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Mountain West Financial implementiert modernes Bilderfassungssystem mit Kodak Capture Pro Software und Kodak Scannern
Mountain West Financial, Inc. in Redlands, Kalifornien, ist eine private Hypothekenbank, die ein enorm hohes Aufkommen an Papierdokumenten hat. Da die Akten zu jedem Darlehen jeweils zwischen 500 und 1.000 Seiten umfassen, muss das Team von Mountain West Financial mehr als 12.000 Dokumente jeden Tag verarbeiten.
Die vorhandenen Prozesse waren zeitaufwändig und arbeitsintensiv, da alle Dokumente manuell im Hause sortiert wurden. Einige Dokumente enthielten Barcodes, viele jedoch nicht, und dies bedeutete, dass die Mitarbeiter sie identifizieren, eigene Etiketten aufkleben und die Dokumente indizieren und stapeln mussten. Bei über 225 unterschiedlichen Dokumentarten war dies keine leichte Aufgabe.
Susan Hartsock, Information Technology Coordinator für Mountain West Financial, war klar, dass es da eine bessere Lösung geben musste. „Wir suchten nach einer Erfassungslösung, die Dokumente automatisch identifizieren kann, damit wir das nicht mehr selbst machen mussten“, erklärt Hartsock. „Wir waren mit unserer vorhandenen Lösung nicht glücklich und wollten den gesamten Prozess optimieren und effizienter gestalten.“
Auf der Suche nach den Komponenten für eine intelligentere Lösung
Nach Tests mit zwei anderen Lösungen fand Mountain West Financial die ideale Kombination aus Kodak Scannern, Kodak Capture Pro-Softwareund Ephesoft Mailroom Automation Software. Die Firma nutzt gegenwärtig zwei Kodak Ngenuity 9125 Scanner, einen Kodak i1420 Scannerund einen Tru-per 3600 Scanner, die alle vom Kodak Service & Support unterstützt werden.
Die Scanner arbeiten mit der Kodak Capture Pro Software, um Dokumente schnell und effizient in das System einzuspeisen. Digitale Dateien mit Barcodes werden automatisch an die richtigen Speicherorte gesendet, während Dokumente ohne Barcode zur Identifizierung und Verarbeitung an die Ephesoft Software weitergeleitet werden. Die Ephesoft Software liest jeden Satz auf der Seite und identifiziert die Art des Dokuments anhand der Wörter und deren Reihenfolge. Dieser Ansatz ist einzigartig und passt ideal zu den Anforderungen von Mountain West.
HINTERGRUND
Mountain West Financial, Inc. sortiert, indiziert und scannt über 12.000 Dokumente pro Tag und speichert diese in einzelnen Baudarlehensdateien. Die vorhandene Bilderfassungslösung verfügt nicht über die gewünschten Automatisierungs- und Produktivitätsfunktionen. | ZIELVORGABE
Automatisieren und Verbessern des Bilderfassungsprozesses, Verringern des Zeit- und Arbeitsaufwands für das Sortieren und Kennzeichnen von Dokumenten für den Scanvorgang. | LÖSUNG
Eine Kombination aus Kodak Capture Pro Software und Ephesoft Mailroom Automation Software in Verbindung mit zwei Kodak Ngenuity 9125 Scannern, einem Kodak i1420 Scanner und einem Tru-per 3600 Scanner, die alle vom Kodak Service & Support unterstützt werden. | ANMERKUNGEN
„Wir sparen Zeit, Arbeit, Geld – und schonen sogar die Bäume, da wir jetzt keine Etiketten mehr auf jedes Dokument kleben müssen. Die Lösung ist sehr intuitiv und unsere Endanwender schätzen sie sehr, da sie so schnell und zuverlässig ist.“
– Susan Hartsock, Information Technology Coordinator für Mountain West Financial, Inc. |
„Die Kombination aus Kodak und Ephesoft ergibt eine perfekte Symphonie der Produkte. Da wir Kodak Scanner und Software zur Identifizierung aller Dokumente verwenden, die mit Barcodes versehen sind, und nur die unbekannten Dokumente an Ephesoft weiterleiten, sind wir in der Lage, zwei Dinge zum Preis von einem zu erledigen: Wir minimieren die Nutzung der OCR-Server-Engine und maximieren gleichzeitig die Nutzung der Scanner-Erfassungssoftware“, erklärt Steve MacWilliams, Senior Vice President von DocuSource, dem autorisierten Vertriebspartner für Kodak Document Imaging-Produkte, der Mountain West Financial diese Lösung empfohlen hat. „Andere Lösungen senden alle Dokumente an einen einzigen Server, auf dem sie nacheinander verarbeitet werden. Wir bieten hingegen eine parallel arbeitende Lösung, was für den Kunden äußerst kostengünstig ist.“
Eine reibungslose, schnelle Installation und Implementierung
Die Installation dieser fortschrittlichen Lösung war einfach, da sowohl Kodak als auch Ephesoft Produkte sehr intuitiv zu konfigurieren sind.
