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Ein Kodak i1220 Plus Scanner wurde verwendet, um papiergestützte Patientenakten zu digitalisieren. Dies führte zu einer bedeutenden Reduktion der Arbeitslast von Verwaltungsmitarbeitern, da sie jetzt von Systemterminals aus auf die Akten zugreifen können.
Ein Allgemeinkrankenhaus, das zuverlässige medizinische Dienste zum Wohl der Gemeinschaft bietet.
Das von der Federation of National Public Service Personnel Mutual Aid Associations verwaltete Yokohama Sakae Kyosai Hospital ist das einzige „Akutphasen-Allgemeinkrankenhaus“ im Bezirk Sakae von Yokohama, und sein Einzugsbereich umfasst den nördlichen Teil von Kamakura City (den Stadtteil Ofuna), die Bezirke Totsuka und Konan sowie einen Teil des Bezirks Kanazawa. Es wurde von der Stadt Yokohama als „Krankenhaus für lokale medizinische Dienste“ designiert, mit der Zielsetzung, die lokale medizinische Versorgung durch Zusammenarbeit und Koordination mit benachbarten Krankenhäusern und Kliniken zu erweitern und zu verbessern. Das Yokohama Sakae Kyosai Hospital wurde im Jahr 1939 gegründet. Nach dem Ende des 2. Weltkriegs wurde die Verwaltung des Krankenhauses von der Federation of National Public Service Personnel Mutual Aid Associations übernommen, die in dieser Rolle seit über 70 Jahren einen wichtigen Beitrag zur Gesundheitsversorgung der lokalen Gemeinschaft leistet. Heute ist das Krankenhaus ein Vorreiter für fortschrittliche Diagnose- und Behandlungsmethoden, der sich zum Ziel gesetzt hat, Patienten die bestmögliche und sicherste medizinische Versorgung bereitzustellen.
Die Entscheidung, die Digitalisierung papiergestützter Patientenakten zu untersuchen, wurde durch Pläne für die Konstruktion eines neuen Krankenhaustrakts veranlasst
Das Yokohama Sakae Kyosai Hospital begann seine Untersuchungen zum Digitalisieren von papiergestützten Patientenakten im Jahr 2010. Der Anstoß dafür waren Pläne zur Konstruktion eines neuen Trakts, der in 5 Jahren fertiggestellt sein wird. Bisher wurden die Akten von Patienten bei ihrer Entlassung von der Abteilung für Informationsverwaltung der medizinischen Untersuchungsabteilung verarbeitet, welche sie schließlich zusammen mit allen dazugehörigen Dokumenten in einem dedizierten Archiv ablegte. Die Abteilung muss die Akten für durchschnittlich 30-40 stationäre Patienten pro Tag verarbeiten, d. h. von über 8.000 Patienten pro Jahr, und das Archiv enthält zu einem gegebenen Zeitpunkt jeweils die Aufzeichnungen aller stationären und ambulanten Patienten in den letzten 15 Jahren. Dies sind insgesamt mehr als 100.000 Akten. Wenn Ärzte in der Vergangenheit Patientenakten einsehen wollten, mussten sie eine entsprechende Anforderung an die Abteilung für Informationsverwaltung senden. Ein Mitarbeiter dieser Abteilung suchte die Akte dann aus dem Archiv heraus und bereitete sie zur Verwendung vor. Da das Archiv sich jedoch an dem Ort befand, an dem der neue Krankenhaustrakt gebaut werden sollte, beschloss die Krankenhausleitung, seine Methoden für Aufbewahrung und Abruf medizinischer Aufzeichnungen zu modernisieren.
Abteilungsleiter Tadashi Asami erklärt den Hintergrund zu dieser Entscheidung:
„In fünf Jahren, wenn das Archiv abgerissen wird, müssten wir ein externes Unternehmen damit betreuen, die Patientenakten der letzten 15 Jahre aufzubewahren. Wenn wir jedoch heute schon damit beginnen, unsere papiergestützten Aufzeichnungen zu digitalisieren, sollten uns zu diesem Zeitpunkt alle neuen und die am häufigsten abgerufenen Akten elektronisch zur Verfügung stehen. 
Uns wurde bewusst, dass dadurch verglichen mit dem Abruf von Akten bei einer externen Firma eine deutliche Kosteneinsparung erzielt werden könnte. Und wenn Ärzte Patientenakten darüber hinaus direkt über bestehende Systemterminals aufrufen könnten, würden die arbeitsintensiven Vorgänge bei der Suche, der Vorbereitung und dem Transport der Akten entfallen. Die Arbeitslast der Verwaltungsmitarbeiter würde dadurch deutlich reduziert. Da die im Archiv aufbewahrten Akten bereits gebunden sind, wäre es aufwändig und zeitraubend, diese zu digitalisieren. Wir haben daher entschieden, den Digitalisierungsprozess mit den neuesten Aufzeichnungen zu beginnen, und die Suche nach einem geeigneten Scannersystem eingeleitet.“
Auf Anfrage von Herrn Asami begann Kodak Händler Holon Inc. (Firmenzentrale: Kawasaki City, Kanagawa-Präfektur; http://www.hln.co.jp/) mit der Entwicklung eines Systems. Holon hat langjährige Erfahrung in der Entwicklung medizinischer und wissenschaftlicher Datenbanken. Dazu gehören Entwicklung und Verwaltung des Datenbanksuchdienstes Ichushi Web für medizinische Artikel (Japan Medical Abstracts Society), die japanische Onlineversion von Steadman’s Medical Dictionary (Medical View Co. Ltd.), Today’s Diagnosis and Treatment (Igaku-Shoin Ltd.) und CiNii, Japans größtes Artikel-Suchsystem (National Institute of Informatics). Aus diesem Grund wurde das Unternehmen als ein zuverlässiger Partner für das Krankenhaus angesehen.
