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O Shands Jacksonville Medical Center encontra a melhor solução para gerenciamento de contratos
Debbie Monseratt, administradora de contratos do Shands Jacksonville Medical Center, Inc. compara sua nova solução de hardware/software de gerenciamento de contratos com o equipamento certo para construir uma casa. “Não dá para fazer um trabalho bem feito sem as melhores ferramentas, embora a gente tenha feito isso durante anos com um sistema baseado em papéis. É muito melhor quando se usa as ferramentas certas”, diz Debbie. “Antes, era muito demorado e difícil dar conta.”
“Agora, a combinação dos scanners KODAK i30 com o software PaperTracer da HAMi (Health Asset Management, Inc.) nos permite realizar o trabalho com muito mais eficiência, economizando tempo e dinheiro”.
Gerenciando milhares de contratos
O departamento de Debbie no Shands, que é afiliado à Universidade da Flórida, gerencia uma grande variedade de contratos. Tudo, desde acordos de leasing a contratos de compra e venda, referente a serviços que variam de equipamentos de diagnóstico de ponta para o hospital a acordos de compra de software. “Temos um sistema praticamente exclusivo aqui no Shands”, observa. “São 150 gerentes responsáveis usando o sistema no momento. Os gerentes lidam com diversos fornecedores e enviam a papelada — incluindo contratos, acordos etc. — para o nosso departamento. Em seguida, roteamos esses documentos para os departamentos jurídico, financeiro e outros, para revisão e aprovação.”
Antes, Debbie roteava tudo em papel, geralmente por fax ou correio. Um e-mail com um documento do Microsoft Word anexado eventualmente era incluído no processo. Porém, até mesmo o e-mail não oferecia um meio para superar os maiores problemas de produtividade do roteamento. “As pessoas sempre tinham versões diferentes para rever”, conta. “Às vezes, vinha alguma alteração por parte de nossos advogados, que estão em Gainesville. Mas o departamento financeiro ainda tinha uma versão anterior do documento. Era muito difícil manter todo mundo sincronizado. Para dizer a verdade, era muito demorado. Reconciliar todas as alterações e obter a aprovação final poderia levar dias.”
SITUAÇÃO
Um grande centro médico acha o roteamento de papéis de contratos e acordos empresariais ineficientes, frustrantes e demorados. O roteamento via e-mail melhora um pouco o processo, mas ainda assim há problemas. | OBJETIVO
Criar um roteamento eletrônico e um sistema de aprovação para contratos e acordos. Eliminar problemas de versões diferentes sendo consultadas por diversos participantes. Agilizar e simplificar o processo para maior produtividade. Encontrar ou montar um sistema que faça o centro médico funcionar do modo desejado, em vez de ser forçado a se adaptar aos requisitos de software. | SOLUÇÃO
Scanners KODAK i30 com o software HAMi PaperTracer. | COMENTÁRIOS
“Eliminamos uma enorme quantidade de papel, a ineficiência e a perda de tempo. Estou muito satisfeita com a solução combinada… em nosso processo de gerenciamento de contratos.”
~ Debbie Monseratt, Administração de contratos, Shands Medical Center |
Descobrindo uma solução melhor
O departamento de administração de contratos começou a pesquisar uma solução eletrônica mais produtiva e simplificada em outubro de 2003. Eles compraram o software PaperTracer e dois scanners KODAK i30 em julho de 2004, após uma extensa pesquisa e processo de avaliação. O novo sistema entrou em operação em janeiro de 2005. “Quase todos os softwares considerados exigiam que nos adaptássemos ao modo como eles funcionavam”, lembra Debbie. “Descobrimos que, para criar um novo banco de dados, ou alterar significativamente os modelos, tínhamos que entrar em contato com a empresa e esperar que eles escrevessem as alterações que precisávamos. Com a HAMi e o PaperTracer , eles se adaptaram ao nosso modo de fazer negócios. Em uma breve sessão de treinamento, a HAMi me mostrou como criar os departamentos e eu mesma projetei os modelos. Como os modelos são dinâmicos, posso criar um novo banco de dados ou alterar os existentes em minutos. Em vez de fazer com que nós nos adaptássemos ao software, eles nos deixaram criar uma variedade de opções para obtermos a flexibilidade que precisávamos.”
