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Die Albyn Housing Society entscheidet sich für die Kodak i1420 Scannertechnologie, um die Register-Anträge von Highland Housing zu verarbeiten.
Die Albyn Housing Society hat ein ScanLink-EDM-System (Elektronisches Dokumentenmanagement) eingerichtet, das sie in Verbindung mit einem Kodak i1420 Duplex-Scanner nutzt, um alle Dokumente zu verwalten, die mit dem Angebot kostengünstiger Mietwohnungen im schottischen Hochland zusammenhängen. Die Lösung wurde von einem in Inverness ansässigen Vertriebspartner, Solution X, verkauft.
Mit einer Verarbeitungsgeschwindigkeit von bis zu 60 Seiten pro Minute ermöglicht der KODAK i1420 die Verarbeitung praktisch aller Dokumente unterschiedlichster Formate und Formen. Des Weiteren verfügt er über die Perfect Page-Imaging-Technologie von KODAK, die gewährleistet, dass dem Allokationsteam der Albyn Housing Society bereits beim ersten Scanvorgang hochwertige Scans zur Verfügung stehen.
Die Albyn Housing Society verwaltet über 2.000 Mietobjekte und über 200 Häuser in Gemeinschaftsbesitz im schottischen Hochland, einem Gebiet in der Größe von Wales und Heimat von etwa 218.000 Menschen. Die eingetragene Gesellschaft für sozialen Wohnungsbau, die von der schottischen Regierung, Banken und Baugenossenschaften gefördert wird, beschäftigt 70 Mitarbeiter und hat ihre Zentrale in Invergordon, etwa 40 Kilometer nördlich von Inverness. Derzeit betreut die Albyn Housing Society mehr als 2.000 Haushalte und investiert etwa 31,5 Millionen Euro in den Bau neuer Wohnungen und die Renovierung von Objekten in ihrem Zuständigkeitsbereich.
Im Juni dieses Jahres führten alle Anbieter kostengünstiger Unterkünfte im schottischen Hochland – fünf unabhängige Wohnungsbaugesellschaften, darunter Albyn und Highland Council – ein gemeinsames Antragsformular und eine gemeinsame Abwicklung für die Zuteilung von Unterkünften ein, um die Verarbeitung der zahlreichen Anträge zu optimieren und zu vereinfachen.
Robin Nairn, Finance & IT Director der Albyn Housing Society: "Im Hochland gibt es etwa 20.000 Objekte, die von verschiedenen Wohnungsbaugesellschaften und dem Council verwaltet werden. Früher verfügte jede Gesellschaft über eigene Formulare und Wartelisten, d. h., wer sich für ein Haus interessierte, musste sich bei sechs verschiedenen Organisationen melden und hierfür sechs verschiedene Formulare verwenden. Heute hingegen gibt es nur einen Vorgang und nur ein Formular, was zu einer deutlich effizienteren Abwicklung führte. Dies hat für alle Beteiligten Vorteile – für uns genauso wie für unsere Kunden und Partner."
HINTERGRUND
Eine schottische Wohnungsbaugesellschaft setzt die Kodak Scantechnologie zur Steigerung der Effizienz ein. | ZIELVORGABE
Optimierung des Anwendungsprozesses und kürzere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen. | LÖSUNG
1 KODAK i1420 Scanner. | ANMERKUNGEN
"Wir benötigten einen hochwertigen Scanner, um unsere Papierberge zu bewältigen, da es bei unseren alten Scannern immer wieder zu Papierstaus kam. Der KODAK i1420 wurde bestellt, geliefert und arbeitet seitdem ohne Probleme."
~ Robin Nairn, Albyn Housing Association, Finance & IT Director |
Der Kodak Scanner wurde im März 2008 für die Verwaltung dieser Papierdokumente erworben. Naim erklärt: "Wir benötigten einen hochwertigen Scanner, um unsere Papierberge zu bewältigen, da es in unseren alten Scannern immer wieder zu Papierstaus kam. Der KODAK i1420 wurde bestellt, geliefert und arbeitet seitdem ohne Probleme."
Der Kodak Scanner wird vom Allokationsteam verwendet, der Gruppe, die für die Auswertung der Anträge verantwortlich ist. Dies hat die Verwaltung und Bearbeitung der Warteliste erheblich beschleunigt. Mr Nairn: "Wir konnten die Zeit für die Zuteilung eines frei gewordenen Objekts um 25 % reduzieren."
Wenn sich eine Person oder eine Familie für eine erschwingliche Unterkunft bewirbt, wird sie anhand eines Punktesystems bewertet. Denjenigen, die eine bestimmte Punktzahl erreichen, wird als erstes eine Unterkunft zugeteilt. Hierzu gehören Kriterien wie der Gesundheitszustand, ob sie in einer sicheren Unterkunft wohnen oder ob sie obdachlos sind.
Die Albyn Housing Society setzt zur Verarbeitung der gescannten Dokumente, die im Zusammenhang mit ihren Objekten stehen, zusätzlich die ScanLink Dokumentenmanagement-Software von DataImage Software Limited ein. ScanLink, das im September 2007 hinzugekauft wurde, verfügt über eine Microsoft Windows-basierte grafische Benutzeroberfläche. Das Allokationsteam scannt die Dokumente ein, indiziert sie und legt sie anschließend in virtuellen "Aktenschränken" ab.
Mr Nairn erläutert: "Als es an der Zeit war, unsere Zentrale umzugestalten, nutzten wir die Gelegenheit, uns dank der Installation von ScanLink von 40 bis 50 Aktenschränken zu befreien, die in unserem Büro wertvollen Platz wegnahmen."
Albyns Abteilung für die Instandhaltung und den Wohnungsbau produziert hohe Papiermengen, zu denen folgende Dokumente gehören: Korrespondenz mit Mietern, Antragsformulare, Instandhaltungs- und Mietinformationen, Befunde von Ärzten und Informationen über Mieter.
Die Dokumentenmanagement-Software erfüllt die Anforderungen der Gesellschaft an die Effizienz und soll bald auch von anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens eingesetzt werden. Mr Nairn: "Unser Entwicklungsteam, das für den Erwerb von Grundstücken und den Wohnungsbau verantwortlich ist, wird schon bald ebenfalls ScanLink zur Verwaltung der Papierdokumente einsetzen, die Pläne, Entwürfe von Architekten und die Korrespondenz mit den Bauunternehmern umfassen. Auch auf Management- und Personalverwaltungsebene sollen Dokumente künftig auf diese Art und Weise verwaltet werden.”