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Budar Agency 改善了文档访问，淘汰了“过多的”文件柜

Steve Budar 发现在夏威夷虽然从不可能拥有很多不错的天气，但却在这个“大岛屿”上拥有太多的纸张和太多的文件柜。Budar Group 是 一家位于 Kailua Kona 的可在全州从事保险的机构，Budar 是其所有者，他的数据库纸张越积越多。Budar 回忆道：“曾经，我们拥有两排四抽屉的文件柜，后来还在房间外摆放了更多。”“之后我们使用了能提供更多存档空间的双倍容量设施，但最后也把他们全部塞满。”

Budar 意识到是时候采用电子文档管理系统了。

七年时间累积的数千文档
每个保险办事处平均每年处理大约 20,000 份文档。从申请、政策条款和续约通知到索赔文档和声明页面，不一而足。并且根据州政府法令这些记录必须保存七年。其它提供的附件保险文档必须存档数年以应对责任索赔。这些堆积的大量文档自然很快就将填满文件柜。Budar 办事处拥有愈 5,000 名商业和个人客户，比一般机构制作和接收到更多的文档。

Budar 决定采用电子文档管理后，即开始寻找符合所有州政策的电子文档管理可选设备。其中之一便是 DocSTAR 系统，它被宣传为“人们希望使用的电子存档系统”。它以性能和使用方便性令 Budar 刮目相看，他决定采用 DocSTAR 系统并于 2006 年 6 月开始实施。

立即上手开始扫描
Budar 办事处的六位雇员在接受了 DocSTAR 提供的一小时电话培训后就开始扫描工作了。Budar 说：“学习过程非常短。”“进展很顺利，现在我们由一人负责大部份扫描工作，不过另外两人也了解该系统。”该机构现在有一人专职负责将现在的文档扫描到系统里，并处理之前保存的文件。目标是在二月份之间将所有旧文件扫描到系统里。

办事处雇员对他们的电子系统反应热烈。Budar 评说：“我们熟悉计算机，这里很自动化。”“因此这非常适合我们现在的工作。每个人都对基于纸张的系统、文件柜、混乱文档和所有此类麻烦感到厌烦。”

DocSTAR 解决方案的前端就是一台柯达 i40 扫描仪。Budar 说：“我们发现它非常好用。开始时我打趣说它看起来不够大，将无法胜任工作。”“但它却是功能强大，完全胜任工作。”

“我们一次连续使用数小时，几乎没有碰到任何故障。我们每天大约能处理一千到两千张纸。”

令人印象深刻的优势清单
在被问到电子文档进入 Budar Group 所带来的变化，Budar 列举了一个长长的好处清单 —

• 快速访问文档
• 文档可搜索
• 可以将要求的表格或文档通过电子邮件发给客户
• 两人或更多人可以同时访问一份文档
• 不再有错误摆放的文档或丢失文档
• 不用浪费时间寻找文件夹、寻找文档、复制文档和传真文档并再次存档
• 按下一个按钮就可以轻松地安全备份（DocSTAR 系统 的一项功能）
• 以前文件柜占用的空间现在被腾空备用
• 安全的文档完整性、备份和文件保护

Budar 说：“提起它，我就想到它有节约成本的优点。”“比如，扫描仪不同于复印机，它不消耗墨水和纸张，所以就可以相应节省成本。此外，我们使用的文件夹和标签减少了。再也不用将那些小标签插入到塑料夹并将他们贴到文件夹上，办事处所有员工都对此感到高兴。这个系统让我们更有效率并改善我们的客户服务。必须说明的是我们之前的客户服务已处于很高的水平 。”

Budar 最大的担心是硬盘是否足够大，以便能保存下大量文档。他指出：“这个问题通过升级就能轻易解决。”

“对我们而言，总体上这是很棒的 系统。柯达扫描仪是一款很棒的小型设备。 到目前为止我们还没有致电服务电话的需要。它日复一日地运行，能快速处理我们送入的文档，这点让我们印象深刻。”

迄今为止，另外三家在夏威夷的全州机构已经购买了同样的解决方案，使用了 DocSTAR 软件和柯达 i40 扫描仪。Budar 总结说：“口碑是最好的宣传。”“对于该解决方案我能说的全是优点以及它给机构带来的好处。”