21 November 2011 -

• Das Gebäudekonsolidierungsprojekt steigert die Effizienz und führt in den nächsten 40 Jahren zur Einsparung von Steuergeldern in Höhe von 250.000 Pfund jährlich
• Das neu errichtete Unternehmensgebäude ersetzt 17 Gebäude in Stafford
• Das EDRMS-System ermöglicht der Behörde, die Wünsche der Bürger schneller zu erfüllen

London, England - Kodak (NYSE:EK) gab heute bekannt, dass die Kreisverwaltung von Staffordshire, das Staffordshire County Council, eine hochleistungsfähige Dokumentenscanlösung implementiert hat, um im Rahmen des Umzugs in das neu errichtete, 14.000 m² große Unternehmensgebäude Staffordshire Place den Großteil der Papierdokumente zu digitalisieren.

Das neue Gebäude ermöglicht die effiziente Erledigung aller Serviceleistungen, da sich alle Abteilungen unter einem Dach befinden. Es können Kosten eingespart, die Geschäftsprozesse optimiert und eine flexible Arbeitsumgebung geschaffen werden, die den Mitarbeitern die Arbeit erheblich erleichtern.

Zusätzlich zu den Investionen für Personal in Höhe von 80.000 Pfund wurden zwei Kodak i620 Farbproduktionsscannerfür mittelgroße Volumina sowie die Bilderfassungssoftware „EzeScan“ von Outback Imaging erworben, um die Papierdokumente der Abteilungen vor dem Einzug in das neue Gebäude zu scannen und so wertvollen Ablageplatz zu sparen. Im neuen Archivierungsmodell ist für jeden Mitarbeiter nur ein Meter Ablagefläche vorgesehen.

17 Gebäude in der Stadt werden geschlossen, wodurch im Zeitraum von 40 Jahren Einsparungen in Höhe von 250.000 Pfund jährlich erzielt werden. 1.500 Mitarbeiter aus 135 Teams werden in das neue Bürogebäude umziehen. Die 23 Millionen Pfund teure Immobilie liegt im Stadtzentrum von Stafford nahe der Tipping Street und wurde für die kommerzielle und gewerbliche Nutzung konzipiert. Neben der Gemeindeverwaltung werden auf einer Fläche von 1.400 m² Geschäfte und Restaurants integriert.

County Councillor Mark Winnington, Cabinet Member for Assets and Environment erläutert: „Die Reduzierung des Ablageplatzes für Papierdokumente ist äußerst wichtig, da diese Fläche im neuen Gebäude nicht produktiv genutzt werden kann. Wir wollen weg vom Papier und haben daher das erste interne Scanbüro in der Verwaltung eingerichtet.“

Die Mitarbeiter im Scanbüro zogen drei Methoden für die Dokumentenverarbeitung in Betracht: Outsourcing der gesamten Scanarbeit an einen Serviceanbieter, interne Verarbeitung aller Dokumente oder ein Mix aus beiden Methoden. Die Wahl fiel schließlich auf die dritte Lösung, da eine breite Palette an verschiedenen Dokumenten gescannt, schnell verarbeitet und kontrolliert werden müssen.

County Councillor Winnington erklärt: „Unser internes Team deckt 85-90 % der Abteilungen ab. Einige Abteilungen nutzen jedoch bereits Serviceanbieter und vorhandene Systeme und es ist daher sinnvoll, diese beizubehalten. Das Planungsteam verwendet beispielsweise übergroße Dokumente, die größer als A3 sind. Diese werden extern digitalisiert. Wir haben die Anforderungen der einzelnen Abteilungen geprüft und für jede Abteilung eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt.“

In der Praxis bedeutet dies, dass ein Scanteam von zwei Mitarbeitern in einer Datenerfassungszentrale die Dokumente, die es von den Kollegen erhält, digitalisiert. Wenn Papierdokumente täglich benötigt werden, scannt das Team die Dokumente auch direkt am Standort ein oder leiht der Abteilung die erforderlichen Geräte, wenn die Papierdokumente aus Sicherheitsgründen von den Mitarbeitern der Abteilung selbst gescannt werden sollen.

