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Das in Buffalo, NY, ansässige Unternehmen Gibraltar Industries ist ein führender Hersteller, Verarbeiter und Händler für Metalle und sonstige Erzeugnisse für die Baustoff- und Fahrzeugbranche sowie für andere Industriezweige. Bis vor kurzem hatten sie auch viel mit Papier zu tun. Zu viel Papier - vor allem in der Buchhaltung und der Finanzabteilung. Seit 1993 hat Gibraltar 22 Firmen aufgekauft, so dass sie heute über 73 Standorte in 26 US-Bundestaaten, Mexiko und Kanada verfügen. Beim Zukauf von Air Vent im Jahr 2003 haben sie festgestellt, dass dieses Unternehmen eine innovative automatische Dateimanagementlösung namens Cabinet NG Software einsetzte, die zur Freude der Angestellten und Kunden das Ablegen von Papierdokumenten unnötig machte. Rob Barton, Corporate Financial Systems Manager bei Gibraltar, gefiel diese Idee und er holte weitere Informationen ein.

Produktion
"Air Vent setzte Cabinet NG Software bereits seit fast drei Jahren ein, als wir die Firma übernahmen", erinnert sich Barton. "Wir führten eine sorgfältige Prüfung durch und erkannten, dass diese Lösung dem Unternehmen ermöglichte, alle Daten elektronisch zu speichern und schnell auf alle Dokumente zuzugreifen." Schnell gelangten Barton und das Managementteam zu der Ansicht, dass eine Kombination aus der Cabinet NG Software und dem KODAK i40 Scanner die ideale Antwort auf die erdrückende Papiermenge wäre, die in der Buchhaltung und der Finanzabteilung von Gibraltar anfiel.

Die in Athens, AL, ansässige Cabinet NG sagt über sich selbst, dass sie über die "einzige automatisierte Ablagelösung in der Dokumentenmanagement-Branche verfügen, die bereits beim Eingeben der ersten Buchstaben mit der Ablage beginnt". Mit SAFE (Shared Access Filing Environment) können Unternehmen wie Gibraltar große Dokumentenmengen verwalten, den Workflow optimieren, Datenschutzrichtlinien umsetzen und die Effizienz erhöhen, ohne sich dabei einen Pfad zu einer Reihe Platz verschwendender Aktenschränke freigraben zu müssen.

Genau diese Menge an Aktenschränken war es, die Barton Sorgen bereitete. "Wenn wir die Akte eines bestimmten Herstellers benötigten, mussten wir danach in den Aktenschränken und Kartons suchen, was sehr viel Zeit in Anspruch nehmen konnte", erläutert er. "Jetzt wird alles elektronisch gespeichert. Es wird kein Papier mehr benötigt. Das hat sich sofort ausgezahlt. Früher produzierten wir jeden Monat einen meterhohen Stapel aus ausgedruckten Buchhaltungsdaten, die jetzt nicht mehr benötigt werden." Heute werden alle Auszüge, Anlageberichte und andere Buchhaltungsdokumente gespeichert, gesichert und elektronisch zugänglich gemacht (was viel schneller und effizienter ist).

Schritt 1: KODAK i40 Scanner
Das am Anfang des Prozesses stehende produktive Scannen ist sehr wichtig, weshalb sich Barton auf eine Empfehlung des Vertriebsexperten von Cabinet NG verließ. "Er schlug den KODAK i40 Scanner vor und nachdem ich gesehen hatte, wozu das Gerät in der Lage ist, schien es mir das ideale Frontend für unsere Anforderungen zu sein", sagt er. "Wir sind mit dem Durchsatz und den automatischen Funktionen wie der Schräglagenkorrektur und der Randentfernung sehr zufrieden, da wir eine gleichmäßig hohe Bildqualität erzielen. Bei uns arbeiten Leute, die solch ein System noch niemals bedient hatten, aber mit ein bisschen Übung war es eigentlich kinderleicht." Barton hebt das zuverlässige Papierhandling als hervorstechende Eigenschaft hervor. "Wir füttern den automatischen Einzug mit einem Stapel Dokumente und lassen das Gerät einfach machen. Es muss keiner darauf aufpassen und es kommt nur sehr selten zu Fehleinzügen oder Papierstaus", schwärmt er. Bei Gibraltar werden vor allem Schwarzweiß-Scans von ein- und zweiseitigen Dokumenten erstellt. Barton schätzt, dass im Hauptsitz von Gibraltar monatlich 2.000 Dokumente gescannt werden, und dass andere Niederlassungen noch höhere Durchsätze haben. Mit einer nominalen Tageskapazität von 1.000 Seiten sind die KODAK i40 Scanner dieser Aufgabe mehr als gewachsen.

"Wir sind von dem KODAK i40 Scanner so sehr überzeugt, dass wir innerhalb eines Jahres in allen wichtigen Zweigstellen ein Gerät stehen haben möchten", so Barton. "Basierend auf den Erfahrungen hier am Hauptsitz des Unternehmens haben wir das Gerät als Standardscanner für alle unsere Niederlassungen ausgewählt."

Barton schwärmt von der einfachen Bedienung und der reibungslosen Zusammenarbeit beider Komponenten seiner Lösung. "Sowohl die Cabinet NG Software als auch der KODAK i40 Scanner sind intuitiv und einfach bedienbar. Wie bereits gesagt, war dies eine neue Erfahrung für einige unserer Mitarbeiter. Trotzdem brauchten sie nur ein wenig Schulung, um schnell die Vorteile des Systems zu erkennen und lieben zu lernen. Jeder, der das System benutzt, sagt, wie begeistert er davon ist. Ich würde sagen, die allgemeine Zufriedenheit ist sehr hoch."

Möglichkeiten des Systems vollständig nutzen
Innerhalb eines Jahres hofft Barton, die Kombination aus KODAK i40 Scanner und Cabinet NG Software an 20 wichtigen Standorten zu implementieren, und er möchte das Potenzial der Lösung weiter ausschöpfen. "Wir haben eine Initiative ins Leben gerufen, um ein COLD-Extrahierungstool zur Cabinet NG Software hinzuzufügen, mit dem Berichte von der Hauptplattform des Unternehmens ausgelagert werden sollen und das uns ermöglicht, die Seitennummerierung und Indizierung der Felder beizubehalten, Abfragen durchzuführen usw.", erklärt er. Auch für die zukünftige Einhaltung des Sarbanes-Oxley-Gesetzes bei Gibraltar sieht Barton erkennbare Vorteile. "Die Anforderungen sind sehr hoch und mit diesem System verfügen wir über die Fähigkeit, wichtige Papierdokumente und elektronische Unterlagen wie E-Mails, Formulare, Memos, Faxe, Berichte u. ä. zu erfassen. Dieses System bietet uns die Funktionen zur Berichterstellung und zum Informationsaustausch, die heutzutage gefordert werden."

"Wir bieten wirklich Spitzentechnologie für die Verarbeitung und Herstellung von Stahlprodukten", sagt Barton. "Mit der Kombination aus Cabinet NG Software und Kodak Scannern verzeichnen wir nun auch in der Finanzabteilung eine ähnliche Art von Dynamik und Innovationspotenzial, um dort Einsparungen zu erzielen. Wir haben die Effizienz gesteigert, die Sicherheit erhöht, Vorteile beim Datenzugriff erlangt und gleichzeitig die Kosten für Papier und Archivierung gesenkt. Das neue System ist in jeder Hinsicht eine Gewinn bringende Lösung."