„Dies war eine unserer besten Installationen: Die Geschwindigkeit ist überragend, die Einrichtung und Konfiguration lässt sich leicht durchführen und die Kodak Capture Pro Software ist einfach zu integrieren“, sagt MacWilliams. „Sie ist gut durchdacht und funktioniert mit einer Vielzahl von Scannern.“
Hartsock stimmt zu: „Bei unserer früheren Lösung benötigten wir vier bis sieben Stunden, um eine Workstation zu installieren. Bei Kodak dauert es etwa fünf Minuten!“
Der Implementierungsplan wurde von der Entwicklung über den Kauf bis hin zur Einrichtung der Software schneller umgesetzt. „Die ursprüngliche Einrichtung von 169 Dokumenttypen dauerte weniger als einen Tag“, erläutert Don Field, CEO von Ephesoft. „Mit der richtigen Software können Sie definitiv mehr tun, und bei dieser Software handelt es sich um ein sehr stabiles System. Es ist hervorragend für Mountain West Financial, Kodak und Ephesoft geeignet.“
Heute findet Hartsock es einfach, neue Dokumenttypen selbst zu erstellen. Dies ist wichtig, denn in der Hypothekenbranche ändern sich Vorschriften und Formulare ständig.
Lob für den KODAK Service & Support
Mountain West Financial besaß bereits andere Scanner von Kodak. Sie waren daher mit dem Kodak Service & Support bereits vertraut und sehr zufrieden.
„Immer wenn ich anrufe, habe ich eine echte Person am Telefon und erhalte sofort Hilfe“, sagt Hartsock. Sie vergleicht Kodak mit einem früheren Anbieter: „Wenn ich anrief, wurde ich immer von einer Abteilung zur nächsten durchgereicht. Am Ende lief es darauf hinaus, dass ich die Workstation trotzdem neu installieren musste. Nach einiger Zeit fand ich es einfacher, die Workstation gleich neu zu installieren, statt den Support anzurufen.“
Bis jetzt hatte das Unternehmen noch keine Probleme mit den Scannern und die Mitarbeiter finden, dass die Kodak Capture Pro Software sehr einfach zu bedienen ist. Von ehemals vier Vollzeitbeschäftigten, die die Dokumente vorbereitet, und zwei Mitarbeitern, die sie gescannt haben, sind jetzt nur noch zwei Mitarbeiter für den Scanbetrieb zuständig. Das ist eine Personalreduzierung von 66 Prozent.
Kurz gesagt: das Imaging-System ist ein echtes Highlight
Mountain West Financial ist extrem zufrieden mit den Ergebnissen ihrer Dokumentenmanagementlösung. Die Bediener der Scanner melden eine Genauigkeit von bis zu 95 % und sind auch von der Qualität der Bilder und den automatischen Bildverbesserungen der Kodak Perfect Page-Technologie begeistert. Früher mussten viele Dokumente erneut gescannt und die Bilder manuell verbessert werden – ein komplizierter und zeitaufwändiger Prozess.
Hartsock ist auch von den Einsparungen sehr angetan: „Wir sparen Zeit, Arbeit, Geld – und schonen sogar die Bäume, da wir jetzt keine Etiketten mehr auf jedes Dokument kleben müssen. Die Lösung ist sehr intuitiv und unsere Endanwender schätzen sie sehr, da sie so schnell und zuverlässig ist.“
Aufgrund der enormen Personaleinsparungen geht Hartsock davon aus, dass sich die gesamte Lösung innerhalb von sechs Monaten amortisiert haben wird. Irgendwann möchte sie die beteiligten Einzelhandelsfilialen und Zwischenhändler dazu bewegen, näher an das Ziel eines papierlosen Prozesses heranzurücken. „Diese Lösung bedeutete für uns eine große Veränderung. Wir bewegen uns in Richtung eines papierlosen Arbeitsablaufs und haben die Türen für das Scannen auf Kundenseite geöffnet. Es läuft alles sehr, sehr positiv.“
„Die Rendite begeisterte den Kunden sowohl aufgrund der reduzierten jährlichen Wartungskosten für andere Softwareprodukte als auch aufgrund der geringeren Arbeits- und Personalkosten“, schlussfolgert MacWilliams.