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孟菲斯和谢尔比郡卫生部解决了紧急的质量和存储问题并为以后的电子记录管理做好了准备
当您收到法院传票要求复制一份医疗记录以供法庭使用时，您不能将时间浪费在回应上 — 特别是因为依照法律规定，您必须在很短的时间内出示该文档。试想如果您需要在微缩系统中搜索该文档，则要插入胶卷、手工转动阅读器，那么您焦躁的心情可想而知。此外，整个文档都以图片的形式存在，打印出来后会发现其模糊不清。一天的工作效率很低。
与之相反，如果您能快速搜索 C: 盘从中检索出所需文档并在数秒钟内打印出一份清晰、高质量的副本，您会感觉非常自信。
积压的旧医疗记录
孟菲斯和谢尔比郡卫生部遍布谢尔比郡及其城市服务区的 14 家诊所每年可接待近 200,000 名患者。根据法律规定，每家诊所都必须将医疗记录保留两年，并且能够按法庭要求或传票要求在规定时间内提供相应记录。这些文件每两年清理一次，清理时会被发送至异地存储设施保存指定的一段时期。该时期的具体长度取决于患者的年龄和提供的医疗服务。
2006 年之前，该卫生部一直将其医疗记录就地存储在微缩胶卷中，在异地设施中备份其副本。之后其微缩胶卷系统出现故障。该卫生部积压了大量的旧医疗记录等待永久存档。与此同时，他们还将硬拷贝存放在箱子中，但这种方法不仅占据了大量的存储空间，而且还需要浪费大量的时间才能检索到记录。
提高医疗记录的存储和检索效率
孟菲斯和谢尔比郡卫生部没有购买其他微缩胶卷系统，而是如其护理科主管朱迪·马丁博士所说：“我们对扫描仪进行了调查研究，希望它能够满足我们当前的存档需求并且便于我们将来向电子记录管理系统转换”。
2007 年初，马丁、卫生部信息技术经理肖恩·麦克卢尔和护理室经理克莉丝汀·默雷尔在孟菲斯与 Imaging Solutions and Services, Inc. (ISSI) 的文档成像集成商勃雷德·莫里茨进行会面。该小组确定了该郡的存档和文档扫描需求，研究了如何在预算内采用一种多阶段方法推动该郡的管理水平。之后，ISSI 在其中美洲运营中心（柯达授权的文档转换中心）接待了来自该郡的考察小组，该小组在此能够了解正在使用的多种柯达扫描仪。
麦克卢尔说：“我们购买 Kodak i780 扫描仪的决定是根据工作量的需求做出的。KODAK i780 扫描仪能够快速有效地存储和复制大量的医疗记录。”
情景
当 2006 年微缩胶卷系统停止发挥作用时，孟菲斯和谢尔比郡卫生部失去了一种永久保存医疗记录的可靠方法。 | 目标
购买一台扫描仪，使卫生部能够有效地保存和复制过去和将来大量的医疗记录。提高复制件质量。为转移到电子记录管理 (ERM) 系统做好准备。 | 解决方案
KODAK i780 扫描仪，KODAK 采集专业软件。 | 意见
“我们的工作效率提高了 100 到 150%。”
~ 孟菲斯和谢尔比郡卫生部护理科主管朱迪·马丁博士 |
高质量影像消除了时间浪费问题
该卫生部从 2008 年 6 月开始使用其新引进的 KODAK i780 扫描仪。默雷尔说：“从那时起，不管存档影像的原始质量如何，其清晰度比以前提高了很多。”
她还补充道：“在以前，这是一个很大的问题：当我收到法庭要求或传票要求提供一份医疗记录并且需要从微缩胶卷中将其打印出来时，在读取该记录的过程中有时会遇到一些麻烦！”
这种情况经常发生，尤其是当原始文档采用彩色纸张打印时。现在有了 Kodak i780 扫描仪，默雷尔再也不用担心影像质量的问题了。
她说：“这是一个重大进步，文档字迹模糊的问题已消除，我不用再浪费时间重新处理和抄写打印出的文档了。”
马丁补充道：“自从采用了 Kodak i780 扫描仪后，我们的工作效率提高了 100 到 150%。还将我们的工作量减少了一半。此外，我们在该过程的每个阶段都能节省时间：我们的扫描速度加快；我们能够及时检查文档的准确性；影像的质量也大幅提高，出现的错误较少，所以重复性工作就相应减少。”
节省空间、更高的可靠性以及高效率是该扫描仪的关键优势。
该卫生部当前仅将 KODAK i780 扫描仪用于存档。在此应用中，使用扫描仪与将硬拷贝存入箱中或手动拍摄和管理微缩胶卷相比，既节省空间又节省时间。“你简直不敢相信在一个光盘上会存储多少箱文档！”默雷尔惊叹道。
KODAK i780 扫描仪所特有的存档解决方案的另一项重要优势是其灾难防护功能。“以前，我们都是存储两个微缩胶卷 — 一个存储在卫生部档案馆，另一个存储在数百英里外的异地设施中。就只有这两份。
现在采用了 KODAK i780 扫描仪之后，我们可以拥有多份副本：我们的档案馆中有一份 DVD，在 IT 部门服务器中有备份，在十英里之外的当地设施中有 DVD 副本，以及数百英里外的设施中有永久性存储，”麦克卢这样说。“在多个地方存放数据似乎多余但却非常重要，这意味着我们无需再担心在遇到突发性灾难事件时会对数据产生影响。
在本地保存备份也能提高数据的检索效率。这些信息既可以访问，也易于复制。我们无需再索要文档并让他人将文档邮寄给我们。我们自己这里就能复制出高质量的影像，”麦克卢尔补充说。
面向 21 世纪
孟菲斯和谢尔比郡卫生部目前采用 KODAK i780 扫描仪扫描成批的文档，采用 KODAK 采集专业软件将数据输出至卫生部的文档存档驱动器中。在不久的将来，他们会将这些数据转移至一个数据库中，然后再将该数据库放到服务器上，这样多个授权用户就能同时对其进行访问。
麦克卢尔重申：“我们的 KODAK i780 扫描仪是向电子记录管理迈出的非常关键的第一步。该扫描仪的引入为我们下一步确立了很好的立足点。此外，随着我们业务增长我们也无需更换此扫描仪 — KODAK i780 扫描仪的升级功能是我们看重的一大卖点。”
马丁补充道：“这就是我们为何首选 KODAK i780 扫描仪的原因：它能够满足我们当前对有效存档和高影像质量的需求 — 此外还能满足我们预期的数量增长和全面实施集成电子记录管理系统计划的需求。”