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Harry Sealfon, Wirtschaftsprüfer

Wie viele selbständige Wirtschaftsprüfer muss sich Harry Sealfon um alles alleine kümmern. "Ich bin mein gesamtes Personal", grinst er. Jedes Jahr, wenn die Abgabefrist für die Steuererklärungen naht, bekommt Sealfon Besuch - von Hunderten von Mandanten, die ihm ihre Jahresabschlüsse bringen. Bei diesen Jahresabschlüssen kann es sich um eine Tüte voller Belege, Rechnungen und Formulare handeln - oder aber um Hunderte von sauber geordneten Seiten - und manche Mandanten bringen sogar CDs mit Datensätzen ihrer Buchhaltungssoftware. Alles in allem kommen Tausende Papierdokumente herein, die viel Mühe und Kosten bei der Archivierung verursachen."Ich brauchte eine Möglichkeit, auf einen papierlosen Prozess umzusteigen", erzählt Sealfon. Und genau hier kam Kodak ins Spiel.

Finanzdienstleister
Harry Sealfon ist ein schlauer Rechner, wenn es um die Analyse von Kosten und Nutzen geht. "Ich denke eben immer wie ein Buchhalter", meint er. Als er sich also nach einer Lösung umsah, mit der er sein Ziel eines (praktisch) papierlosen Büros verwirklichen könnte, führte ihn seine Suche im Internet und in Buchhaltungs-Fachzeitschriften zu der Erkenntnis, dass er einen Low-Volume-Produktionsscanner benötigte, der sein Geld wirklich wert war. Nach einer umfangreichen Suche und Sichtung des Angebots bestellte er einen Kodak i30 Scanner online.

Schnelle Verwirklichung der Ziele
"Ich habe mir die Scanner anderer Hersteller angesehen, aber Kodak gefiel mir schon deshalb, weil das Unternehmen im selben Ort ansässig ist, und je mehr ich las, desto mehr schien mir der i30 Scanner die optimale Lösung für meine Probleme", erinnert sich Sealfon. Nachdem er den Scanner im Februar 2005 gekauft hatte, nahm ihn Sealfon auch sogleich in Betrieb und machte sich daran, unter Nutzung der Grundfunktionen sein Hauptziel zu erreichen. "Ich stellte mir das so vor: Der Mandant kommt herein, setzt sich hin und gibt mir seine Dokumente. Ich lege sie in meinen Scanner, rede mit dem Mandanten ein paar Minuten und gebe ihm seine Dokumente zurück", erzählt er. "Meine Mandanten sind ziemlich beeindruckt, wenn ich ihnen erzähle, was ich da tue - und sie wundern sich, dass sie ihre ganzen Dokumente sofort zurückbekommen."

Aber schließlich ging es nicht nur darum, die Mandanten zu beeindrucken. Sealfons hauptsächliches Bestreben war es, alle Daten elektronisch in Ordnern mit den Namen der Mandaten zu speichern - und dieses Ziel hatte er im Handumdrehen umgesetzt. "Obwohl ich über 350 Mandanten habe, kann ich jetzt ganz schnell ihren Namen auf dem Bildschirm suchen, um die Akte oder das Formular zu finden, das ich gerade brauche", freut er sich. Aber er schwärmt nicht nur vom schnellen Zugriff, sondern auch von anderen großen Vorteilen.

• Enorm reduzierter Papierverbrauch - es muss nicht mehr jedes einzelne Mandantendokument kopiert werden
• Der mit der Archivierung verbundene Platz- und Zeitaufwand ist fast auf Null gesunken
• Schnelles Scannen und Verarbeiten
• Möglichkeit, in kürzester Zeit vom Mandanten angeforderte Dokumente zu finden und Kopien davon zu versenden

Hinsichtlich dieses letzten Punkts erläutert Sealfon die Unterschiede zwischen seiner alten Vorgehensweise und seiner neuen: "Sagen wir, ein Mandant rief mich an und wollte eine Kopie seines W-2-Formulars von 2004. Dann musste ich ins Archiv, den entsprechenden Aktenschrank finden und das Dokument suchen. Anschließend musste ich zurück ins Büro und eine Kopie machen. Dann musste ich einen Umschlag adressieren und zur Post bringen. Abschließend musste ich dann das Dokument wieder ablegen. Und wenn er eine elektronische Kopie wollte, musste ich die Dokumente mit meinem Flachbettscanner scannen und so weiter und so fort." Derzeit ist er dabei, Kodak Capture Software Lite und die anderen, mit dem Scanner mitgelieferten Programme zu erkunden, um weitere nützliche Funktionen wie die erweiterte Indizierung und Suche in seinen Arbeitsablauf aufzunehmen.

