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Juntendo University Urayasu Hospital – Platzeinsparungen durch Digitalisierung unterschiedlichster papierbasierter Patientenakten; Aktualisierung ermöglicht schnellere und sorgfältigere Datenverwaltung.
Das Juntendo University Urayasu Hospital wurde 1984 auf Einladung der Stadt Urayasu als örtliches Allgemeinkrankenhaus eröffnet. Die Universitätsklinik orientiert sich bei der Bereitstellung von medizinischer Versorgung stets am Motto der Juntendo University: Die wahre Bedeutung von „Tugend“ liegt in der Kenntnis, dass man aufgrund von anderen existiert, sowie in der Rücksicht auf und Sorge für andere. Im März 2011 erwarb das Krankenhaus einen Kodak i4200 Dokumentenscanner mit dem Ziel, die Digitalisierung von Patientenakten weiter zu optimieren und somit noch mehr Platz zu schaffen. Wir haben uns mit Kuniko Satoh, Leiterin der Abteilung für Patientenakten, und Naeko Arai, einer Mitarbeiterin der Abteilung, unterhalten, die diese Neuanschaffung veranlasst haben. Des Weiteren sprachen wir mit Asako Kitahara, die in Vollzeit für die eigentliche Erfassung der Daten aus Papierpatientenakten verantwortlich ist, und mit Hosho Sasaki, Generaldirektor des Unternehmens Keiyo Electron Industry Inc. (Hauptsitz: Edogawa-ku, Tokio; http://www.karteviewer.com), das das System verkauft und implementiert hat.
Platzeinsparungen und Langzeitarchivierung durch Digitalisierung von Papierakten
Der i4200 wurde von der Abteilung für Patientenakten, in der die Akten und Filme aller stationären und ambulanten Patienten verwaltet werden, zum Zweck der Digitalisierung von Papierpatientenakten gekauft. „Wir hatten bereits alle Papierakten bis 2003 mit Hilfe eines Kodak DS3590C Farbscanners digitalisiert, den wir von 2002 bis 2010 verwendeten“, erzählt Kuniko Satoh. „Neben der grundlegenden Verwaltung der Akten von stationären und ambulanten Patienten benötigen die Ärzte in unserer Universitätsklinik häufig auch Zugriff auf Patientenakten, um Vorträge für Tagungen vorbereiten. Wenn wir alle Daten auf Papier aufheben würden, hätten 
wir bald keinen Platz mehr. Dank der Digitalisierung benötigen wir für Akten von stationären Patienten jedoch nicht mehr Platz als im Jahr 1984, in dem das Krankenhaus eröffnet wurde. Hätten wir den DS3590C nicht gefunden, wären wir vom Plan der Digitalisierung abgekommen. Der DS3590C war unglaublich revolutionär. Als wir das Gerät ersetzten, hatten wir bereits 95.090 Akten gescannt.“ Kuniko Satoh war an der Anschaffung des DS3590C und des neuen i4200 beteiligt. Der DS3590 hatte neun Jahre lang einen zuverlässigen Dienst geleistet. Da jedoch der Wartungsvertrag auslief, der neue i4200 verfügbar war und auch der Systemserver älter und anfälliger für Verbindungsfehler wurde, beschloss die Abteilung, ein Ersatzgerät zu besorgen.
Entscheidende Faktoren: ein zuverlässiges System, das flexibel auf typische Probleme in Zusammenhang mit Patientenakten reagiert, sowie umfangreicher Support
Es gibt viele Unternehmen, die Dokumentenscanner herstellen, jedoch war Kodak erneut die erste Wahl der Abteilung. „Wie haben uns dieses Mal Scanner von drei Herstellern angesehen. Da wir uns jedoch an die Dateneingabe bei einem Kodak Scanner gewöhnt hatten, gab uns die vertraute Handhabung ein Gefühl von Sicherheit“, so Kuniko Satoh. „Die Akte eines einzelnen Patienten kann Blätter verschiedener Größe und Stärke enthalten. Mitunter sind auf einem Blatt noch weitere Blätter mit Klebstoff befestigt. Nur der Scanner von Kodak konnte solche Dokumente verarbeiten. Ausschlaggebend war außerdem die Tatsache, dass Keiyo Electron sich bereit erklärte, die mit dem DS3590C gescannten Akten in das neue Format zu konvertieren.“ Hosho Sasaki erklärt hierzu: 
„Wir empfahlen den Kodak i4200, weil wir der Meinung waren, dass es für die Mitarbeiter, die die eigentliche Arbeit ausführen, am einfachsten wäre, ein Gerät zu verwenden, dessen Funktionsumfang dem des bisher genutzten Geräts am meisten ähnelt. Es treten praktisch keine Papierstaus auf, und auch der angebotene Support spielt eine entscheidende Rolle.“ In der Tat basierte die Wahl des i4200 zum Teil auf den Erfahrungen der Abteilung mit dem Kodak Service, welcher den reibungslosen Ablauf im Krankenhaus nie behindert hat. Support-Mitarbeiter haben stets sofort zurückgerufen, sind unverzüglich vorbeigekommen, um Fehler zu beheben, und haben immer angemessen auf Vorschläge des Krankenhauses reagiert.
