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Shands Jacksonville Medical Center findet die passenden Tools für das Vertragsmanagement

Debbie Monseratt, Contracts Administrator von Shands Jacksonville Medical Center, Inc., vergleicht ihre neue Hardware-/Software-Lösung für das Vertragsmanagement mit dem passenden Werkzeug, um ein Haus zu bauen. "Wenn man kein ordentliches Werkzeug hat, kann man auch nicht ordentlich arbeiten – auch wenn wir es jahrelang mit einem papierbasierten System versucht haben. Ja, mit dem passenden Werkzeug ist es einfach viel besser", seufzt Monseratt. "Früher hat alles ewig gedauert und war schwer zu verwalten."

"Heute gibt uns die Kombination aus unseren Kodak i30 Scannern und der Software PaperTracer von Health Asset Management, Inc. (HAMi) die Möglichkeit, alles viel wirtschaftlicher abzuwickeln, wodurch wir Zeit und Geld sparen."

Vertragsbearbeitung en gros
Monseratts Abteilung bei Shands, das zur University of Florida gehört, bearbeitet eine Vielzahl von unterschiedlichen Verträgen. Darunter fällt alles von Mietverträgen bis hin zu Kaufverträgen – für Hightech-Diagnosegeräte des Krankenhauses bis hin zu Software-Kaufverträgen. "Wir haben ein ziemlich einzigartiges System bei Shands", bemerkt sie. "Derzeit gibt es 150 verantwortliche Manager, die das System nutzen. Diese Manager verhandeln mit unterschiedlichen Anbietern und senden anschließend die erforderlichen Dokumente – Verträge, Vereinbarungen usw. – an unsere Abteilung. Wir verteilen diese Dokumente dann an unsere Rechts-, Finanz- oder sonstige zuständige Abteilung, damit sie geprüft und genehmigt werden."

Früher musste Monseratt alles in Papierform weiterleiten, oft per Fax oder herkömmlichem Postversand. Irgendwann kamen dann noch E-Mails mit angehängten Microsoft Word-Dokumenten hinzu. Aber selbst der E-Mail-Ansatz war keine wirkliche Lösung für die größten Produktivitätsprobleme bei der Weiterleitung. "Ständig hatten unterschiedliche Leute unterschiedliche Versionen", erzählt sie. "Da hatten vielleicht unsere Anwälte in Gainesville eine Änderung vorgenommen. Aber die Leute von der Finanzabteilung hatten noch eine ältere Version vorliegen. Es war wirklich sehr schwierig sicherzustellen, dass alle wirklich dasselbe Dokument bearbeiteten, und das war unglaublich zeitaufwändig. Bis alle Änderungen zusammengeführt waren und das Dokument seinen letzten Segen erhalten hatte, konnte viel Zeit vergehen."

Die Entdeckung einer besseren Lösung
Die Abteilung für Vertragsverwaltung begann im Oktober 2003 ihre Suche nach einer optimierten, produktiveren, elektronischen Lösung. Nach umfangreicher Suche und Prüfung erwarb sie im Juli 2004 die Software PaperTracer und zwei KODAK i30 Scanner. Das neue System wurde im Januar 2005 in Betrieb genommen. "Bei praktisch allen Software-Produkten, die wir uns angesehen haben, hätten wir uns an die Funktionsweise der Software anpassen müssen", erinnert sich Monseratt. "Wir mussten erfahren, dass es zum Erstellen einer neuen Datenbank – oder um Templates erheblich zu ändern – erforderlich sein würde, sich mit dem Anbieter in Verbindung zu setzen und diesem die nötige Zeit zum Programmieren der von uns gewünschten Änderungen zu geben. HAMi und PaperTracer hingegen passten sich an die Art und Weise an, wie wir arbeiten. In einer kurzen Einweisung zeigte HAMi mir, wie ich Abteilungen einrichten konnte – und dann habe ich die Templates einfach selbst erstellt. Da diese Templates dynamisch sind, kann ich innerhalb von Minuten eine neue Datenbank erstellen oder eine vorhandene ändern. Anstatt unsere Arbeitsabläufe gewaltsam in ihr Konzept zu pressen, ermöglichten sie uns, unsere Arbeitsweise mit allen ihren Nuancen umzusetzen, wodurch wir die gewünschte Flexibilität erzielten."