Jetzt findet der Wirtschaftsprüfer die gewünschte Akte sofort und kann sie entweder ausdrucken oder eine Kopie direkt per E-Mail an den Kunden senden. "Multiplizieren Sie die Zeit, die ich bei mehreren Anfragen spare - und Sie werden sehen, wie groß mein effektiver Zeitgewinn ist", meint Sealfon. Da Sealfon die meisten Steuererklärungen bei der US-Steuerbehörde über deren elektronisches Abgabesystem einreicht, genießt er ganz erhebliche Vorteile.

Sealfon, der in einem Vorort von Rochester, im US-amerikanischen Bundesstaat New York, arbeitet, bedient vor allem private Mandanten, aber auch einige Geschäftsleute, und kümmert sich insgesamt um einen Stamm von über 350 Mandanten. Bis jetzt hat er schon über 11.800 Dokumente mit seinem KODAK i30 Scanner gescannt und zeigt sich tief beeindruckt von dessen Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit. "Ich glaube, in den technischen Daten steht etwas von 25 Bildern pro Minute, und für die Menge an Dokumenten, die ich verarbeite, und die Art und Weise, wie ich arbeite, ist das mehr als genug. Alles wird ruckzuck gescannt und es gibt nur ganz selten Einzugsprobleme. Ich lege einfach die Dokumente meiner Mandanten in den Papiereinzug und lasse den Scanner machen." Zum Schutz der Daten benutzt Sealfon einen CD-Brenner, mit dem er regelmäßig geplante Datensicherungen durchführt.

Wenn er zurückblickt, gibt es nur eine einzige Kleinigkeit, über die sich Sealfon ein wenig ärgert. "Ich wünschte, ich hätte mir den i40 Scanner, das Duplex-Gerät, gekauft. Viele der Kapitalanlagegesellschaften und Makler verwenden neuerdings doppelseitig bedruckte Abrechnungen. Mit dem Duplex-Gerät ginge die Verarbeitung also noch ein bisschen schneller."

Verbesserung der Dokumentqualität
Sealfon weiß die Funktionen zur automatischen Bildverbesserung seines i30 Scanners zu schätzen. So betont er beispielsweise, dass sogar schwach bedruckte Dokumente nach der Optimierung gut lesbar sind. "Ich habe schon kontrastarme Dokumente mit meinem Flachbettscanner gescannt und habe völlig unbrauchbare Resultate erhalten. Wenn ich sie allerdings mit dem i30 Scanner einlese, kann ich eine deutliche Qualitätsverbesserung feststellen", erklärt er. Der KODAK i30 Scanner ist mit integriertem Perfect Page Scanning mit iThresholding ausgestattet - Funktionen, die es zuvor nur bei den High-Volume-Scannern von Kodak gab. Durch diese leistungsfähige Bildverarbeitung erhalten Benutzer Bilder von außergewöhnlicher Qualität - Bild für Bild und sogar bei Vorlagen mit schlechter Ausgangsqualität. Unerwünschte Bildränder werden entfernt und die Bilder geradegerichtet, erneute Scans sind praktisch kein Thema mehr und die Produktivität ist dadurch deutlich gestiegen.

"Ich würde sagen, ich bin zu mindestens 95 % zufrieden. Er ist zuverlässig, es gibt keine technischen Probleme und die Einrichtung und die grundlegende Bedienung sind einfach. Er funktioniert ganz prima", schwärmt Sealfon. "Ich konnte diese elektronischen Möglichkeiten sogar schon als Marketing-Tool einsetzen. Es ist schon passiert, dass jemand anrief und eine Kopie eines Dokuments haben wollte. Während wir sprachen, habe ich die betreffende Datei gefunden und per E-Mail versendet. Und dann meinte ich beiläufig, während wir noch telefonierten, dass das Dokument schon unterwegs ist. Einfacher kann man einen Mandanten wohl kaum beeindrucken und noch zufriedener machen, was letztendlich nicht nur bedeutet, dass einem der Mandant treu bleibt, sondern auch, dass er mich weiterempfiehlt."