Londres,20 diciembre 2011 - Kodak (NYSE:EK) ha anunciado hoy que el grupo minero con sede en Sudáfrica, Exxaro, ha adquirido scanners en red Scan Station 500 y el software Capture Pro Software Auto Import Edition para guiar la implementación de un sistema de administración de documentos electrónicos (EDMS) estratégico en su división de Namakwa Sands. El distribuidor de Kodak, CSX, con sede en Sandton (Sudáfrica) ha sido elegido como el principal socio para la implementación.
Gracias a Microsoft SharePoint 2010, la iniciativa creará un sistema de administración de documentos único y consolidado para facilitar el uso compartido de conocimientos, ofrecer un acceso fácil a la información en varios emplazamientos, promocionar las prácticas recomendadas y garantizar el cumplimiento legal en cuanto a acceso, seguridad y retención de documentos.
Exxaro es un grupo de diversos recursos naturales entre los que se incluyen el carbón, las arenas minerales, los metales base y el mineral de hierro, que opera en Sudáfrica, Australia, Namibia y China. La tercera operación de arenas minerales más grande del mundo, el negocio de Exxaro en Namakwa Sands, extrae rutilo e ilmenita y solía fabricar titanio y arrabio, así como circón, utilizado normalmente en el sector químico y de la cerámica.
Dirk Short, ingeniero de proyectos y de TI de Namakwa Sands, comenta: “Contamos con tres emplazamientos principales en la costa oeste de Sudáfrica1, separados por unos 320 km. Nuestros enlaces WAN son buenos, pero aún así, la colaboración en cuanto a documentos era limitada, la duplicación era algo común y no se habían establecido unos estándares en la empresa en lo que respecta al control y las convenciones de nomenclatura de documentos. El proyecto trata de reunir a todo el mundo y de crear un sistema para trabajar con todo el papeleo desde informes y manuales de ingeniería a los innumerables documentos financieros y de oficina”.
Esto es especialmente importante en Sudáfrica y el sector minero, donde la retención de documentos y las normas de cumplimiento son complicadas, y los documentos se deben conservar durante un extenso período: por ejemplo, 7 años para las facturas y los pedidos de compra, y 15 años para los registros médicos y de personal a partir de la fecha de salida del empleado. Se deben conservar los planos de la mina y los dibujos técnicos durante toda la vida de la mina.
El equipo del proyecto se puso en contacto con dos firmas de abogados, Base Inc. y Mostert Opperman, que les asesoraron sobre los períodos de retención para documentos específicos, de modo que se pudiesen programar de forma automática en Microsoft SharePoint.
Además, se entrevistó a los empleados de todos los emplazamientos para conocer de forma clara el uso de la información, los documentos creados y el flujo de papel en la empresa. De esta forma, se ha podido establecer una taxonomía de documentos para poder crear una estructura de índice de toda la empresa, con metadatos estandarizados y convenciones de nomenclatura, para ayudar con las búsquedas y recuperaciones posteriores.
Para que Microsoft SharePoint se poblara de forma eficiente, el equipo quería implementar scanners fáciles de utilizar y que requiriesen poca intervención por parte del usuario. Se eligieron los scanners en red Kodak Scan Station 500 porque que son resistentes y compactos, ofrecen una capacidad de administración centralizada (algo crucial por los tres emplazamientos) y disponen de una pantalla sensible al tacto fácil de utilizar que se puede definir para guiar las elecciones de los usuarios.
Short afirma: “Hemos definido reglas por tipo de documento y departamento de modo que el papeleo importante se convierta en una tarea sencilla gracias a Capture Pro Software Auto Import Edition. Así se minimiza la intervención del personal y se automatiza por completo el acceso a la información con SharePoint. El personal carga los documentos, toca los iconos en la pantalla, el documento se guarda de forma instantánea en la carpeta pertinente y los metadatos se generan en las columnas pertinentes de SharePoint. Capture Pro es una herramienta potente para administrar y organizar documentos en papel y datos relacionados en SharePoint, lo que facilita su búsqueda y procesamiento”.
