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从发黄的纸张堆叠到数字租赁协议

“总的来说，拥有卓越影像质量的扫描对我们来说很重要” Michael Raddatz， 系统管理员， Haus & Grund Kiel

Haus & Grund Kiel 物业管理正在使用来自柯达的强大扫描 解决方案对其多如山积的文件进行数字化

扫描，扫描，再扫描，每天 8 个小时，一个月接着一个月 - 一直延续到 2011 年，Haus & Grund Kiel 物业管理的柯达 i4200 型扫描仪将一刻不停地将大约 50,000 份租赁和物业协议从纸张格式转换为数字格式。这显然是一个重大任务。为完成该任务，公司一直在寻求将速度、质量和可靠性与最大限度的易操作性结合起来的扫描仪。“柯达 i4200 百分之百满足了这些要求，”德国基尔市老字号公司的系统管理员 Michael Raddatz 说。

Haus & Grund Kiel 在住宅、公寓和物业所有权的管理方面拥有超过 135 年的经验。Haus & Grund Kiel 从 1873 年开始在德国基尔市及周边地区建立了一家物业协会，并在 1932 年创建了自己的部门，管理其成员的物业。该部门在 1954 年发展为 Haus & Grund Kiel Hausverwaltung，目前是一家独立股份公司，拥有员工大约 50 名，管理着 9000 套公寓。在公司任务重组的背景下，前段时间，位于不同地点的部门员工必须能够同时访问一份租赁或物业协议，而使用普通文件袋无法完成该任务。在此背景下，公司决定安装一个电子文档管理系统，并最终选择了 ELOprofessional 解决方案。

问题在于如何将几千份旧文档经济有效地传输到新系统。外包可能成本过高，因此 Michael Raddatz 带着一份样本文档前往 CeBIT，并使用该文档在不同制造商的扫描仪上进行实际测试。“我们的文档有些非常陈旧，有些还发生了破损。最旧的文档可追溯到 1964 年，”该系统管理员解释说。“这些文档的纸张厚薄不一，小到明信片大小，大到超大尺寸文档，有些是发黄的羊皮纸、照片或者胶粘纸。每份文档的页数在 100 到 200 之间。”

破损严重的原件 - 完美的处理

柯达人勇于应对挑战。CeBIT 中的 i4000 型演示型号公认为比其所有竞争性产品速度更快，更适应不同文档的处理，并提供更高质量的最终结果。ELO 的合作伙伴 Icon GmbH 也推荐采用柯达技术：“柯达的 i4000 系列面向希望能经济有效地对传入的邮件进行数字化的中型公司，”曾在 Haus & Grund 推广了 DMS 系统 ELOprofessional 和扫描解决方案的 Icon 的 Matthias Rump 说。“与公认的采集专业软件结合使用，新的扫描仪在各个领域都发挥了其卓越功能。”新增功能，比如 Smart Function，可以通过按下按钮就能够将数字文档发送到各种目标位置，比如电子邮件、桌面应用程序、网络整理程序和 Microsoft Share Point 服务器。

零培训费用

从 2010 年 3 月到 6 月，Haus & Grund 已经完成了 3500 份租赁文档（共 8500 份）的数字化。这要尤其归功于 6 个学徒，没有他们就不可能在如此短暂的时间内完成如此大数量的文档转换。i4200 型的易用性帮助这些学徒完成了该艰巨任务。学徒能够快速地执行操作，而无需任何培训。为了减轻学徒的工作负担，公司还雇用了负责准备文档的兼职学生。如今，学徒们每天轮班扫描文档。

“需要准确地对文档进行排序，这点很重要，”Michael Raddatz 解释说。“开始扫描前，所有页面必须顶部齐平地放置，并且必须使粘贴条未覆盖住任何文字。完成该操作后，学徒仅需将纸张堆叠放入进纸器，扫描仪就会自动在几分钟内完成扫描。其他扫描仪有时在向页面附加大量便利贴时会发生错误进纸。借助 i4200，我们可以在大多数情况下将粘贴条保留在页面上，并且这些纸条也能被扫描。它可以比竞争性产品更容易地检测总是不时发生的双重进纸，”Michael Raddatz 回忆自己的使用体验时说。在他看来，该功能，也就是整齐地采集小文档的功能，是 i4200 的最大优点。如果扫描仪偶尔检测到在 A4 纸张上以双重进纸的方式夹入了粘贴条，则该页面将被擦除，将便利贴胶粘到纸张背面，然后重新扫描该页面。

柯达采集专业软件的 OCR 和索引功能

扫描完成后，集成的柯达采集专业软件将启动光学字符识别 (OCR)。识别后就可以对整个存档进行全文本搜索。采集专业软件的最新版本兼容 MICROSOFT WINDOWS 7 并具有改进的 OCR 功能，以及从其他来源对影像进行自动导入和索引的功能。采集专业软件含有一个模板，兼职扫描员工可以在该模板中输入租赁人的编号或每份文档的属性，以作为按照关键字进行排序的索引。然后该编号成为采集专业软件生成的 PDF 文档的文件名的一部分，并传输到 ELO 系统，以供进一步处理和存档。

完成数字化后，旧文档先临时存储在纸箱中。扫描团队使用 Excel 列表来记录已经扫描的文档，以及哪些文档存储在哪些纸箱中，以防有些文档需要重新扫描。过一段时间后，Haus & Grund 将把纸张文档粉碎掉。

扫描质量越高，DMS 处理就越轻松

Michael Raddatz 说：“总的来说，拥有卓越影像质量的扫描对我们来说很重要，因为扫描解决方案越优秀，DMS 稍后就能越轻松地处理文档。”Perfect Page（完美页面）- 柯达自己开发的一项影像处理技术，该技术理所当然配备于 i4200 型扫描仪以及其他型号的柯达设备上 - 可确保影像质量，而无需手动重新调整。

Icon GmbH 完成系统的现场安装之后，柯达将继续提供帮助，以在项目推进期间优化该系统。柯达文档影像部的关键客户经理 Godo Jessen 解释说：“我们的建议之一是从灰度扫描转换到全彩色扫描。”因为有些通常的摄影图案（比如白色墙壁上的霉菌）无法使用自动颜色识别。另一方面，通过灰度难以识别该图案。对颜色再生的一致使用使 Haus & Grund Kiel 能够稍微降低扫描分辨率，从而将尺寸平均缩小 2/3。内存空间和访问速度方面的优势足以弥补最低限度降低的扫描速率。

现在，DMS 技术和柯达的 i4200 型扫描仪使 Haus & Grund 能够提高工作流程的效率，并加快数据流的速度。租赁人可获得以下益处，如果所需文档已经能以数字格式获取，则现在处理案例的职员就能即时访问所需文档。全部 8500 份租赁文档都扫描完毕后，柯达扫描仪就可以用于对足有 40,000 份的物业文档进行数字化，然后逐步处理所有传入的邮件。新接收的文档可以立即进行扫描。如果关联文件尚未有电子格式，则将创建新的数字文件，并使用当前的相应文件内容进行填充，然后过一段时间再添加旧文档。最重要的是，Kiel 试验项目正在确立与 Haus & Grund 物业管理中的有效文档处理相兼容的标准。Haus & Grund 在其他城市和地区的协会将很快遵循该成功范例。Kiel 项目的所有参与者都坚信这是个成功典范。