Bis heute haben die Rechts- und Finanzabteilung sowie die Abteilung für Soziales und das Straßenbauamt ausgiebig Gebrauch von der neuen Lösung gemacht. Jedes Team bereitet seine Papierdokumente für das Scannen vor. Dadurch konnte der Digitalisierungsvorgang beschleunigt werden.

Die Kodak Scanner sind seit einigen Monaten im Einsatz und wurden ausgewählt, weil sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bezüglich Umsatzvolumen und Scanqualität bieten.

Die i620 Scanner sind mit der Kodak Perfect Page-Bildverarbeitungstechnologie, dem SurePath-Paperhandling für einen optimalen Papiereinzug unterschiedlicher Dokumentarten sowie drei unabhängigen Mehrfacheinzugssensoren ausgestattet. Dank dieser Funktionen eignen sich die Scanner optimal für geschäftskritisches und leistungsstarkes Scannen.

Die Scanner verfügen außerdem über einen 500-Blatt-Dokumenteneinzug für unterschiedlichste Papierformate und -gewichte. Sie sind in der Lage, 53 Seiten pro Minute bei 300 dpi zu verarbeiten¹, was den Anforderungen der Gemeindeverwaltung für das Scannen handgeschriebener und gedruckter Dokumente entspricht.

Im Rahmen des Umzugs der Abteilungen nach Staffordshire Place werden in den nächsten sechs bis acht Monaten zwischen 1,1 und 1,5 Millionen Dokumente verarbeitet. Es werden durchsuchbare PDF-Dateien erstellt, die über freigegebene Netzlaufwerke zugänglich sind, und die erzeugten Bilder werden direkt in das elektronische Dokumentenverwaltungssystem HP TRIM importiert. Dieses im August 2010 erworbene System wird derzeit in der gesamten Gemeindeverwaltung eingeführt, um die Verwaltung der und den Zugriff auf die Daten zu verbessern.

Kevin Blackley, International Business Development Manager bei Outback Imaging erläutert: „Die Erfassungssoftware EzeScan wurde neben des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses auch deshalb ausgewählt, weil sie sich nahtlos in das EDRMS-System integrieren lässt und statische Werte unterstützt, so dass die Bilder schneller importiert werden können. Das System wurde so konfiguriert, dass Datensätze desselben Typs auf der Grundlage einer einzigen Information - der ID-Nummer der Verwaltung - gescannt werden, was Zeit spart, da die Schlüsselinformationen für ähnliche Daten nicht jedesmal erneut eingegeben werden müssen.“

Wenn der Umzug nach Staffordshire Place abgeschlossen ist, wird das Scanteam den Abteilungen einen bedarfsgesteuerten Scanservice anbieten.

Neil Murphy, Vertriebsleiter bei Kodak UK erläutert: „Es ist sicher unumstritten, dass sich die Installation der leistungsfähigen Kodak Scanlösung für die Kreisverwaltung von Staffordshire bewährt hat, da sie das erforderliche Dokumentenvolumen problemlos und effizient bewältigt. Die Lösung liefert einheitliche Bilder von hervorragender Qualität, sie ist sicher und sie ermöglicht den Mitarbeitern einen schnellen Zugang zu den erforderlichen Informationen über das EDRMS, wodurch sie die Anfragen der Bürger schneller bearbeiten können.“

¹ Kodak i620 Scanner sind für 80 Blatt pro Minute bei 200 dpi und ein Tagesvolumen von bis zu 80.000 Seiten konzipiert

Über KODAK
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Kodak Document Imaging Business ermöglicht es Kunden, wertvolle Informationen von elektronischen und Papierdokumenten zu erfassen und zu verwenden. Zu den Document Imaging-Lösungen von Kodak zählen sowohl preisgekrönte Scanner und Erfassungssoftware als auch branchenführende Service- und Supportleistungen. Kodak hat die richtige Lösung dafür, Ihr Unternehmen, vom kleinen Büro bis zur globalen Organisation, mit den Informationen zu versorgen, die es benötigt.

Weitere Informationen zu KODAK Document Imaging-Scannern, Capture Software und Services finden Sie unter www.kodak.com/go/di.

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