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Mit dem Umstieg von papierbasierten auf auf elektronische Patientenakten optimieren die Krankenhäuser St Helens und Knowsley die Patientenversorgung

LÖSUNGSÜBERSICHT Implementierung eines elektronischen Scan-on-Demand-Systems für Patientenakten, das eine 100%ige Verfügbarkeit bei jedem Untersuchungstermin gewährleistet und in der Lage ist, jährlich über 250.000 Patientenbesuche zu handhaben. KODAK i660 und i780 Scanner mit der Software C-Cube von OITUK für die Erfassung von über 600.000 Notizdateien zu Patientenbesuchen in 5 Jahren.

ANMERKUNGEN "Nachdem wir in die Funktionen der Kodak Scanner eingewiesen worden waren, erwiesen sich die Geräte als äußerst zuverlässig und schnell. Sie ließen sich mühelos bedienen und lieferten eine hervorragende Bildqualität." ~ Neil Darvill, Director of Informatics, NHS Trust

Der "St Helens and Knowsley Teaching Hospitals NHS Trust" richtete mit der Software C-Cube von OITUK und den KODAK Scannermodellen i660 und i780 Scannern ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem (EDMS) ein, durch das die Verteilung der Patientenakten an die verschiedenen ambulanten Einrichtungen in Merseyside grundlegend geändert wurde.

Patientenakten immer zu Hand

Dank des neuen Systems kann der Trust seinen 250.000 ambulanten Patienten, die sich jährlich in den verschiedenen Einrichtungen untersuchen lassen, gewährleisten, dass die Patientenakten jederzeit zur Verfügung stehen, und einen besseren Service für Patienten und Klinikmitarbeiter vor Ort bieten. Neben den signifikanten klinischen Vorteilen, die das System bietet, geht der Trust davon aus, dass es sich durch Einsparungen bei Personalbedarf und Lagerraum sowie durch mehr Produktivität innerhalb von drei Jahren finanziell selbst trägt.

Die Schwachstelle von papierbasierten Patientenakten lag darin, dass durch den großen logistischen Aufwand, der täglich für das Hin- und Hertransportieren von bis zu 1.200 Patientenakten betrieben werden musste, nicht sichergestellt werden konnte, dass die Klinikmitarbeiter die medizinischen Dokumente für den anstehenden Untersuchungstermin tatsächlich zur Hand hatten. Mit dem Umstieg von papierbasierten auf auf elektronische Patientenakten optimieren die Krankenhäuser St Helens und Knowsley die Patientenversorgung. Die Wahl fiel auf das EDMS C-Cube von OITUK. Neil Darvill, Director of Informatics des Trusts, erklärt: "Der Umstieg auf ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem (EDMS) war die einzige Möglichkeit, die wachsende Papierflut einzudämmen und zu verringern."

Bedarfsgesteuertes Scannen

Auf Empfehlung von OITUK wurden drei leistungsstarke Produktionsscanner von Kodak installiert, der i1789 und zwei Modelle der i660 Scanner-Serie, die die zahlreichen medizinischen Papierdokumente in hochwertige elektronische Bilder konvertieren. Jedes Gerät ist in der Lage, täglich große Scanvolumen zu verarbeiten¹. Selbst mit dem Ansatz des bedarfsgesteuerten Scannens – es werden also nur die Patientenakten gescannt, die für den Patientenbesuch benötigt werden – geht der Trust davon aus, dass in den folgenden 5 Jahren mehr als 671.800 Dateien² gescannt werden und somit Geräte mit hoher Kapazitätsleistung erforderlich sind.

Darvill ergänzt: "Nachdem wir in die Funktionen der Kodak Scanner eingewiesen worden waren, erwiesen sich die Geräte als äußerst zuverlässig und schnell. Sie ließen sich mühelos bedienen und lieferten eine hervorragende Bildqualität, was äußerst wichtig ist, da wir Unmengen unterschiedlichster Dokumente scannen müssen. Diese reichen von A4- und A5-Dokumenten über Fotos und EKG³-Aufzeichungen mit einer Länge von 121,9 cm und einer Breite von 7,62 cm bis hin zu dickem Karton sowie rotem Papier mit schwarzem Druck, was einige Scannermodelle nicht problemlos erkennen können."

Was die finanzielle Seite betrifft, schätzt das Projektteam, dass mit einer Scan-on-Demand-Lösung innerhalb von 5 Jahren 3,2 Millionen Pfund eingespart werden können. Demgegenüber steht eine anfängliche Investition von rund 1,2 Millionen Pfund für die IT-Einrichtung und zusätzliches Personal.

Vorteile für den Patienten und organisatorische Vorteile

Der Patient profitiert von zahlreichen Vorteilen. Das medizinische Fachpersonal kann sich jetzt wesentlich besser um die Patienten kümmern, da es immer die benötigten Dokumente vor sich liegen hat und somit dem Patienten die medizinischen Befunde besser erklären und verständlicher machen kann.

Darvill erklärt abschließend: "Ich würde jedem empfehlen, der im Gesundheitswesen tätig ist und eine Notfalleinrichtung verwaltet, mit Hilfe einer Scan-on-Demand-Lösung auf eine elektronische Patientenaktenbibliothek umzusteigen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Betriebskosten zu sparen und mehr Produktivität zu erzielen sowie die Qualität der klinischen Arbeit zu verbessern und alle Probleme zu beseitigen, die ein papierbasiertes System verursachen kann.

Starke Partnerschaft

David Whitton, Vertriebsleiter von Kodak Document Imaging, Großbritannien, erläutert: "Im Gegensatz zur allgemeinen Auffassung und zu häufigen Medienberichten beweist dieses Projekt eindrucksvoll, dass IT-Implementierungen im öffentlichen Sektor, speziell im Gesundheitswesen, durchaus erfolgreich sein können. Der Trust hatte mit OITUK einen renommierten Partner an seiner Seite, der für das Projekt die geeigneten Ressourcen zur Verfügung stellte. Das medizinische Personal vor Ort wurde von Beginn an in das Projekt involviert, um die spezifischen Anforderungen berücksichtigen zu können und den Erfolg des Projekts zu gewährleisten."

¹ Das empfohlene Tagesvolumen für die Kodak Scanner i660 und i780 liegt bei 120.000 bzw. 130.000 Seiten

² Diese Zahl setzt sich aus Patientenakten (546.182), Notfallaufnahmenkarten (54.620) und Dokumente mit ergänzenden Daten für die Patientenakte (71.004) zusammen

³ Elektrokardiogramm