Hier können Sie eine englische PDF-Version dieser Story herunterladen.

Kodak Scanner und Kodak Capture Pro Software helfen COMPU-DATA International, LLC, sechs Millionen Bilder zu verarbeiten

COMPU-DATA International, LLC (CDI), Vertriebspartner für Kodak Document Imaging-Produkte und ISV, gibt Angebote für ausgelagerte Projekte ab, um verschiedenen Kunden Scan-Services anzubieten. Im Jahr 2010 erhielt CDI den Zuschlag für ein umfangreiches Regierungsprojekt, das anfänglich eine schnelle Verarbeitung von Millionen von Dokumenten innerhalb eines Zeitraums von fünf Monaten erforderte. CDI, das in Spring bei Houston, Texas, ansässig ist, verwendete bereits Kodak Scanner und Kodak Capture Pro Software für interne Betriebsabläufe und andere Projekte.

Für ein Projekt dieser Größenordnung war jedoch zusätzliche Arbeitsleistung erforderlich. Daher erwarb CDI einen Kodak i5600 Scanner, der ein unbegrenztes Tagesvolumen und eine Geschwindigkeit von bis zu 170 Blatt pro Minute bietet. Ausgerüstet mit den für notwendig befundenen Geräten und der Software bereitete sich CDI darauf vor, die Herausforderung anzunehmen und einen Berg an Kisten und Dokumenten zu bewältigen.

Die Spezifikationen erfüllen

Juan J. Celaya, Generaldirektor und Hauptgeschäftsführer von CDI, war sich darüber im Klaren, was die Firma erhalten würde und was die Erwartungen des Kunden waren. "Das Ziel des Kunden bestand darin, dass wir innerhalb der fünf Monate so viele Kisten mit Dokumenten wie möglich verarbeiten und dabei ausgehend von den Dokumentenspezifikationen für die einzelnen Dokumententypen Bilder von hoher Qualität und mit einer möglichst hohen Genauigkeit liefern sollten", erklärt Celaya. Für jeden Dokumententyp wurden abhängig vom Seiteninhalt, bis auf einige Ausnahmen, eine Leerseitenentfernung und eine Seitendrehung verlangt.

Die Dokumente waren sehr unterschiedlich, von Flugtickets über Quittungen bis hin zu Formularen im US-Legal- und A2-Format. Die Papierarten reichten von extrem dünnen Durchschlagpapieren bis hin zu Pappe. "Es gab bei den einzelnen Kisten keine Standardisierung", merkt Celaya an. "Verschiedene Größen und Typen, ohne Standardisierung hinsichtlich Simplex-, Duplex-, Hochformat- oder Querformat-Scananforderungen. Kodak Scanner und Kodak Capture Pro Software helfen COMPU-DATA International, LLC, sechs Millionen Bilder zu verarbeiten." Angesichts der großen Herausforderung, die dieses Projekt darstellte, vertrauten Celaya und sein Team darauf, dass ihre Kodak Scanner einen optimierten Durchsatz mit einer minimalen Anzahl an Mehrfacheinzügen und Papierstaus liefern würden.

"Wir hatten keine Kontrolle über die Dokumentenvorbereitung und scannten die Materialien in dem Zustand, in dem wir sie erhielten. Daher hatten wir einige Befürchtungen hinsichtlich des reibungslosen Ablaufs, als wir mit dem Prozess begannen", sagt Celaya.

Workflow einrichten

Celaya und sein Team verwendeten fünf Scan-Stationen und zwei Qualitätssicherungsstationen, die in zwei Schichten betrieben wurden. Die Scan-Architektur bestand aus drei Kodak i4600 Scannern, einem i620 Scanner und dem neuen i5600 Scanner. Der Netzwerkaufbau umfasste einen Gigabit-Switch, der einen Server, fünf Scan-Stationen und zwei Qualitätssicherungsstationen unterstützte. Als Scan- und Qualitätssicherungs-Anwendung diente die Kodak Capture Pro Software v3.1. Als Betriebssoftware wurde das Scanning Services System von CDI verwendet, das dem Bediener die Registrierung, die Synchronisierung mit jeder Workstation und Berichtsfunktionen bietet, zusammen mit den Produktionsmengen pro Station und pro Tag.

Celaya und sein Team verwendeten fünf Scan-Stationen und zwei Qualitätssicherungsstationen, die in zwei Schichten betrieben wurden. Die Scan-Architektur bestand aus drei Kodak i4600 Scannern, einem i620 Scanner und dem neuen i5600 Scanner. Der Netzwerkaufbau umfasste einen Gigabit-Switch, der einen Server, fünf Scan-Stationen und zwei Qualitätssicherungsstationen unterstützte. Als Scan- und Qualitätssicherungs-Anwendung diente die Kodak Capture Pro Software v3.1. Als Betriebssoftware wurde das Scanning Services System von CDI verwendet, das dem Bediener die Registrierung, die Synchronisierung mit jeder Workstation und Berichtsfunktionen bietet, zusammen mit den Produktionsmengen pro Station und pro Tag.