Schneller und genauer, mit erhöhter Verarbeitungsleistung
QR-Code-Leser für noch bessere Benutzerfreundlichkeit
Handschriftliche Patientenakten werden von den Ärzten eingesammelt und in der Abteilung für Patientenakten in Regalen gelagert. Die Akten werden dann in chronologischer Reihenfolge nach Jahreszahl von Asako Kitahara digitalisiert. Hierbei werden die Akten mit einer Liste abgeglichen und vorverarbeitet, bevor die Daten in Stapeln eingegeben werden. Asako Kitahara erläutert: „Beim letzten Gerät musste man vor dem Scannen den Betriebsmodus entsprechend der Papierqualität und -größe selbst einstellen. Das neue Gerät ist jedoch viel schneller. Wenn die Vorverarbeitung richtig ausgeführt wird, kann die Verarbeitungsgeschwindigkeit fast verdoppelt werden. Ich kann noch gar nicht glauben, wie schnell und genau dieses Gerät arbeitet.“
„Mit dem vorherigen Gerät dauerte es ungefähr ein Jahr, um die Akten von 18 Monaten einzugeben. Jetzt können wir in derselben Zeit die Akten von zwei Jahren eingeben“, freut sich Kuniko Satoh. Die bei der automatischen Verarbeitung verwendete QR-Code-Funktion ist ebenfalls sehr nützlich. Zudem ist das Bild dank der LED-Lichtquelle unglaublich scharf. Das Lesen von QR-Code ist eine neue Funktion, die im März 2011 eingeführt wurde. Dadurch können die Patientennummer sowie die Anzahl der Einweisungen in das Krankenhaus automatisch erfasst werden. Früher mussten diese Daten jedes Mal per Hand eingegeben werden. Zusätzlich zum Scanner wurde auch die Anwendungssoftware durch die Kodak Capture Pro Software ersetzt. Dank der verbesserten Benutzerfreundlichkeit sind gewünschte Seiten jetzt noch schneller und einfacher zu finden. „Auch der Browser ist jetzt einfacher zu verwenden. Die Zielakte und Miniaturbilder werden gleichzeitig angezeigt. Ärzte können so problemlos die gewünschte Seite finden, und das System ist intuitiv bedienbar“, hebt Naeko Arai hervor.
Starkes Vertrauensverhältnis aufgrund des gewissenhaften Service über Lieferung und Reparatur hinaus
„Seit wir mit dem neuen Scanner arbeiten, funktioniert die Schnittstelle mit dem PC einwandfrei, und wir haben praktisch keine Probleme“, so Naeko Arai. „Wenn doch ein Problem mit dem Scanner auftritt, spreche ich zunächst mit Asako Kitahara und anschließend mit unserer Abteilungsleiterin. Wenn wir den Fehler nicht intern beseitigen können, wenden wir uns an Hosho Sasaki von Keiyo Electron und an Kodak. Die Kommunikation funktioniert wirklich ausgezeichnet.“ Ein Faktor, der während der Gespräche deutlich wurde, war das Vertrauen des Juntendo University Urayasu Hospital in Keiyo Electron und Kodak. Kuniko Satoh unterstreicht: „Wir sind mit den Funktionen und dem Support sehr zufrieden. Nach der Installation des neuen Systems habe ich alle Funktionen selbst ausprobiert und weiß, wie gut es funktioniert. Neben den kurzen Reaktionszeiten von Kodak war ein weiterer entscheidender Faktor, dass Keiyo Electron ganz in der Nähe, in Nishi-Kasai, ansässig und schnell zu erreichen ist.“ Auch der Kodak Vertreter Keiyo Electron erklärte sich bereit, die reibungslose Funktionsweise des i4200 zu unterstützen. Hosho Sasaki erklärt: „Bei der Entwicklung des Systems haben wir uns vor allem auf die Art und Weise der Verwendung konzentriert. Dabei hat jeder Ideen beigesteuert.“
Wachsende Möglichkeiten beim Scannen und zunehmender Scanbedarf bei der Digitalisierung von Patientenakten und anderen Dokumenten
Kuniko Satoh fasst die Vorteile von zuverlässiger Qualität und umfangreichem Support wie folgt zusammen: „Bisher erfüllt der neue Scanner all unsere Anforderungen und lässt keine Wünsche offen. Unsere oberste Priorität ist das Scannen von so vielen Papierakten wie möglich. Wir glauben, dass auch bei Einführung digitaler Patientenakten weiterhin Papierdokumente erstellt und parallel verwendet werden. Wenn wir alle alten Akten scannen und schließlich den Punkt erreichen, an dem wir Unterlagen bereits bei der Entlassung eines Patienten scannen können, dann wird sich möglicherweise die Verwendung von digitalisierten Patientenakten ändern. Wenn dieser Zeitpunkt gekommen ist, werden wir über ein neues System nachdenken.“ Medizinische Einrichtungen haben gerade erst mit dem Einsatz von digitalen Patientenakten begonnen. Da jedoch nach wie vor Papierdokumente wie Überweisungsscheine und Krankenversicherungsunterlagen ausgestellt werden, bleibt der Scanbedarf groß. Kuniko Satoh erzählt: „Im Shizuoka Hospital, einem weiteren Krankenhaus der Juntendo University, werden die Akten aller stationären und ambulanten Patienten in Papierform aufbewahrt. Wir haben ihnen daher den i4200 empfohlen.“ In Hinblick auf die zukünftige Haltung seines Unternehmens bekräftigt Hosho Sasaki: „Der Service endet nicht mit der Lieferung des Systems. Unser Grundsatz ist die sofortige Umsetzung guter Ideen in der Software und die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit.“ Im Juntendo University Urayasu Hospital beheben digitale Patientenakten nicht nur das Platzproblem, sondern tragen auch zu einem reibungslosen Ablauf im Krankenhaus bei. Zudem fördert die starke Unterstützung von Seiten des Herstellers und des Verkäufers die zukünftige Weiterentwicklung.