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Dokumentenmanagementunternehmen fällt Urteil zugunsten des Einsatzes von Document Imaging-Lösungen in Anwaltskanzleien

Ein Unternehmen in Hartford, Connecticut (USA), bringt ein wenig mehr Recht und Ordnung in die Art und Weise, wie Kanzleien ihre Dokumente verwalten. TMG Document Solutions ist auf Kopier-, Digital-Imaging- und Bindungsservices für Kanzleien sowie Versicherungs-, medizinische und sonstige Unternehmen spezialisiert und nutzt fortschrittliche Technologien, um seinen Kunden die Arbeit zu erleichtern und zugleich die eigene Produktivität um 30 % zu steigern.

Vor einem Jahr waren die Mitarbeiter von TMG noch während 75 % ihrer Zeit damit beschäftigt, Rechtsdokumente zu duplizieren. Bei jedem neuen Projekt mussten sie 7-kg-Kartons mit je 2500 bis 3000 Seiten Dokumenten beschriften, fotokopieren und scannen. Nach Abschluss eines Projekts wurden Kartons mit duplizierten Dokumenten – zusammen mit den Originalkartons – in gemietete Transporter gepackt und zu den Kunden zurückgebracht.

"Ein Großteil unserer Kunden sind Kanzleien und unser Auftrag ist es, Vernehmungsunterlagen und sonstige Papierdokumente für jeden Anwalt zu kopieren, der an einem Fall arbeitet", erklärt Ron Peterson, Vice President von TMG. "Wenn eine neue Kanzlei am Fall beteiligt wird, müssen wir auch für Anwälte dieser Kanzlei die Daten kopieren."

Damals gab es keine Möglichkeit, die relevanten Informationen eines Dokuments von den nebensächlichen zu trennen. Da die Kopierer und Flachbettscanner des Unternehmens nicht immer alle Informationen erfassten, die nicht deutlich oder nur mit Bleistift geschrieben waren, war die Vorgehensweise sehr arbeitsintensiv. Ein Mitarbeiter musst bei jedem Dokument den Kontrast anpassen, um sicherzugehen, dass wichtige Informationen erkennbar waren. "Der Kontrast ist insbesondere dann wichtig, wenn es um Fotos geht, die im Rahmen von Unfallverfahren verwendet werden", betont Peterson. "Die Anwälte und die Geschworenen müssen in der Lage sein, Verletzungen und Beschädigungen von Fahrzeugen deutlich zu erkennen, und ein einmal oder zweimal kopiertes Bild kann da ein Problem sein."

Zudem waren die Bürogeräte wartungsintensiv, was den Abschluss der Projekte zusätzlich hinauszögerte. TMGs große Kopierer waren ständig in Betrieb und mussten regelmäßig repariert werden. Die Projekte standen daher still, bis die Kopierer und Flachbettscanner des Unternehmens wieder ordnungsgemäß funktionierten.

Beweisführung
In den letzten Jahren greifen Anwälte innerhalb und außerhalb des Gerichtssaals immer häufiger auf elektronische Dokumente zurück. Im November 2006 gab es einen guten Grund für TMG, wartungsarmes Scan-Equipment zu erwerben, um große Mengen an Dokumenten zu digitalisieren. Nach reiflicher Überlegung entschied sich das Unternehmen für zwei kompakte, Low-Volume-Produktionsscanner. Peterson fiel sofort auf, wie gut die KODAK Trūper 3600 Scanner das Papier verarbeiteten. Die Mitarbeiter, die bei TMG mit dem Scannen betraut waren, konnten nun Dokumentenstapel unterschiedlicher Dicke und Größe scannen, ohne die Arbeit zwischendurch unterbrechen zu müssen, weil Dokumente mit ungewöhnlichen Formaten einzeln gescannt werden mussten.

Jeder Trūper 3600 Scanner ist mit einem automatischen Dokumenteneinzug ausgestattet, der es erlaubt, bis zu 200 Seiten auf einmal in das Einzugsfach einzulegen. Der Scanner zieht die Seiten daraufhin einzeln ein. Die Scanner verarbeiten große Dokumentenmengen zuverlässig, widerstandsfähig und effizient und bewältigen dabei Tagesdurchsätze von 10.000 Seiten bei Durchsatzgeschwindigkeiten von bis zu 62 Seiten pro Minute.

