses, mas, agora, podemos fazer o acervo de 2 anos no mesmo período”, disse a Sra. Satoh. A função de códigos QR que ele usa para o processamento automático também funciona bem. A luz do LED também indica que a imagem está perfeitamente nítida. A leitura de códigos QR é uma nova função introduzida em março deste ano. Ela permite que o ID do paciente e o número de vezes que ele foi admitido no hospital sejam registrados automaticamente, quando essas informações anteriormente precisavam ser inseridas manualmente todas as vezes. Juntamente com a substituição do scanner, o software foi substituído pelo software Kodak Capture Pro. Ele tem uma melhor usabilidade, fazendo com que ele encontre a página desejada mais rapidamente e, geralmente, a mais conveniente. “A tela do navegador também ficou mais fácil de usar. O registro visado e miniaturas são exibidos ao mesmo tempo, de modo que é fácil para os médicos verem que página eles precisam olhar, e o sistema pode ser operado de maneira intuitiva”, disse a Sra. Arai.

Um serviço diligente que não para na entrega e reparação tem construído um sólido relacionamento de confiança

“De fato, desde que mudamos para o novo scanner, a interface com o PC tem funcionado bem e nós praticamente não tivemos nenhum problema”, disse a Sra. Arai. “Se temos um problema com o, primeiro eu o discuto com a Sra. Kitahara e, depois, com o chefe de seção. Se não pudermos lidar com ele internamente, pedimos ao Sr. Sasaki na Keiyo Electron e à Kodak. Eles são realmente fáceis de encontrar.” Ao longo de todas as entrevistas, o que percebemos é a confiança que o Hospital de Urayasu deposita na Keiyo Electron e na Kodak. A Sra. Satoh disse: “Estamos muito satisfeitos com as funções e com o ambiente de suporte. Quando o novo sistema foi instalado, eu testei todas as funções, portanto, sei que elas são boas. Outro fator decisivo foi que, não somente a Kodak oferece uma resposta muito rápida, mas a Keiyo Electron também está perto, em Nishi-Kasai, de modo que eles podem nos responder prontamente.” Os representantes da Kodak da Keiyo Electron também mostraram dar suporte à perfeita operação do i4200. O Sr. Sasaki disse: “Quando estávamos desenvolvendo o sistema, focamos em como ele poderia ser usado. E pedimos que todos dessem ideias.”

As crescentes possibilidades oferecidas pela digitalização, e a crescente necessidade de digitalização de registros médicos e de outros documentos

da Sra. Satoh expressam uma visão significativa da qualidade confiável e do suporte abrangente: “Até o momento, o novo scanner atende a todas as nossas necessidades, não deixando nada a desejar. Nossa primeira prioridade é digitalizar tantos registros impressos quanto pudermos. Acreditamos que, mesmo que sejam introduzidos registros médicos digitais, registros impressos ainda serão gerados e usados paralelamente. Pode ser que, se digitalizarmos todos os registros passados e passarmos para um estágio em que possamos digitalizar registros quando o paciente receber alta, a maneira como usamos registros médicos digitalizados mudará. Quando esse momento chegar, poderemos consultar sobre um novo sistema.” As instituições médicas estão apenas começando a usar registros médicos digitais. Mas, como documentos impressos (como cartas de encaminhamento, cartas de encaminhamento médico e documentos relacionados a seguros de saúde) são sempre gerados, a necessidade de digitalização aparentemente permanece alta. A Sra. Satoh disse: “No Hospital Shizuoka, que é outro hospital da Universidade Juntendo, eles mantêm todos os registros dos pacientes internados e de ambulatório em papel, de modo que recomendamos o i4200.” Em relação à postura da empresa para o futuro, o Sr. Sasaki disse: “O serviço não para quando o sistema é entregue. Nossa política é refletir boas ideias diretamente no software, e torná-lo fácil de ser usado.” No Hospital de Urayasu da Universidade Juntendo, os registros médicos digitalizados não somente resolverão o problema de espaço de armazenamento, como também contribuirão para a perfeita operação do hospital. E o sólido suporte fornecido pelo agente de produção e de vendas continuará a promover cada vez mais o desenvolvimento.