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Memphis and Shelby County Health Department löst Qualitäts- und Speicherungsprobleme und bereitet elektronischer Datenverwaltung den Weg

Wenn Sie im Rahmen einer Vorladung vor Gericht die Kopie einer Patientenakte vorlegen müssen, haben Sie nicht viel Zeit – Sie müssen schnell über das Dokument verfügen. Stellen Sie sich daher das ängstliche Gefühl vor, Sie müssten das Dokument erst noch in einem Mikrofilmsystem suchen, d. h. die Rolle einsetzen, das Lesegerät von Hand drehen usw. Stellen Sie sich dann vor, wie Sie sich fühlen würden, wenn Sie feststellten, dass der Ausdruck nicht lesbar ist. Das ist nicht sehr produktiv.

Stellen Sie sich im Gegensatz dazu vor, wie sicher Sie sich fühlen würden, wenn Sie Ihr Laufwerk C: durchsuchen würden, um das Dokument schnell abzurufen und eine klare, gut leserliche Kopie davon auszudrucken.

Ansammlung von Patientenakten

Das Memphis and Shelby County Health Department betreut etwa 200.000 Patienten jedes Jahr in 14 Kliniken im gesamten Shelby County sowie im städtischen Großraumgebiet. Dem Gesetz nach ist jede Klinik verpflichtet, die Patientenakten zwei Jahre lang aufzubewahren und bei gerichtlicher Anordnung oder Vorladung Kopien der Akten innerhalb eines bestimmten Zeitraums vorzulegen. Die Dateien werden alle zwei Jahre bereinigt und für eine bestimmte Dauer an einen externen Ort gesendet. Die genaue Aufbewahrungsdauer hängt vom Alter des Patienten und seiner medizinischen Behandlung ab.

Bis 2006 hat das Health Department Patientenakten auf Mikrofilmrollen vor Ort gespeichert. Sicherungskopien wurden extern aufbewahrt. Dann brach das Mikrofilmsystem zusammen, und beim Health Department liefen unzählige Patientenakten auf, die langfristig archiviert werden mussten. Das Health Department bewahrte die Papierdokumente zunächst in Kartons auf, was jedoch viel Platz beanspruchte. Außerdem erwies sich die Suche nach Akten als sehr zeitaufwändig.

Effizienteres Aufbewahren und Abrufen von Patientenakten

Statt ein neues Mikrofilmsystem zu kaufen, „suchten wir nach Scannern, die unsere aktuellen Archivierungsanforderungen erfüllen konnten und es uns darüber hinaus ermöglichten, künftig auf eine elektronische Datenverwaltung umzusteigen“, erklärt Dr. Judy Martin, Chief of Nursing, Memphis and Shelby County Department of Health.

Anfang 2007 trafen sich Martin, Shawn McClure, IT-Manager beim Health Department, und Christine Murrell, Office-Manager im Office of Nursing, mit Document Imaging-Integrator Brad Moritz von Imaging Solutions and Services, Inc. (ISSI) in Memphis. Das Team ermittelte die Dokumentenarchivierungs- und Scananforderungen des Health Department und prüfte, wie dieses in mehreren Phasen und im Rahmen des verfügbaren Budgets vorangebracht werden konnte. ISSI lud Vertreter des Health Department in ihr Mid-America Operations Center ein (ein von Kodak autorisiertes Document Conversion Center), in dem die Vertreter verschiedene Scanner von Kodak im Einsatz sehen konnten.

„Unsere Entscheidung für den Kodak i780 Scanner basierte auf dessen Kapazität“, erklärt McClure. „Der KODAK i780 Scanner ist in der Lage, die große Menge an Patientenakten schnell und effizient zu verarbeiten.“

Hochwertige Bilder reduzieren den Zeitaufwand

Das Health Department nahm den neuen KODAK i780 Scanner im Juni 2008 in Betrieb. „Seitdem ist die Qualität der archivierten Bilder um Längen besser als früher, und zwar unabhängig von der Qualität der Originale“, so Murrell.