Ultraschall-Mehrfacheinzugserkennung, eine integrierte Funktion der Trūper 3600 Scanner, erkennt kleine Zwischenräume zwischen Dokumenten, die versehentlich gleichzeitig eingezogen werden. Dies hilft sicherzustellen, dass auch wirklich jedes einzelne Dokument von den Mitarbeitern von TMG gescannt wird. Das Ignorieren von Mehrfacheinzügen – eine fortschrittliche Funktion, die nur diese Scanner aufweisen – verhindert, dass die Scanner "ungewöhnliche" Dokumente, beispielsweise Seiten mit Haftnotizen, Etiketten und Fotos oder Umschläge, fälschlicherweise für Mehrfacheinzüge halten.

Dadurch können die Mitarbeiter von TMG auch begleitende Beweisfotos problemlos scannen.

Die Trūper 3600 Scanner sind außerdem mit automatischer Kontrastanpassung ausgestattet, die automatisch die Unterschiede zwischen hellem und dunklem Text anpasst und es den Benutzern erspart, dies manuell machen zu müssen.

Entscheidung zugunsten von Kanzleien
Zusätzlich zu den Trūper 3600 Scannern verwendet TMG die LAW Software von Image Capture Engineering und Software zur optischen Zeichenerkennung, um ihren Kunden die Möglichkeit anzubieten, das gescannte Material in vollständig durchsuchbare elektronische Dokumente zu verwandeln.

Anwälte können nun benötigte Dokumentenbilder indizieren und organisieren und Informationen löschen, die für einen Fall nicht relevant sind. Dies erspart den Mitarbeitern von Kanzleien die Zeit und Arbeit, Kartons voller Papierdokumente zu sichten, um die erforderlichen Unterlagen zu finden. Außerdem werden durch elektronische Dokumente der Austausch und die gleichzeitige Nutzung von Dokumenten einfacher. Durch die Verwendung eines Laptops im Gerichtssaal kann ein Anwalt auf elektronische Dokumente und per E-Mail erhaltene Dokumentenbilder zugreifen, um diese anschließend für die Beweisführung vorzulegen.

Zudem ist für die Speicherung elektronischer Dokumente auf CD weniger Platz erforderlich als für die Aufbewahrung von Papierkopien, wodurch die Kanzleien weniger Lagerraum anmieten müssen.

Das Urteil ist gefallen!
Innerhalb weniger Monate erzielte TMG durch die neuen Scanner bedeutende Einsparungen bei Papier-, Toner-, Wartungs-, Arbeits- und Zustellungskosten. "Die Trūper Scanner brauchen kaum Wartung", freut sich Peterson. "Selbst die Einzugsrollen müssen nur ganz selten ausgetauscht werden." Die Rollen der Trūper 3600 Scanners müssen üblicherweise erst nach 300.000 Scans ausgetauscht werden und die Xenon-Lampen sind auf dieselbe Lebensdauer wie die Scanner selbst ausgelegt.

Seit der Implementierung des Dokumenten-Imaging-Systems liefert TMG an seine Kunden häufig neben den Originalkartons mit Dokumenten auch CDs mit PDF-Bildern der Originaldokumente. Das Unternehmen hat allein bei den Mietkosten für Transporter zwischen 30.000 und 40.000 US-Dollar eingespart, was 15 % der Kosten des Unternehmens darstellt. TMGs Imaging-Services haben seit der Installation der neuen Scanner um 15 bis 20 % zugenommen und die Mitarbeiter verbringen jetzt nur noch 55 % ihrer Zeit mit dem Scannen von Projekten, weshalb auch die Zukunftspläne der Firma vorsehen, den Kunden mehr effiziente und praktische Dokumenten-Imaging-Lösungen anzubieten. Laut Peterson steht es außer Frage, dass das Unternehmen noch weitere Scanner in seine Betriebsabläufe integrieren wird, falls die Nachfrage nach Scan-Dienstleistungen weiter steigt. TMG geht als klarer Sieger aus dem Verfahren hervor!

Der Scanner-Geschäftsbereich von Böwe Bell + Howell wurde von der Eastman Kodak Company im September 2009 übernommen. Die Trūper Scanner-Serie wird nun unter dem Markennamen von Kodak vertrieben.