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LaPorte 缓刑部门可以通过采用柯达 i1320 Plus 型扫描仪的内容管理系统来节省时间、金钱和“步骤”

四位缓刑官。一位兼职秘书和两位全职秘书。可以在任意时刻监督约 800 人。2000 年到 2008 年间共缓刑 47,792 人。每人平均一个文件 82 页。总共 3,918,944 页记录。

这些文件就是 LaPorte 首席缓刑官 Steve Eyrick 在最高法院处理陈述的案卷。显然，他的工作职责不仅仅限于处理文件。他负责监督触犯轻罪和 D 级重罪的客户，他和他的下属对这些人开展工作，帮助他们重新开始生活。（Eyrick 最近工作特别突出，得到认可，获得了 2009 年“奥古斯都奖”，这一奖项由缓刑官咨询委员会每年颁发给印第安纳缓刑官一次，奖励那些成就和个人贡献非常杰出，达到美国“缓刑制度之父”约翰奥古斯都的精神和理念要求的缓刑官。）

因此，不难明白，为什么在转为使用电子内容管理系统之前，Eyrick 及其下属的记录填满了 80 个保险箱。“在老监察局地下室我们有个小房间，放满了箱子，因为根据法律，我们需要将记录保留七年。搜索文件花费了我们大量时间，整个过程效率不高”，Eyrick 说。“说实话，我的办公室在三楼，所以我必须下三层楼到警察局，再下一层到禁闭室，然后又原路返回到办公室。复印需要的文件...，来回往返多次。这样会导致效率低下，身体非常疲劳，从而有可能处理不好案子。整个过程实在是太繁琐了！”

在 LaPorte 缓刑部门与 Bolt 文档管理签订合约并实施Laserfiche 文档管理系统后，缓刑过程中所需的所有跑腿工作都结束了。

将数据转换为宝贵的信息

在这条流水线的前端，无纸化系统是四台柯达 i1320 Plus 型扫描仪，用来采集大量的文档：法庭文件、警察和逮捕报告、信件、改造和计划文档、社区服务记录以及其他文档。“柯达 i1320 Plus 型扫描仪速度很快，我们可以将所有老旧文档都扫描到，我们要将 2010 年变为“无纸”年，”Eyrick 说。“图像的质量非常棒。我们对每一页和每一个字都进行了 OCR；现在，我们可以利用这些信息来提取关键数据以查看模式，建立关联和进行其他极有价值的分析。”操作扫描仪的两位部门秘书，对 i1320 Plus 型扫描仪处理由两部分组成的 NCR 表单时毫无卡纸或重张进纸的表现赞赏有加。（之前短期使用过的一个低级成像系统使用了另一家制造商的扫描仪，NCR 表单经常在这些扫描仪中卡住。）

引入这套系统后，操作员在柯达扫描仪上很快就提高了文档处理速度。过去，缓刑部门使用其他扫描仪和光盘存储系统（已经废弃）。但是，内容管理概念本质上是相同的，柯达 i1320 Plus 型扫描仪的用户友好界面和快速学习步骤让实施过程变的快捷而又轻松。

节省时间、金钱和存储空间。

2009 年，由于他们采用了使用柯达扫描仪和 Laserfiche 文档管理系统的文档管理系统，缓刑办公室获得了相当大的好处。首先，由于现在雇员可以马上从高度有序的 Laserfiche 内容库找到缓刑记录，工作效率大幅提高。“我觉得立时可取是一项关键的好处”，Eyrick 说，“两个人可以同时查看相同的信息，再也不必找出谁拿着文件和追踪文件了。我们还解放出人员来使他们有时间做更多有建设性的工作，没有人再需要长途跋涉地在地下室和办公室间来回跑了。”

在空间和开销上的节约也很显著，旧文档扫描归档使该部门可以销毁成千份旧文档，为法庭书记员腾出空间，现在那个房间又有序又整洁，让书记员很是感激。此外，还加强了文档保护，使所有相关人员的隐私得到保障，简化了与有权知情的相关方的文档共享，以及更加快速地收集案件所需的所有数据。

集成是一个无缝的过程，因为 Bolt 文档管理使用 Laserfiche BOLT Bridge 软件集成了缓刑部门的案件管理系统。现在，缓刑官在查看数据库中的案件信息的同时，可以快速访问客户案卷。缓刑部门还使用 BOLT Bridge 软件为不同的扫描任务设置了不同的配置文件，使命名、索引编排和查找文档更为高效。

效率高，体验愉快

“我们对这套系统的满意度极高，”Eyrick 赞赏道。“柯达扫描仪和 Laserfiche 文档管理系统以及 BOLT Bridge 软件之间的协作基本上是完美的。生产效率的提高，以及空间和金钱的节省，都让人印象深刻，非常有价值。”

最后，Eyrick 讲了一件几天前与柯达维护和支持人员的愉快经历。“我们另外订购了一台 i1320 Plus 型扫描仪，扫描仪到了后，我们插上电源，但是扫描仪就是不工作。我打电话给柯达维护和支持，他们说会另外发一台过来。第二天下午，一台新的 i1320 Plus 型扫描仪已经放在我的办公室了。”