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从平板到高产量扫描：Gore Mutual Insurance的文档管理演变
类似于所有保险公司，Gore Mutual的传统商务使用大量纸张。有许多合同、保单、申请表、多部分索赔表以及更多需要处理、参考和储存的寿险保单。在使用纸张文件归档和存取系统的十年后，公司在2001年逐步渐进、有秩序的转移到电子文档管理解决方案。首先是平板扫描仪，如今有两台柯达i620型扫描仪，以及随公司的需要而成长的模块化企业内容管理解决方案。
逐步渐进的演变至电子记录管理
在加拿大两个主要地点具有大约300位员工以及在全国超过300位独立经纪人代表和销售其保单产品，Gore Mutual Insurance必须能应付大量与商务相关的文档许多来源。总部设于剑桥，多伦多西南部50英里，它成立于1839年，Gore是加拿大最古老的产业和伤害保险公司，提供全系列的个人和商业保险产品。
Vicky Cole如今是文档服务组经理，他在首次实行电子图像时任职于文档服务区域。“我们通过在各部门逐一采用文档管理部门开始。”她回忆。“在个人系列区域中开始，我们启动与我们基于纸张程序平行的工作流程镜像。我们逐渐加入商业部门和卫星办公室，然后是索赔和应付账款部门。”这个程序花了大约五年时间并取代“文件信使”职员。
“我们在每层楼都有这些信使，在收发室里则有另外三个。”她说。“这些个别信使每天会在部门之间寻找和传送50至60个活跃文件。通常一个保险代理员可能会将文件放在桌上直到保单完成为止，所以我们通常不知道要在哪里找到文件。”
为了向经纪人、内部人员和客户提供卓越的客户服务，Gore与Microdea携手合作，Microdea是高级文档，工作流程和流程管理技术的供应商，总部设于多伦多的Richmond Hill郊区。Microdea的Synergize解决方案为Gore Mutual的利益共享者提供可改进客户服务、优化商务流程和降低操作成本的可调整方式。
情景
加拿大的最古老的产业和伤害保险公司具有大量的硬稿，需要寻找加速处理顾客、职员和经纪人来往信息流的方式。 | 目标
通过有秩序、按部就班的程序建造电子文件信息系统，它适用于所有利益共享者、加速工作流程、节省金钱以及提供安全和符合性。 | 解决方案
柯达i620型扫描仪与Microdea的Synergize Solution密切合作。 | 意见
“我们的商务在过去五年内扩充两倍，但收发室还不需要添加任何新职员来处理商务产量。我们的柯达扫描仪和文档管理系统值得赞扬。”
~ Gore Mutual Insurance文档服务组经理Vicky Cole。 |
柯达i620型扫描仪确保具生产效率的运行时间
Microdea建议Gore Mutual使用柯达i620型扫描仪，Cole表示他们的流程的前端采集部分的操作完全无可挑剔。“我们收到许多多部分文件如NCR表格和类似文件，柯达i620型扫描仪都可完美地处理它们。”她说。
“我们很少遇到卡纸以及重张进纸的问题。我们过去使用的一些其他扫描仪则会遇到半透明薄纸方面的问题。现在那些扫描都完美精确。生产效率对我们来说是至关重要的，而我们的柯达扫描仪几乎不存在停工的问题。”
经纪人经常拜访Gore的剑桥总部，并与Cole讨论文档管理系统，他们经常建议柯达扫描仪作为解决方案的的一部分。“我告诉他们，我们扫描的文件图像在对比度和易读性方面通常比原件更好。其颜色干净和清晰，和纸张不同的是，数字图像的文字密度不会随着时间流逝而变淡。”她说。Gore的扫描仪操作员很喜欢柯达i620型扫描仪，他们觉得界面很易于使用和直观式。
Gore Mutual通过外购安排扫描他们的遗产文件。在选择供应商时，Cole再次确保这数千份重要纪录将使用柯达扫描仪采集，以获得类似的杰出图像质量。
更快速、更安全和更便宜的业务方式
今天，通过Synergize Solution的不同模块，Gore Mutual的客户服务职员可迅速和有知识地应答经纪人和客户询问，这得感谢这个中央系统。“经纪人不再需要等两三天收取纸张复件。”Cole说。“客户服务和满意程度对我们而言永远是最重要的。”
索赔部门可同时处理多个文件，提高工作流程并确保其完整性。索赔查核员通过对客户数据的实时存取，可满足客户期待的速度和准确度。
系统也提供安全并让您无后顾之忧。“例如，如果我们其中一个经纪人地点发生火灾，我们可在90分钟内恢复他们的相关文件。”Cole说。
送到Gore的电子和用纸张记录通常会根据保单编号进行索引，然后以TIF文件、PDF或Microsoft Word文档保存。用于归档目的，也会存档JPEG图像和视频文件。Cole预计大约有30%的文件仍源于纸张形式，其余的在送达时为电子形式。
每份寿险保单的归档会储存在电子系统内。Gore的小组通过系统确保符合性、编排在系统中的文档目录、正确文件销毁、工作流程（文档进入公司后的文档进展跟踪）以及其他主要区域。也备有一个安全电子储存库以保护和备份所有文挡。
柯达扫描仪和其ECM系统为Gore提供许多节省方式。Cole表示，他们的办公室和经纪人的文档打印已大大减少，人们了解到他们可以轻松地进入系统寻找文档，不再需要硬拷贝。搜索文件的时间也显著地减少。并且也不再需要担心纸张文件放错位置或丢失。
“我们能更有效地使用原本用于储存文件的空间。”科尔说。“我们的商务在过去五年内扩充两倍，但收发室还不需要添加任何新职员来处理商务产量。我们的柯达扫描仪和文档管理系统值得赞扬。使用基于纸张的结构，我们将需要30个员工。今天，我们拥有13个员工并具有高生产效率的工作流程。“