Der Erfassungs-Workflow lief nach folgendem Standardprozess ab:

• Registrierung der Kisten.
• Auswahl von Auftrags- und Seitentyp basierend auf dem Inhalt der Kisten.
• Scannen der Seiten mit der Kodak Capture Pro Software (300 dpi G4 TIFF).
• Anwenden der Perfect Page-Bildverarbeitungstechnologie von Kodak auf jedes Bild.
• Anwenden von Visual QC während des Scannens, um Mehrfacheinzüge und unsachgemäßen Papiereinzug zu erkennen.
• Anwendung von automatischer Software-Drehung oder fester Seitendrehung auf jedes Bild, basierend auf dem ausgewählten Auftrags-/Seitentyp. Die Task-Implementierung erfolgte abhängig von der Seitentyp-Auswahl hardware- oder softwaregesteuert.
• Automatisches Entfernen leerer Bilder.
• Verifizierung jedes Bildes durch die Qualitätssicherungsstation, Ausführung von Suchvorgängen für Bilddateigrößen bis zu 5.000 Byte sowie abhängig vom Auftragstyp ggf. Bilddrehung.
• Genehmigung oder Ablehnung durch die Qualitätssicherung.
• Erstellung durchsuchbarer PDF-Dateien (auf verteilte Weise) mit Hilfe der Scan- und Qualitätssicherungs-Workstations.
• Endgültige Genehmigung der Kisten und Lieferung an den Kunden.

Positive Produktivität

Als der Prozess begann, waren Celaya und die Bediener schnell von der Arbeitsleistung der Kodak i5600 Scanner beeindruckt. "Es war erstaunlich, ein beeindruckender Durchsatz", erinnert sich Celaya. "Die Volumina, die wir ohne Probleme scannen konnten, gönnten den Bedienern keine Pause. Wenn sie einen Stapel einlegten, war der i5600 Scanner schon damit fertig, bevor der nächste Stapel zur Verarbeitung bereit war. Alle wurden wirklich auf Trab gehalten."

Papierstaus traten sowohl bei den i5600 als auch bei den i4600 Scannern selten auf, während die Bildqualität hervorragend war. Eine der Anforderungen in den Projektrichtlinien lautete, dass die Bilder mindestens dieselbe Qualität besitzen mussten wie die Originale. Alle Kodak Scanner erfüllten dieses Ziel. Es waren nur wenig Reinigungsmaßnahmen erforderlich, und Celaya wurde in seinem Vertrauen in die fortlaufende Produktivität seiner Kodak Scanner bestärkt.

Hervorragende Synergie mit der Capture Pro Software

Die Kodak Capture Pro Software stellte selbst in dieser etwas "unkonventionellen" Umgebung eine ideale Ergänzung dar. Der Installationsprozess und die Konfiguration erleichterten das Erstellen von Auftrags- und Seitentypen für die verschiedenen Papierverarbeitungsanforderungen. Die Kommunikation zwischen der Software und den Scannern von Kodak funktionierte gut und verbesserte sich, als die PCs aktualisiert und eingestellt wurden, um mit den Volumenanforderungen Schritt zu halten.

Der Ausgabeprozess war aufgrund der Anzahl an Stationen, die Bilder verarbeiteten, zunächst kompliziert, einige Änderungen am Scanning Services System von CDI erleichterten dann jedoch die Bewältigung der Volumenanforderungen. Außerdem wurden die OCR-Fehlerraten mit etwas Hilfe von Kodaks Software-Support-Experten und geringfügigen Anpassungen auf ein Minimum reduziert und CDI konnte schnell ein lieferbereites tägliches Produktionsvolumen erreichen. Die wöchentlichen Lieferraten erreichten über 750.000 Bilder.

Die Verwendung der Kodak Capture Pro Software zum Verwalten der Qualitätssicherungsanforderungen funktionierte sehr gut. Die meisten der gewünschten Funktionalitäten waren vorhanden, so dass die Bediener mit außergewöhnlicher Genauigkeit scannen konnten. Durch die Anwendung des standardmäßigen geschichteten Zufallsstichprobenverfahrens auf eine Menge von 6.176.566 Bildern konnte CDI Genauigkeitsraten zwischen 99,33 % und 99,63 % berechnen. Diese Raten konnten dank der harten Arbeit der Mitarbeiter von CDI und der integrierten Bildverbesserungsfunktionen jedes Kodak Scanners erzielt werden. Mit qualitativ hochwertigen Bilddateien war es dank der Perfect Page-Technologie von Kodak einfach, automatisierte Prozesse anzuwenden, während die Capture Pro Software auch den Qualitätssicherungsschritt des Workflow-Prozesses optimierte.

Auf ein Neues

"Unser Fazit ist, dass die Integration mit unseren Prozessen einfach und die Bildqualität hervorragend war, der Durchsatz genau unseren Anforderungen entsprach und die Anzahl an Problemen wirklich stark verringert wurde", fasst Celaya zusammen. "Nachdem wir nun erfolgreich mehr als 6.000.000 Bilder innerhalb eines so kurzen Zeitraums erfasst haben, wissen wir, wie wir diese Art von Projekt bewältigen können, und ich bin zuversichtlich, dass wir noch viele weitere Projekte dieser Art durchführen werden. Das stellt eine Anerkennung unserer Mitarbeiter und der Hardware, Software und Unterstützung von Kodak dar, die dies ermöglicht haben."