Das Frontend des Systems besteht aus zwei KODAK i30 Scannern, die Michael Tarpley, der Hauptgeschäftsführer von HAMi Software Development empfohlen hatte. HAMi arbeitet mit Kodak als unabhängiger Software-Anbieter zusammen. "Michael Tarpley hat uns die Kodak Scanner vorgeschlagen und wir sind ganz begeistert von ihnen", so Monseratt. "Wir haben außerdem noch einen älteren High-Volume-Scanner einer anderen Marke, der riesengroß ist. Die Kodak Scanner hingegen passen einfach auf den Tisch und arbeiten direkt mit unserer Software PaperTracer und unseren PCs zusammen. Sie sind sehr kompakt, offenbar extrem zuverlässig und für unseren Einsatz bei Weitem schnell genug."

Die Möglichkeit, die Arbeitsabläufe selbst zu verbessern
Rückblickend unterstreicht Monseratt, dass der Unterschied zwischen den "alten Tagen" mit ihrer Papierarbeit und dem neuen System ganz beachtlich ist. "Jemand kommt mit einem Vertrag herein, ich lege das Dokument in den Kodak Scanner und gebe es demjenigen sofort zurück", erklärt sie. "Ich muss nicht mehr in den Kopierraum oder zum Fax, sondern erledige einfach alles auf elektronische Weise von meinem Schreibtisch aus. Die vielen Manager wissen die gesteigerte Effizienz zu schätzen, denn nun können sie über das System von HAMi direkt auf Verträge zugreifen und die Bearbeitungszeit für den Prüfungs- und Genehmigungsprozess ist deutlich gesunken. Jetzt müssen die Verträge nicht mehr manuell zur Prüfung gesendet werden, denn die Software PaperTracer sendet an alle betroffenen Parteien eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zu der Datei." Das Programm verfügt über ein Kommentar- und Prüfungsmodul, das von Shands entworfen wurde und durch das alle Personen, die ein Dokument prüfen müssen, immer auf dem Laufenden sind. So ist endlich sichergestellt, dass alle immer dieselbe Version prüfen!

Monseratt hat unterschiedliche Datenbanken für verschiedene Abteilungen bei Shands eingerichtet. "Jeder Bereich sammelt unterschiedliche Daten, und das Schöne an der Software PaperTracer ist, dass man sie so einfach anpassen kann", bemerkt sie. "Außerdem ermöglicht sie uns, den Zugriff auf unsere Datenbanken gezielt zu beschränken. Es ist sehr einfach, Sicherheitsstufen einzurichten und den Zugriff auf einige Datenbanken zu sperren."

Ihre Abteilung konnte sogar ihre gesamte Informationsverwaltung optimieren, indem eine Datenbank für geschlossene Akten erstellt und eine Referenzdatenbank mit Beispiel-Templates und -Formularen, einem Benutzerhandbuch, Artikeln zur Verhandlung von Verträgen, Checklisten für obligatorische Elemente und weiterem nützlichem Hintergrundmaterial eingerichtet wurde.

"Eines der Dinge, die ich an unserem neuen System liebe, ist, dass ich nie auf unsere IT-Abteilung oder einen externen Anbieter warten muss", freut sich Monseratt. "Ich selbst bin der Administrator und wir programmieren alles hier in der Abteilung. Vielmehr zeigte ich sogar unserer IT-Managerin, wie einfach man eine Datenbank einrichten kann, und schon kurz darauf verwendete sie das System, um IT-Verträge zu speichern. Durch diese Unabhängigkeit können wir tun und lassen, was wir wollen. Wir fallen unseren IT-Leuten nicht zur Last und können viel produktiver arbeiten."

"Durch die Kombination aus Kodak Scannern und der Software PaperTracer haben wir mit der Ineffizienz und der Papier- und Zeitverschwendung endgültig Schluss gemacht. Ich bin extrem zufrieden mit der Kombi-Lösung aus HAMi- und Kodak Produkten für unseren Vertragsmanagement-Prozess. Ich möchte nie wieder so arbeiten wie früher."

Monseratt hofft, dass die Mühe, die sie sich bei der gründlichen Suche nach dieser Lösung gemacht hat, nun auch anderen helfen wird, die in ähnlichen Positionen arbeiten und mit Vertragsmanagement zu tun haben. "Natürlich hätte ich mich gefreut, wenn sich schon jemand vor mir die Mühe gemacht hätte und ich einfach von seinen Erfahrungen hätte profitieren können – aber meine Recherche hat sich auf alle Fälle gelohnt. Ich empfehle immer wieder gern die Kombination aus KODAK i30 Scannern und der Software PaperTracer als eine Lösung, die das Arbeitsleben in sehr positiver und produktiver Weise verändert."