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Shands Jacksonville 医疗中心为合同管理找到最适合的工具

Debbie Monseratt 是 Shands Jacksonville Medical Center, Inc.的合同管理员，她把用于合同管理的新硬件/软件解决方案比作拥有建造房屋的正确设备。你无法在没有最好的工具下适当地工作，尽管多年来我们是利用基于纸张的系统来工作当你使用正确的工具时，真的好多了！”Monseratt 女士说道。“以前，所耗费的时间真令人难以置信并且难以应付。”

“现在，通过将柯达 i30 型扫描仪与 Health Asset Management, Inc. (HAMi) 提供的 PaperTracer 软件配合使用，使我们能够获得高得多的工作效率，同时还节省了时间和金钱。”

处理数千份合同
Shands 的 Monseratt 的部门附属于佛罗里达大学，处理种类繁多的合同。包括所有从租约到销售和采购合同，以及从医院的高科技诊断设备到软件购买协议的服务范围。“我们在 Shands 具有相当独特的系统。”她表示。“当时共有 150 位负责的经理使用该系统。这些经理与不同的供应商交易，然后向我们的部门递交相关的文书，包括合同、协议和其他。之后，我们会将这些文件传送到我们的法律、财务，和其他审核和认证部门。”

在过去，Monseratt 女士以纸张形式传送一切，通常是通过传真或传统邮件。最终混合附加 Microsoft 文字档的电子邮件。但是，即使是电子邮件也没有提供一种方式克服文件传输产生的大问题。“因为人们经常需要处理不同的版本。”她说。“我们的律师可能会作出一个更改，而他位于 Gainesville。但是财务人员可能正查看以前的版本。因为版本的不同，很难确保每个人打开着同样页面内容，这样十分耗费时间。使所有更改一致并获得最终许可可能会继续不断拖延。”

发现更佳的解决方案
合同管理部门于 2003 年 10 月开始搜寻更为流畅、生产力更高的电子解决方案。在详尽的调查和审核流程之后，他们于 2004 年 7 月购买了 PaperTracer 软件和两台柯达 i30 型扫描仪。新系统在 2005 年 1 月投入使用。“我们所查看的软件产品中，几乎都要求我们适应它们已设计好的工作方式。” Monseratt 女士回想。“我们了解到如果要创建新数据库或明显改变模板，我们将必须联系该公司并给与他们时间编写我们所需的更改。拥有 HAMi 和 PaperTracer ，它们能适应我们进行业务的所需方式。经过简单的培训，HAMi 教我如何创建部门和我自己设计的模板。因为模板是动态的，我可以创建新的数据库或在几分钟内更改现有的。这个系统提供了我们需要的各种灵活性和多样性。”

该系统的前端是两台柯达 i30 型扫描仪，这是 HAMi 软件开发执行总裁 Michael Tarpley 推荐的。HAMi 是 柯达 的独立软件供应商。“Michael 推荐柯达扫描仪，而我们对这款产品十分满意。” Monseratt 说。“我们也有一台其他制造商的旧式高产量扫描仪，它非常巨大。柯达扫描仪就放置在桌面上，直接与我们的 PaperTracer 软件和个人计算机配合工作。这些扫描仪体型小巧，看起来耐用可靠，而且速度超出我们的使用要求。”

授予创建经营生意的更佳方式
今天，Monseratt 女士表示在“过去”的纸张和新系统之间的差异是显著的。“某人将拿着一份合同走进来，我将把它放在柯达扫描仪中然后立刻把它交还给他们。”她说。“不再需要跑向复印室或传真，一切都可在我的桌面以电子方式完成。很多经理都非常欣赏这提高的效率，可随时获得在 HAMi 系统中的合同，并且审核和许可过程的时间也更快。现在，无需手动寄出合同以便审核，PaperTracer 软件会将电子邮件通知以及文件链接以电子方式传送给所有相关的各方。”在程序内具有由 Shands 所设计的评论和审核模块，相关审核总是可在其中找到。现在，每一个人都可打开同一页面了！

Monseratt 女士在 Shands 内为若干部门建立了许多不同的数据库。“每个地区可搜集不同的数据，PaperTracer 软件的好处是它可以如此简易地自定义”她表示。“它也允许我们限制和允许访问我们的数据库。我们可以轻易地建立安全保护级别和关闭一些数据库。”

她的部门甚至简化了他们的信息世界，即通过为保密文件创建数据库并提供参考数据库，其中包括例子模板和表格、用户手册、合同谈判文件、强制项目的核对表、以及其他有用的背景材料。

“我最喜欢的一件事就是不需等侯我们的 IT 部门或供应商。” Monseratt 女士说。“我是管理员并且我们可在这里进行所有的编程。我向我们的 IT 经理实际示范如何轻松地设立一个数据库，而她使用它在短时间内储存了 IT 合同。具有此自主性可完全地赋予权利，并且它减除了我们 IT 人员的负担，允许我们达成更高的生产力。”

“通过将柯达扫描仪与 PaperTracer 软件配合使用，我们消除了纸张使用量大、效率低和浪费时间之类的现象。我对于在我们的合同管理程序中的 HAMi 和 柯达 产品联合解决方案感到非常高兴。”我再也不愿意回到过去的处理方式。”

Monseratt 女士希望她在获得这个解决方案之所做的所有调查，能对于其他从事于合同管理和管理等类似工作的人有所帮助。“我多希望有人能在我之前进行这一切，这样我就能够得益于他们的知识，我知道这是一个完美的答案。我非常乐意推荐柯达 i30 型扫描仪和 PaperTracer 软件，它们带来了生活和工作上的改变，您将体验到绝对的好处。”