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Durch den Einsatz eines Document Imaging-Systems, bei dem Kodak Scanner die Hauptrolle spielen, spart PMSLIC viel Zeit und Platz

Bereits vor 10 Jahren litt die Versicherungsgesellschaft PMSLIC, ein führender Anbieter von Berufshaftpflichtversicherungen für Ärzte, zu deren Kunden mehr als 5.500 Ärzte in Pennsylvania und Delaware zählen, unter erheblichen Platzmangel.

"Wir hatten keine andere Wahl, als auf digitales Dokumentenmanagement umzustellen", erinnert sich Lisa Rowe, Business Systems Analyst bei PMSLIC. "Wenn zunächst auch nur gekündigte und abgelaufene Verträge in elektronische Daten umgewandelt und gespeichert wurden.”

Licht am Ende des Tunnels

PMSLIC wurde 1978 von der Pennsylvania Medical Society gegründet, einer Zeit, in der kommerzielle Versicherungsgesellschaften den Markt eroberten. Die Pennsylvania Medical Society wollte ein Unternehmen aufbauen, das über mehrere Jahre hinweg ein zuverlässiger Anbieter von Berufshaftpflichtversicherungen für Ärzte sein sollte. Heute ist PMSLIC der führende Anbieter von Berufshaftpflichtversicherungen für Ärzte in Pennsylvania.

Ende 2004 verlegte PMSLIC seinen Hauptsitz nach Mechanicsburg, Pennsylvania, etwa 24 km von Harrisburg, Pennsylvania, entfernt. Der Lagerplatz im neuen Standort war ebenfalls begrenzt und das Unternehmen hatte keine Lust, Tonnen von archivierten Dokumenten aus den Abteilungen Recht, Marketing und Kundenservice an den neuen Standort zu transportieren.

"Jetzt wurde uns klar, dass wir bis zu diesem Zeitpunkt nur einen Bruchteil dessen genutzt haben, was digitale Archivierung und digitale Workflows bieten können. Es dauerte noch ein paar Jahre, beginnend mit der Installation unseres ersten KODAK i620 Scanners, bis wir eine deutliche Produktivitätssteigerung erzielten und dank einer EMC-Lösung effizienter arbeiten konnten", erklärt Rowe.

Auwahl einer Lösung für höhere Produktivität

PMSLIC hat sich für die ImageRight Content Management- und Workflow-Lösung von Vertafore entschieden. Zusammen mit den Document Imaging-Funktionen der KODAK Scanner kann PMSLIC viel Zeit und Platz einsparen und erhält eine Lösung, die perfekt auf die Anforderungen der Versicherungsbranche zugeschnitten ist. Als Teil der ImageRight-Lösung wurden zwei KODAK i620 Scanner installiert. Später kamen zusätzlich ein KODAK i40 und ein KODAK i1440 Scanner zum Einsatz.

"Die KODAK Scanner wurden uns als Ergänzung zur ImageRight-Lösung empfohlen", sagt Rowe. "Die ImageRight-Lösung ist auf die Versicherungsbranche abgestimmt und wir waren mit dem von Vertafore bereitgestellten Know-How sowie der Entwicklung unserer Content Management-Lösung hinsichtlich einer höheren Produktivität, eines verbesserten Workflows und geringeren Kosten äußerst zufrieden. Wer setzten großes Vertrauen in Vertafore und der ImageRight-Lösung und wir waren überzeugt davon, wenn Vertafore uns KODAK Scanner empfiehlt, dann würden diese auch die perfekte Lösung für uns sein. Und das Vertrauen hat sich gelohnt."

Dank des Systems wurde schnell eine höhere Produktivität erzielt," erinnert sich Rowe. "Was mich am meisten bei diesen Kodak Scannern beeindruckt hat, ist die Kombination von Geschwindigkeit und herausragender Bildqualität. Wenn wir bis heute auch noch keine offizielle Produktivitätsstudie durchgeführt haben, so kann ich von meinen persönlichen Beobachtungen heraus sagen, dass das Unternehmen deutlich effizienter arbeitet als vor drei Jahren. Und wir sind gerade dabei, noch weitere Maßnahmen zu ergreifen, um unseren Workflow erneut zu optimieren."

PMSLIC schätzt die modernen Bildverarbeitungsfunktionen der KODAK Scanner, die minimalen Benutzereingriff bei der Verarbeitung großer Mengen von Dokumenten unterschiedlichster Formate bei voller Geschwindigkeit erfordern.

Dursatzbasierte Lösungen

Momentan werden alle antragsbezogenen Dokumente und Rechnungen mit Hilfe der ImageRight-Lösung gescannt und in den Workflow eingebunden. Alle Dokumente und Informationen zu laufenden Policen werden ebenfalls erfasst. In anderen Bereichen wie der Personalabteilung von PMSLIC wurde ein neuer KODAK i40 Scanner installiert, der alle Personaldaten und vertraulichen Dokumente verarbeitet, während in der Poststelle ein KODAK i1440 Scanner den täglichen Posteingang bewältigt.

"Morgens herrscht bei uns Hochbetrieb, wenn die tägliche Post eintrifft, und in der Regel sind die Scanner in der ersten Hälfte des Tages dauerhaft in Betrieb", berichtet Rowe. "Daher ist es extrem wichtig für uns, dass die Geräte fehlerfrei funktionieren. Wir haben keine Probleme mit Papierstaus und der Wartungsaufwand bei unseren KODAK Scannern ist äußerst gering.”

Keine Suche mehr nach verschwundenen Akten

Rowe bestätigt, dass Mitarbeiter jetzt viel effizienter arbeiten und dadurch mehr leisten können, da alles online verfügbar ist. Dank der ImageRight-Lösung können mehrere autorisierte Benutzer gleichzeitig auf dieselbe Datei zugreifen und der elektronische Workflow spiegelt die vom Versicherer getätigten Geschäftsabläufe wider. Nach und nach werden weitere nützliche Funktionen der ImageRight-Lösung implementiert.

"Wir haben der Such nach verloren gegangenen Dateien ein Ende gesetzt. Nachdem jetzt alle Dokumente sofort verfügbar sind, können wir unseren Kunden sogar noch mehr Kundenservice anbieten. Kundenzufriedenheit stand bei uns immer an erster Stelle und ist der Schlüssel zum Erfolg des Unternehmens.”