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纽约布法罗的 Gibraltar Industries 是为建筑产品、车辆和其它工业市场提供金属及其它工程材料的领先制造商、加工业者和经销商。最近，他们也开始和纸张打交道。他们有太多纸张需要处理，尤其是在会计和财务部门。从 1993 年至今，Gibraltar 收购了 22 家公司，并在 26 州、墨西哥和加拿大设立了 73 间工厂。当他们在 2003 年收购 Air Vent 时，他们发现该家公司使用称为 Cabinet NG 软件的创新文件管理解决方案，不但消除了保存纸张记录的需要，也使员工及客户皆大欢喜。这引起了 Rob Barton，Gibraltar 的企业财务系统经理的注意，他决定进一步了解更多详情。
情景
钢铁产品的制造商、加工业者和经销商成长得非常迅速，他们藉由收购公司来壮大阵容，结果却被堆积如山的纸张所困扰。 | 目标
减少纸张成本和存储空间/费用。为 Gibraltar Industries 的财务及其它部门实行电子扫描、存储、保存和检索系统。 | 解决方案
Cabinet NG Software 用上了柯达 i40 型扫描仪。 | 注释
“我们太喜欢柯达 i40 型扫描仪了，因此在一年内，我们将在各主要办事处安装一台这个型号的扫描仪。”
~ Rob Barton，Gibraltar Industries |
制造业
“Air Vent 在被我们收购时，已有将近三年的 Cabinet NG 软件使用经验。”Barton 透露。“经过我们的谨慎审核，我们发现这个解决方案让他们能够将所有文档使用电子形式进行存储，并可在之后快速存取。”过不了多久，Barton 和管理团队就确定 Cabinet NG 软件和柯达 i40 型扫描仪的组合，将会是解决 Gibraltar 会计与财务部门大量纸张问题的最佳方法。
阿拉巴马州阿森斯的 Cabinet NG 宣称是“文档管理业界唯一在您打字时即已开始归档的自动归档解决方案。”使用他们的共享存取归档环境 (Shared Access Filing Environment) 或 SAFE，让类似 Gibraltar 的公司可管理大量文档、优化工作流程、加强保密和增进效率，而根本不需踱步到占用宝贵空间的归档橱柜前。
那扇归档橱柜正是 Barton 的忧虑所在。“当我们需要找出某个供应商的文件时，我们必须翻箱倒柜的寻找，这有时会占用很多时间。”他表示。“现在，所有文档都以电子形式存储。不再使用纸张，是最立竿见影的好处。我们曾经每个月需要输出四英尺高的分类帐和报表，如今我们已不再需要打印这些文件。”现在，所有报表、固定资产报告和其它财务文档都以电子形式存储、备份和存取（而且更快速及更具效率）。
第一步： 柯达 i40 型扫描仪
作为此程序的第一个部分，有生产效率的扫描是非常重要的，而 Barton 采取了其 Cabinet NG 销售代表的建议。“他向我们推荐柯达 i40 型扫描仪，而在观察其功能后，我们发现它是可满足我们需求的卓越前端设备。”他说道。“我们对它的吞吐量和纠偏、裁剪等自动功能感到非常满意，因为这使它能持续输出高质量的影像。我们当中有些人完全缺乏这方面的经验，然而经过一些简单的培训后，就能体验到其即插即用的实际生产力。”Barton 尤其将其强大的纸张处理能力视为主要优点。“我们可将一叠文档放入自动进纸器任其运行。它不需要经常照料，而且鲜少发生送纸错误或卡纸。”他透露。Gibraltar 所执行的主要是黑白扫描，处理包括单面和双面的文档。Barton 预计 Gibraltar 总部每月所需处理的文档数量为 2,000 份，并估计其它办公室的数量会比这高出许多。这种工作量对每天额定容量为 1,000 页的柯达 i40 型扫描仪来说绝对胜任有余。
“我们太喜欢柯达 i40 型扫描仪了，因此在一年内，我们将在各主要分行安装一台这个型号的扫描仪。”Barton 表示。“以总部的经验为借鉴，我们选择了它作为每次安装的标准扫描仪。”
Barton 对其解决方案中两个组成部分的使用便利性和雅致界面赞不绝口。“Cabinet NG 软件和柯达 i40 型扫描仪都具有直观操作和易于使用的特性。如我所说，这对我们当中一些人来说是全新的体验，而在接受一些简单的指导后，他们很快看到了这个系统的优点，同时爱上其所提供的好处。所有用户一致给予好评。我可以肯定的说我们的整体满意度非常高。”
充分利用系统功能
Barton 希望在一年内将柯达 i40 型扫描仪/Cabinet NG 软件的组合分布到 20 个重要地点，同时他也希望进一步最大化解决方案所提供的可能性。“我们已展开了将一项 COLD 提取工具添加到 Cabinet NG 软件的计划，这样一来整个企业就可以从主要平台取得报告，并进行保留页码、索引字段、查询、分类等操作。”他说道。Barton 也意识到 Gibraltar 持续遵循 Sarbanes-Oxley 法案所将带来的好处。“其要求非常苛刻，而使用这个系统，我们就有能力采集电子邮件、表格、备忘录、传真、报告等重要的纸张和电子文档。它给予我们现今环境所需的报告及信息共享能力。”
“我们在钢铁产品的加工和制造方面一直处于科技极端。”Barton 表示。“现在这个由 Cabinet NG 软件和柯达扫描仪所组成的组合，使我们能够通过类似的动力和创新来推动生产力及节省财务部门的开销。我们在效率、安全与存取上取得了新的优势，并削减了纸张和存储成本。这对于我们在各方面的目标追求都是制胜的解决方案。”