Neue Systemzentren mit Kodak i1220 Plus Scanner
Das neue System des Krankenhauses verbindet Dokumentendigitalisierungs- mit Datenbanksuchfunktionen. Als Zentrum der Konfiguration wurde der Kodak i1220 Plus als Scanner ausgewählt. Der Sprecher für Holon erklärt die Gründe für diese Entscheidung: „Der Scanner von Kodak bietet die Funktionen und die Leistung, die für ein kommerzielles System dieser Art erforderlich sind. Er liefert hohe Qualität, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit beim Scannen, und die Benutzeroberfläche ist darüber hinaus sehr einfach zu verwenden. Das Gerät hat außerdem bei den Tests vor der Einführung sehr gut abgeschnitten.“
Der i1220 Plus ist ein Duplex-Farbscanner mit ADF (automatischem Dokumenteinzug), der sich für Hochgeschwindigkeits-Scans verschiedenster Arten von Dokumenten eignet. Er toleriert sogar an Unterlagen angeheftete Belegzettel, ohne Papierstaus zu verursachen. Darüber hinaus konnte die integrierte einzigartige Perfect Page-Bildverarbeitungstechnologie von Kodak beeindrucken, die in allen Situationen schärfste Bilder liefert. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass der gleichzeitig angeschaffte Kodak A3-Flachbettscanner nicht nur Dokumente im A3-Format scannen kann, sondern auch geheftete Dokumente, die für den automatischen Dokumenteinzug zu dick sind.
Die Dokumenten-Trennfunktionen der Kodak Capture Pro Software wurden ebenfalls hoch eingestuft. Diese lesen auf Formularen aufgedruckte Barcodes ein und speichern den Text entsprechend automatisch als getrennte Dateien. Das Krankenhaus druckt einen Barcode auf die Vorderseite der Patientenakte auf, der die Patientennummer und das Einweisungsdatum enthält, so dass alle Seiten in einer Datei gespeichert werden können. Dies bedeutet, dass selbst wenn mehrere Akten auf einmal in den automatischen Dokumenteinzug gelegt und eingescannt werden, diese dennoch getrennt und einzeln gespeichert werden können. Dies macht den Digitalisierungsprozess wesentlich effizienter. Der Dateiname und der Barcode werden „wie erfasst“ dargestellt, was den Abruf von Daten vereinfacht. Das System kann außerdem sehr einfach von einem Terminal aus bedient werden. Durch Klicken auf eine Schaltfläche auf dem Terminalbildschirm können Benutzer sofort den Einweisungsverlauf eines Patienten prüfen und direkt die erforderlichen Unterlagen aufrufen. Wenn neue Notizen hinzugefügt werden, wird der Datensatz durch erneutes Scannen aktualisiert, so dass er immer auf dem neuesten Stand ist. Das neue System wurde im Januar 2011 in Betrieb genommen. Herr Asami fasst die Vorteile der neuen Lösung zusammen: „In den sechs Monaten seit der Inbetriebnahme haben wir die Akten von mehr als 4.000 stationären Patienten digitalisiert. Die Anzahl der Abrufanforderungen für papiergestützte Akten ist seit dem letzten Jahr um mehr als 10 % gesunken. Besonders unsere jüngeren Ärzte machen starken Gebrauch von dem System. Es ist darüber hinaus sehr effektiv bei Fallbesprechungen und ähnlichen Gruppensitzungen, bei denen die medizinischen Unterlagen über einen Projektor schnell und einfach für mehrere Personen verfügbar gemacht werden können.“
Fallbesprechungen bringen Ärzte, Krankenpfleger und andere klinische Mitarbeiter zusammen, um auf der Grundlage der medizinischen Unterlagen und anderer Dokumente die Behandlung eines Patienten zu diskutieren. Digitalisierte Patientenakten können über einen Projektor im Großformat angezeigt werden, so dass mehrere Personen gleichzeitig darauf Bezug nehmen können.
Web Summary View System mit Blick auf zukünftige Entwicklungen
Herr Asami hat dem neuen System den Namen „Web Summary View System“ (WSS) verliehen. Wenn der neue Trakt in fünf Jahren fertig gestellt ist, werden alle papiergestützten Aufzeichnungen verarbeitet sein, so dass die Originale nicht mehr abgerufen werden müssen. Gleichzeitig hat das Krankenhaus begonnen, die Möglichkeit eines zukünftigen vollständig elektronischen Aufzeichnungssystems zu untersuchen. Man möchte vielleicht meinen, dass ein solches System Patientenakten in Papierform und damit das WSS überflüssig machen würde, aber laut Herrn Asami ist dies nicht der Fall:
„Selbst wenn papiergestützte Patientenakten völlig eliminiert werden, wird es dennoch weiterhin Pathologieberichte, Überweisungsbriefe, Einwilligungserklärungen und andere wichtige Dokumente geben, die in Papierform generiert werden. Wir sind der Ansicht, dass WSS äußerst effektiv beim Digitalisieren solcher Dokumente sein wird, die außerhalb des vollelektronischen Systems fallen.“
Das Yokohama Sakae Kyosai Hospital hat bei der Antizipation zukünftiger Probleme beachtliche Weitsicht demonstriert, wie die Integration mit dem elektronischen Aktensystem zeigt. Es kann sein, dass diese Weitsicht auch einer der Gründe dafür ist, warum die lokale Bevölkerung so großes Vertrauen in dieses Krankenhaus hat.
