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文档管理公司强烈建议律师事务所采用文档影像解决方案

康涅狄格州哈特福德的一家公司正在设法使律师事务所管理其文档的方式更有章法。TMG 文档解决方案旨在为律师事务所、保险公司、法人公司、法团和医疗公司提供复印、数字影像和装订服务，采用先进技术帮助其律师事务所客户减轻工作量，同时将工作效率提高 30%。

一年前，TMG 员工将他们 75% 的时间花费在复印法律文件上了。对于每个新项目，他们都必须为 15 磅重的、装满纸质文件的文件箱贴上标签、影印和扫描这些文件，每箱包含 2500 到 3000 页的文件。项目完成后，他们会将复印好的文件连同原来的箱子用租用的卡车交还给客户。

“我们的客户大部分是律师事务所，对参与某案件的每个律师，我们都要影印一组口供和文件，”TMG 副总裁 Ron Peterson 说，“如果有新的律师事务所加入案件，我们还得为那家律师事务所的律师复印信息。”

那时，无法将文档中的病患信息与其他不相关的信息区分开来。因为公司的复印机和平板扫描仪并不总能正确采集写得太浅或用铅笔写的信息，工作的劳动强度很大。员工必须调节每份文档的对比度，才能确保关键信息得到识别。“在交通事故案件中，对比度尤其重要，”Peterson 说，“律师和陪审团必须能够看清伤口和车辆的损坏情况，第二次或第三次生成的图像很难分辨。”

维护办公室设备也增加了完成项目所需的时间。TMG 的大型复印机由于持续使用，必须定期维修。如果公司的复印机和平板扫描仪不能正常工作，项目就得搁置。

权衡证据
近年来，律师在法庭内外越来越多地使用电子文档。2006 年 11 月，有一个案例使 TMG 感到有必要购买维护要求低的扫描设备，将大量文档转换成数字文件。完成规定程序后，公司选择了两台小型低容量生产用扫描仪。Peterson 很快便注意到柯达 Trūper 3600 扫描仪处理起纸张来有多棒。现在，TMG 的扫描仪操作员可以扫描不同厚度和尺寸的文档，无需中途停下来单独扫描非正常尺寸的文档。

每台 Trūper 3600 型扫描仪都配有自动文档进纸器，使用它可以在进纸托盘中一次放置最多 200 页纸。扫描仪随即会一次进一张纸。扫描仪能以如此可靠性、耐久性和高效率处理大量扫描，部分归功于每天 1 万页的任务处理周期和最多每分钟 62 页的吞吐速度。

“超声波重张进纸检测”功能内置于 Trūper 3600 型扫描仪中，可检测到无意间同时进纸的多个文档间的小缝隙。这有助于确保 TMG 员工送入的每份文档都得到扫描。“重张进纸忽略”是此类扫描仪独有的高级设置，可避免扫描仪错误地将“不规则”文档（如即时贴、标签和贴在页面和信封上的照片）识别为重张进纸。

因此，TMG 员工能够轻松输送证据上附带的照片。

Trūper 3600 型扫描仪独有的自动对比度功能，可自动调节明暗文本的变化，无需操作员手动干预。

有利律师事务所的发现
除了 Trūper 3600 型扫描仪外，TMG 还采用影像采集工程的 LAW 软件和光学字符识别软件，使其律师事务所客户能将扫描的材料转换为完全可搜索的电子文档。

现在，律师可以编制所需文件影像的索引并加以整理，并删除案件不需要的信息。这节约了律师事务所员工的时间，使他们无需费力地在文件箱中翻找需要的纸质文档。电子文档还使文件共享和同步访问变得容易。律师在法庭上可以使用笔记本电脑访问电子文档，用电子邮件发送文档中的影像，然后将这些信息作为呈堂证据。

此外，在 CD 上存储电子文档需要的空间也比保留实际的纸质文档副本所需的空间小得多，使律师事务所无需租赁仓库空间。

下结论的时候到了！
几个月内，TMG 就意识到使用新扫描仪后，纸张、复印机墨粉、维护、人工和交付成本显著下降。“Trūper 扫描仪基本不需要维护，”Peterson 说，“我们甚至很少更换进纸器滚筒。”Trūper 3600 型扫描仪的滚筒通常在 30 万次扫描后才需要更换；其氙气灯灯管的设计使用寿命长于扫描仪的使用寿命

自从部署文档影像系统以来，TMG 经常将客户的原始文件箱连同包含原件 PDF 影像的 CD 一起交付给客户。公司仅在租赁卡车一项上就节约了 3 - 4 万英镑，占公司成本的 15%。TMG 自从安装新的扫描仪以来，影像服务业务增加了 15-20%；他们现在将 55% 的时间用在扫描项目上，并计划继续依靠高效的文档影像解决方案来满足客户需求。Peterson 说，如果扫描服务的需求持续增加，公司无疑会购买更多扫描仪投入使用。对 TMG 来说，这显而易见！

2009 年 9 月，伊士曼柯达公司收购了 Böwe Bell + Howell 扫描仪部门。Trūper 系列扫描仪现在以柯达品牌营销。