El emplazamiento de Namakwa Sands aplica el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Capture Pro Software a los documentos para que se conviertan en PDF con capacidad de búsqueda. Además, determinados documentos financieros se importan automáticamente en su sistema de planificación de recursos empresariales Mincom Ellipse.
Los scanners Scan Station 500 se han implementado en varios departamentos, entre los que se incluyen RR. HH., ingeniería, cadena de suministro, entrenamiento e ISO/calidad, así como en minería, laboratorios, producción, finanzas, marketing y administración de riesgos.
Se han adquirido tres scanners de grupo de trabajo Kodak i1220 y tres departamentales i160, capaces de manejar papel A3, para la digitalización de historiales en alta velocidad; en Namakwa Sands además se utiliza un servicio de digitalización de terceros para llevar a cabo algunas tareas de digitalización.
Dado que la empresa comenzó la mina a cielo abierto y las operaciones mineras de superficie en 1994, el equipo del proyecto está digitalizando registros del personal para unos 3000 empleados, miles de órdenes de compra de historiales (y correspondencia asociada como ofertas) y 1200 manuales de ingeniería que contienen cada uno entre 100 y 200 páginas para el equipo pesado utilizado.
Teniendo en cuenta que se trata de una operación con varios emplazamientos y que funciona sin interrupción, históricamente siempre ha habido el riesgo de que se perdiesen páginas si los ingenieros llevaban los manuales hasta el emplazamiento para arreglar una pieza del equipo. Gracias al nuevo sistema EDMS, es posible buscar la sección adecuada en pantalla, encontrar respuestas rápidamente e imprimir la página pertinente.
SharePoint se ejecuta en servidores HP resistentes basados en el centro de datos de Namakwa Sands en Saldanah, y puesto que todo el personal tiene acceso al sistema a través de la Web, se ha implementado una solución de Riverbed para optimizar el tráfico WAN y mejorar la red y, por tanto, el rendimiento de la aplicación.
Las ventajas del nuevo sistema EDMS se han materializado rápidamente. El acceso a la información es mucho más rápido, la productividad del personal ha mejorado, se han respetado las normas de cumplimiento y se ha agilizado el uso compartido de conocimientos dentro de la empresa. Short afirma: “También se ha mejorado la seguridad de la información. Por ejemplo, no se tienen que transportar los archivos de personal entre los emplazamientos como antes. Los administradores autorizados solo tienen que escribir el número de ID del empleado y el acceso es instantáneo”.
En lo que respecta a la relación con el distribuidor, CSX, Short concluye: “Nuestra experiencia con ellos ha sido brillante. CSX ha ayudado con cualquier problema que hemos tenido y su servicio de posventa ha sido magnífico”.
David Stephens, director de ventas de Kodak en Sudáfrica, explica: “Nuestros scanners Scan Station 500 son perfectos para empresas que desean implementar una solución empresarial de digitalización. Además, en combinación con la inteligencia del software Capture Pro Software Auto Import Edition, son la solución ideal para varios emplazamientos para los trabajadores del conocimiento que necesitan todas las comodidades que proporciona la administración centralizada y el control de documentos y la captura de datos. En colaboración con Microsoft SharePoint 2010, ayudamos a las empresas a aprovechar datos significativos de documentos en papel para mejorar la colaboración, la productividad y el cumplimiento”.
Acerca de Kodak
Kodak Document Imaging permite a los clientes capturar y usar información valiosa procedente de documentos electrónicos y en papel. Nuestras soluciones de Document Imaging incluyen software de captura y scanners de reconocido prestigio, además de un servicio y un soporte líderes en el sector. Desde las pequeñas oficinas hasta las operaciones globales, Kodak tiene la solución adecuada para proporcionar a su negocio la información que necesita.
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