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Empresa de gerenciamento de documentos convence escritórios de advocacia a usar soluções de geração de imagens de documentos

A Hartford, empresa de Connecticut, está trazendo um pouco mais de regra e ordem para a forma como os escritórios de advocacia gerenciam os seus documentos. A TMG Document Solutions, especializada em cópias, serviços de geração de imagens digitais e encadernação para empresas jurídicas, de seguro, corporativas e médicas, está utilizando tecnologia avançada para ajudar seus clientes de escritórios de advocacia a aliviar suas cargas de trabalho, enquanto, ao mesmo tempo, aumenta a sua própria produtividade em 30%.

Um ano atrás, os funcionários da TMG gastavam cerca de 75% de seu tempo na duplicação de documentos legais. Com cada novo projeto, eles tinham que etiquetar, fotocopiar ou digitalizar caixas de documentos que pesavam 7 kg e que continham de 2.500 a 3.000 páginas cada uma. Quando um projeto era concluído, eles carregavam caixas de documentos duplicados, junto com as caixas originais, em caminhões alugados e as devolviam para os clientes.

"A maioria de nossos clientes é escritórios de advocacia, e nós fazíamos fotocópias de um conjunto de depoimentos e documentos para todos os advogados que trabalhavam em um caso", disse Ron Peterson, vice-presidente da TMG. "Se um novo escritório se juntava ao caso, nós tínhamos que copiar as informações para os advogados desse escritório também."

Na época, não havia maneira de separar as informações pertinentes das informações irrelevantes em um documento. Porque as copiadoras do escritório e os scanners de mesa digitalizadora modular nem sempre capturavam informações escritas levemente ou em lápis; o trabalho era intenso. Um funcionário precisava ajustar o contraste de cada documento para ter certeza de que as informações importantes ficariam visíveis. "O contraste é especialmente importante quando se trata de fotografias usadas em casos de acidente", disse Peterson. "Os advogados e os jurados precisam ser capazes de ver claramente as lesões e os danos aos veículos, e uma imagem de segunda ou terceira geração pode ser difícil de decifrar."

A manutenção do equipamento de escritório também ajudou no tempo que era necessário para a conclusão de um projeto. As grandes copiadoras da TMB, continuamente em uso, precisavam de reparos freqüentes. Os projetos ficavam esperando até as copiadoras e os scanners de mesa digitalizadora modular da empresa voltarem a funcionar adequadamente.

Ponderando a evidência
Nos últimos anos, o uso de documentos eletrônicos por advogados está aumentando dentro ou fora do tribunal. Em novembro de 2006, houve um forte pressão para que a TMG comprasse um equipamento de digitalização de baixa manutenção para converter grandes volumes de documentos em arquivos digitais. Após um processo de licitação, a empresa selecionou dois scanners de produção compactos e de baixo volume. Peterson percebeu imediatamente como os Scanners KODAK Trūper 3600 gerenciavam tão bem os papéis. Os operadores de scanner da TMG agora podiam digitalizar lotes de documentos de diferentes espessuras e tamanhos, sem parar no meio do processo para digitalizar individualmente documentos com dimensões incomuns.

Cada Scanner Truper 3600 tinha um Alimentador Automático de Documentos que permitia a qualquer pessoa que utilizava-o a colocar até 200 páginas na bandeja de alimentação de uma só vez. O scanner depois alimentava as páginas uma de cada vez. Os scanners suportavam grandes volumes de digitalização com confiabilidade, durabilidade e eficiência, graças em parte a um ciclo diário de 10 mil páginas e velocidades de digitalização de até 62 páginas por minuto.

A Detecção ultra-sônica de múltipla alimentação, um recurso interno dos scanners Trūper 3600, detectava intervalos mínimos entre documentos alimentados sem intenção ao mesmo tempo. Isso ajudou a garantir que todos os documentos alimentados pelos funcionários da TMG fossem digitalizados. Ignorar alimentação múltipla, uma configuração avançada exclusiva destes scanners, impedia que os scanners identificassem incorretamente documentos "irregulares", como notas adesivas, etiquetas e fotografias anexadas a páginas e a envelopes, como alimentações múltiplas.

Como resultado, os funcionários da TMG podiam alimentar fotos que acompanham provas com facilidade.

Os scanners Trūper 3600 também dispõem de contraste automático, ajustando automaticamente as variações entre o texto claro e escuro, poupando os operadores de terem que fazer isso.

Pesquisa em favor dos escritórios de advocacia
Além dos scanners Trūper 3600, a TMG empregou o software LAW de engenharia de captura de imagens e o software de reconhecimento óptico de caracteres para oferecer aos seus clientes de escritórios de advocacia a capacidade de transformar o seu material digitalizado em documentos eletrônicos totalmente pesquisáveis.

Os advogados podiam agora indexar e organizar imagens de documentos necessárias e remover as informações desnecessárias de um caso. Isso poupou aos funcionários de escritórios de advocacia o tempo e a dificuldade de lidar com caixas de documentos em papel para encontrar o que precisavam. Os documentos eletrônicos também tornaram o compartilhamento de arquivos e acesso a documentos simultâneo mais fáceis. Com um laptop no tribunal, um advogado podia acessar documentos eletrônicos e imagens de documentos por e-mail e, em seguida, usar essas informações como provas.

Além disso, o armazenamento de documentos eletrônicos em CD requeria menos espaço do que manter cópias físicas de documentos, reduzindo a necessidade dos escritórios de advocacia de alugar espaço para esse armazenamento.

Este é o veredicto!
Em alguns meses, a TMG percebeu uma economia significativa em papel, toner de copiadora, manutenção, mão-de-obra e custos de entrega como resultado de seus novos scanners. “Os scanners Trūper precisam de pouca manutenção," disse Peterson. "Nós raramente temos que substituir os rolos de alimentação." Os rolos dos scanners Trūper 3600 geralmente duram 300.000 digitalizações antes de precisarem ser substituídos e as lâmpadas Xenon foram projetada para durar toda a vida útil do scanner

Desde a implementação do sistema de geração de imagens de documentos, a TMG geralmente devolve as caixas de documentos originais dos clientes junto com CDs que contêm imagens em PDF dos originais. A empresa economizou de US$ 30.000 a US$ 40.000 só no custo de locação de caminhões, o que equivale a 15% dos custos da empresa. Os serviços de geração de imagens da TMG aumentou de 15 a 20% desde a instalação dos novos scanners; e agora ela passa 55% de seu tempo em projetos de digitalização e planeja continuar a contar com as soluções de geração de imagens de documentos eficientes para atender às necessidades de seus clientes. Peterson diz que não há dúvida de que a empresa vai integrar mais scanners em suas operações, se a demanda por serviços de digitalização continuar a crescer. Para a TMG, é um caso aberto e encerrado!

A divisão de scanner da Böwe Bell + Howell foi comprada pela Eastman Kodak Company em setembro de 2009. Os scanners da série Trūper são agora comercializados sob a marca Kodak.