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Die Budar Agency verbessert den Dokumentenzugriff und schafft ihre vielen Aktenschränke ab

Auf Hawaii kann man nie zu viele Schönwettertage haben. Steve Budar fand jedoch heraus, dass man auf der Insel sehr wohl zu viel Papier und zu viele Aktenschränke haben kann. Budar, Eigentümer der Budar Group, einer Agentur von Allstate Insurance in Kailua Kona, besaß eine stetig anwachsende Papierdatenbank. "Irgendwann hatten wir zwei Reihen von Aktenschränken mit je vier Schubladen, und uns ging der Platz aus, um noch weitere aufzustellen", erinnert sich Budar. "Wir gingen dann zu einem System mit doppelt so viel Platz für Akten über, aber auch das hatten wir schließlich gefüllt."

Budar wurde klar, dass es an der Zeit war, ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem einzusetzen.

Tausende von Dokumenten in sieben Jahren
In einem durchschnittlichen Versicherungsbüro fallen etwa 20.000 Dokumenten pro Jahr an. Der Umfang reicht von Anträgen, Policenbestimmungen und Erneuerungsmitteilungen bis hin zu der Dokumentation von Ersatzansprüchen und Meldungen von Versicherungsfällen. Für die meisten dieser Dokumente gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Andere Angebote für zusätzlichen Versicherungsschutz müssen zum Schutz vor Haftungsansprüchen jahrelang aufbewahrt werden. Da ist es nicht verwunderlich, wenn schnell mehrere Aktenschränke gefüllt sind. Mit über 5.000 Geschäfts- und Privatkundenkonten erstellt und empfängt Budars Agentur außerdem weit mehr Dokumente als andere Agenturen.

Nachdem Budar sich für das elektronische Dokumentenmanagement entschieden hatte, nahm er Systeme in Augenschein, die der Allstate-Richtlinie für elektronische Dokumente entsprachen. Eines davon war DocSTAR, nach eigener Aussage "das elektronische Ablagesystem, das die Leute verwenden möchten". Beeindruckt von dessen Funktionen und der einfachen Bedienung entschied sich Budar für das DocSTAR-System und setzt es seit Juni 2006 ein.

Sofort bereit zum Scannen
Die sechs Mitarbeiter in Budars Büro erhielten eine telefonische Schulung von DocSTAR, die eine Stunde dauerte, und schon konnten sie mit dem Scannen beginnen. "Die Einweisungszeit war sehr kurz", sagt Budar. "Es ist insgesamt alles sehr reibungslos abgelaufen, und jetzt übernimmt ein Mitarbeiter den Großteil des Scannens, aber zwei weitere kennen das System." In der Agentur ist jetzt ein Mitarbeiter dazu abgestellt, aktuelle Dokumente in das System einzuscannen und an den älteren Archiven zu arbeiten. Das Ziel ist es, alle älteren Akten bis Februar in das System eingescannt zu haben.

Das elektronische System löste in der Agentur große Begeisterung aus. "Wir besitzen hier ein recht großes Computerwissen und haben viele Arbeitsabläufe automatisiert", bemerkt Budar. "Daher passt das elektronische System gut zu unserer Arbeitsweise. Wir hatten alle genug vom papierbasierten System, den Aktenschränken und den Problemen beispielsweise mit nicht auffindbaren Dokumenten."

Die DocSTAR-Lösung arbeitet mit einem KODAK i40 Scanner. "Der Scanner ist sehr leicht zu bedienen. Anfangs habe ich Witze darüber gemacht, dass er nicht groß genug aussieht, um die Arbeit zu schaffen", sagt Budar. "Aber er ist sehr leistungsstark und völlig ausreichend für unsere Aufgabe."

"Wir lassen ihn stundenlang laufen, und es sind bisher nur selten Papierstaus vorgekommen. Wir haben bisher schätzungsweise zwischen 1.000 und 2.000 Seiten am Tag gescannt."

Eine beeindruckende Liste von Vorteilen
Wenn Budar danach gefragt wird, wie das elektronische System die Arbeit für die Budar Group verändert hat, fällt ihm eine lange Liste von Vorteilen ein:

• Schneller Zugriff auf Dokumente
• Möglichkeit zum Durchsuchen von Dokumenten
• Möglichkeit, ein angefordertes Formular oder Dokument einfach per E-Mail an Kunden zu versenden
• Es können zwei oder mehr Personen gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen
• Es werden keine Dokumente mehr falsch abgelegt oder gehen verloren
• Kein Zeitverlust mehr durch das Suchen nach einem Aktenordner, Heraussuchen, Kopieren, Faxen und erneute Ablegen des Dokuments
• Möglichkeit, auf Knopfdruck ein sicheres Backup zu erstellen (Funktion des DocSTAR-Systems)
• Kein Platzverlust mehr durch Aktenschränke
• Sicherheit durch intakte Dokumente, Sicherheitskopien und Dateischutz

"Wenn ich darüber nachdenke, fallen mir noch andere, kostensparende Vorteile ein", sagt Budar. "Beispielsweise verbraucht der Scanner im Gegensatz zum Fotokopierer keinen Toner und kein Papier, also fallen die Kosten dafür weg. Außerdem verwenden wir weniger Aktenordner und Etiketten. Und die Mitarbeiter sind froh, dass sie nicht mehr diese kleinen Schildchen in die Kunststoffhalter einsetzen und sie an den Aktenordnern befestigen müssen. Das neue System hat unsere Arbeit effizienter gemacht und unseren Kundenservice verbessert. Und unser Kundenservice war bereits vorher von einer sehr hohen Qualität."

Budars größte Sorge ist, ob seine Festplatte genug Kapazität besitzt, um mit der Dokumentenmenge fertig zu werden. "Dieses Problem kann jedoch ganz einfach durch ein Upgrade gelöst werden", bemerkt er.

"Dies ist ein sehr gutes System für uns, und der Kodak Scanner ist ein ganz ausgezeichnetes Gerät. Wir mussten bisher noch nie den Kundendienst rufen. Es ist beeindruckend, wie der Scanner Tag für Tag in Betrieb sein kann und die von uns zugeführte Menge an Dokumenten ohne Unterbrechungen einliest."

Bis heute haben drei weitere Allstate-Agenturen auf Hawaii die gleiche Lösung mit DocSTAR-Software und einem KODAK i40 Scanner angeschafft. "Mundpropaganda ist die beste Werbung", sagt Budar. "Und ich habe nur Gutes über diese Lösung und all die Vorteile, die sie für die Agentur bringt, zu berichten."