Sie fügt hinzu: „Früher war das ein echtes Problem: Ich erhielt eine gerichtliche Aufforderung oder Vorladung zur Vorlage einer Patientenakte und musste sie vom Mikrofilm ausdrucken. Manchmal war der Ausdruck aber unleserlich.“

Dies passiert häufig, insbesondere wenn das Originaldokument auf farbigem Papier gedruckt wurde. Mit dem Kodak i780 Scanner macht sich Murrell keine Sorgen mehr wegen der Bildqualität.

„Es ist eine enorme Verbesserung“, erklärt sie. „Wir haben kein Problem mehr mit unleserlichen Dokumenten und ich muss keine Zeit mehr für die Aufarbeitung von Ausdrucken aufwenden.“

Martin fügt hinzu: „Wir konnten unsere Produktivität um 100 bis 150 % steigern, seit wir den Kodak i780 Scanner nutzen. Er reduziert unseren Arbeitsaufwand um die Hälfte. Bei jedem Schritt in diesem Prozess gewinnen wir Zeit: wir scannen schneller, wir können die Genauigkeit sofort überprüfen, die Bilder sind von besserer Qualität – so gibt es weniger Fehler und daher auch weniger Nacharbeit.“

Platzeinsparungen, positive Redundanz und Effizienz sind wichtige Vorteile

Das Health Department verwendet den KODAK i780 Scanner derzeit nur zur Archivierung. Dabei spart der Scanner im Vergleich zur Aufbewahrung von Papierdokumenten in Kartons oder zum Filmen und Verwalten von Mikrofilmrollen viel Platz und Zeit. „Sie können sich nicht vorstellen, wie viele Kartons wir auf einen Datenträger speichern können“, freut sich Murrell.

Ein weiterer zentraler Vorteil der Archivierungslösung mit dem KODAK i780 Scanner ist der Schutz vor einem Katastrophenfall. „Früher bewahrten wir zwei gleiche Mikrofilmrollen auf, eine im Archiv des Health Department und eine an einem anderen Ort mehrere hundert Kilometer von hier entfernt. Das sind aber nur zwei Kopien.

„Jetzt, mit dem KODAK i780 Scanner, können wir mehrere Kopien anlegen: eine DVD direkt hier in unserem Archiv, eine Sicherungskopie auf dem Server in der IT-Abteilung, DVD-Kopien an einem Ort nur einige Kilometer entfernt von hier sowie eine Kopie in einem Langzeitarchiv an einem mehrere hundert Kilometer entfernten Ort“, erklärt McClure. „Die Aufbewahrung vieler Kopien an verschiedenen Orten hat den Vorteil, dass wir uns nicht mehr darum sorgen müssen, was im Falle einer Katastrophe mit den Daten passiert.“

Sicherungskopien vor Ort erleichtern zudem das Abrufen von Daten. „Die Informationen sind zugänglich und leicht zu vervielfältigen. Wir müssen keine Dokumente mehr anfordern und per Post an uns schicken lassen. Wir können nun vor Ort hochwertige Bilder erzeugen“, erläutert McClure.

Gerüstet für das 21. Jahrhundert

Zurzeit verwendet das Memphis and Shelby County Health Department den KODAK i780 Scanner zum Scannen von Dokumentenstapeln und die KODAK Capture Pro Software für die Ausgabe der Daten in das Archivlaufwerk des Department. In absehbarer Zeit sollen die Daten in eine auf einem Server befindliche Datenbank migriert werden, so dass sie für mehrere autorisierte Benutzer gleichzeitig verfügbar sind.

McClure betont: „Der KODAK i780 Scanner ist der erste wichtige Schritt hin zur elektronischen Datenverwaltung. Dieser Scanner bildet eine gute Ausgangsbasis für den nächsten Schritt. Und wenn unsere Anforderungen wachsen, müssen wir den Scanner nicht austauschen, denn die Erweiterungsmöglichkeiten des KODAK i780 Scanner waren ein wesentliches Kaufargument für uns.“

Martin ergänzt: „Deswegen haben wir uns für den KODAK i780 Scanner entschieden: Er erfüllt nicht nur unsere aktuellen Anforderungen an eine effiziente Archivierung und hohe Bildqualität, er wird auch in der Lage sein, unseren prognostizierten Anstieg an Volumen zu handhaben. Außerdem lässt er sich in das von uns geplante vollintegrierte elektronische Datenverwaltungsssystem einbinden.“