À frente do sistema, há dois scanners KODAK i30, recomendados por Michael Tarpley, CEO de desenvolvimento de software da HAMi. A HAMi trabalha com a Kodak como um fornecedor independente de software. “Michael sugeriu os scanners Kodak e ficamos encantados com eles”, conta Debbie. “Também temos um scanner antigo de alta produção de outro fabricante que é muito, muito grande. Os scanners Kodak cabem perfeitamente em nossas mesas e funcionam diretamente com o software PaperTracer e nossos PCs. Eles são compactos, altamente confiáveis e mais rápidos do que precisamos.”
Preparados para melhorar nosso jeito de fazer negócios
Hoje, Debbie acha que a diferença entre os papéis de antigamente e o novo sistema é incrível. “Alguém me entrega um contrato, eu o coloco no scanner Kodak e devolvo ao portador num instante”, conta. “Não preciso mais correr para fazer uma cópia ou passar um fax, tudo é feito eletronicamente na minha mesa. Todos os gerentes reconheceram que o novo sistema é mais eficiente — ter os contratos imediatamente disponíveis no sistema da HAMi — e que o retorno do processo de revisão e aprovação é muito mais rápido. Agora, em vez de enviar manualmente os contratos para revisão, o software PaperTracer o roteia eletronicamente para todas as partes interessadas com uma notificação por e-mail e um link para o arquivo.” No próprio programa, há um módulo de comentários e revisão projetado pela Shands, no qual os "revisores" estão sempre informados. Agora, todos estão sincronizados!
Debbie criou vários bancos de dados diferentes para os diversos departamentos da Shands. “Cada área coleta dados diferentes, e a melhor parte do software PaperTracer é que ele pode ser facilmente personalizado”, observa. “Ele também nos permite restringir ou permitir o acesso aos bancos de dados. Podemos estabelecer facilmente os níveis de segurança e proteger alguns bancos de dados.”
O departamento de Debbie simplificou seu universo de informações por meio da criação de um banco de dados para arquivos fechados e do fornecimento de um banco de dados de referência com modelos e formulários de exemplo, um guia do usuário, artigos sobre negociação de contratos, listas de verificação com itens obrigatórios e outros materiais úteis de apoio.
“Uma das coisas que mais gosto é não ter que esperar pelo departamento de TI ou por um fornecedor”, diz Debbie. “Eu sou a administradora e fazemos toda a programação aqui. Mostrei à nossa gerente de TI como era fácil configurar um banco de dados e, em pouco tempo, ela já estava usando o software para armazenar os contratos de TI. Essa autonomia é muito importante e alivia a carga de trabalho do pessoal de TI, além de oferecer uma produtividade muito maior.”
“Quando combinamos os scanners Kodak com o software PaperTracer, eliminamos uma enorme quantidade de papel, a ineficiência e a perda de tempo. Estou muito satisfeita com a solução combinada dos produtos HAMi e Kodak em nosso processo de gerenciamento de contratos. Jamais voltaria a trabalhar do jeito antigo.”
Debbie espera que toda a pesquisa por ela realizada até chegar a essa solução ajude outras pessoas em funções similares na área de administração e gerenciamento de contratos. “Gostaria que alguém tivesse feito isso antes para que eu pudesse me beneficiar com essas descobertas. Mas, mesmo assim, acho que foi uma experiência maravilhosa. Tenho a satisfação de recomendar os scanners KODAK i30 e o software PaperTracer, mencionando sempre que eles transformaram minha vida e meu modo de trabalho com vantagens surpreendentemente positivas”.