Hier können Sie eine englische PDF-Version dieser Story herunterladen.

Itella Information standardisiert Infrastruktur mit Kodak Produktionsscannern

Itella Information, die Dienstleistungsabteilung der Itella Group, konnte ihre Produktionsscanner-Infrastruktur mit Hilfe von Kodak als wichtigstem Partner harmonisieren. In Anbetracht des ständig wachsenden Geschäfts und um Kapazitäten für zukünftiges Wachstum zu schaffen, wurden für die Produktionszentren in Finnland und Schweden vier i1860 Scanner angeschafft - die schnellsten High-Volume-Systeme von Kodak, die es je gab.

Dies ist eine wichtige strategische Entscheidung, denn der große Scannerpark von Itella Information besteht nun hauptsächlich aus Geräten von Kodak, was das Hardware-Management vereinfacht sowie die Effizienz und die Flexibilität in diesem extrem kostensensiblen und von starkem Wettbewerb geprägten Geschäft steigert.

Drei Geschäftsbereiche
Die frühere Finland Post Group wurde im Juni 2007 in Itella Group umbenannt und bietet unter der Marke Posti traditionelle, privatkundenorientierte Postdienstleistungen in Finnland an. Zudem bedient sie unter dem Namen Itella Geschäftskunden in Finnland und weiteren acht nordeuropäischen Ländern. Das Unternehmen ist in drei Geschäftsbereiche unterteilt: Itella Logistics (Frachtdienstleistungen), Itella Mail Communication (Auslieferung von Briefen und Postwurfsendungen) und Itella Information (ausgegliederte Dokumentenmanagement-Dienstleistungen, Rechnungswesen und Geschäftskommunikation). Insgesamt beschäftigt die Gruppe über 24.000 Mitarbeiter und erwirtschaftete im Jahr 2006 einen Nettoumsatz von 1.550,6 Millionen Euro.

Unto Kariniemi, Global Product Line Director bei Itella Information, erläutert: „Unser Ziel ist es, bis zum Jahr 2010 die Nr. 1 unter den Anbietern für intelligente Logistikdienstleistungen in Nordeuropa zu sein. Dafür benötigen wir fortschrittliche Technologie, effiziente Prozesse und kompetente Mitarbeiter.“

Itella Information bietet zahlreiche Standard- und maßgeschneiderte Services an und konzentriert sich dabei insbesondere auf Digitalisierungslösungen im Bereich der Rechnungsverarbeitung und die Auslagerung der Dokumentenverarbeitung. Itella verwaltet den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten – vom Scannen über den Workflow und das Dokumentenmanagement bis hin zur elektronischen Archivierung und dem späteren Zugriff.

Das Unternehmen arbeitet mit Firmen aller Größen zusammen, ist jedoch auf Kunden spezialisiert, die große Dokumentenvolumen verarbeiten müssen. Dabei kommen die wichtigsten Abnehmer für Digitalisierungsdienstleistungen aus der Bank- und Versicherungsbranche sowie aus dem Bereich des öffentlichen Diensts. Hierzu zählen skandinavische Banken, Sampo und Nordea, die Versicherungsgesellschaft Pohjola und die finnische Kfz-Zulassungs- und Steuerbehörde.

Kariniemi erklärt: „Die Banken haben beispielsweise die Verarbeitung ihres papierbasierten Zahlungsverkehrs an uns ausgelagert. Ihre Kunden senden die ausgefüllten Zahlungsformulare mit den Empfänger- und Zahlungsdaten ein und wir verarbeiten diese. Wir scannen die Daten und senden sie anschließend an das entsprechende Banksystem.

Ähnlich läuft es bei den Versicherungen: Wir sind bei der Regelung von Ansprüchen von vornherein dabei. Wir erhalten die Anträge per Post, sortieren sie, digitalisieren die Dokumente und bereiten sie für die Bearbeitung vor.“

Das Dokumenten- und Rechnungsvolumen, das dabei durch die Hände von Itella Information geht, ist erheblich. In Finnland verarbeitet das Unternehmen rund 260.000 Einzeldokumente pro Tag, was etwa 70 Millionen im Jahr entspricht. Wenn man alle Dokumente in allen von Itella bedienten Regionen in die Rechnung einbezieht, sind es sogar über 100 Millionen jährlich.

Daher stellt der Dienstleistungsbereich der Digitalisierungslösungen einen schnell wachsenden Teil des Geschäfts von Itella Information dar, wobei sich der Umsatz innerhalb von drei Jahren verdreifachte und sich beispielsweise in Schweden allein in den ersten sieben Monaten des Jahres 2007 das Scanvolumen verdoppelte.

Um diesem rapiden Anstieg gewachsen zu sein und Kapazitäten für die Zukunft bereitzustellen, installierte Itella Information zwei bei Kibi erworbene KODAK i1860 Produktionsscanner in Finnland, die in Kürze durch zwei weitere, von ReadSoft bezogene Modelle in Schweden ergänzt werden. Mit einer Verarbeitungsgeschwindigkeit von 200 Seiten pro Minute ist der i1860 der schnellste Scanner, den Kodak je auf den Markt brachte. Zudem glänzt er durch sein ergonomische Design, das die Benutzerproduktivität steigert. Das Gerät kann auf Knopfdruck höhenverstellt werden und über seinen LCD-Touchscreen ist es einfach zu bedienen.

Itella Information entwarf eine „Referenzarchitektur“, was bedeutet, dass zum Scannen nur noch Produkte von Kodak eingesetzt werden sollen und die für das Digitalisierungsgeschäft verwendete Ausstattung harmonisiert werden soll.

Kariniemi hierzu: „Der Geschäftsbereich Itella Information hat in den Jahren 2006 und 2007 zwei andere Firmen übernommen, um zu expandieren: Dabei handelt es sich um DigiDoc AB und Infologistics Scandinavia AB, bei denen nun die gesamte Ausstattung auf Produkte von Kodak umgestellt werden soll.“

Durch die Einführung einer vereinheitlichten internationalen Scan-Produktionsumgebung auf der Grundlage von Kodak Produkten werden wir in der Lage sein, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig Verwaltung, Schulung und Support zu vereinfachen. Das Unternehmen besitzt bereits mehrere Scanner der i600 und i800 Serie an sechs Produktionsstandorten.

Kariniemi erläutert: „Wir können mit unserem Scannerpark von Kodak ohne Einschränkungen arbeiten und die Geräte bei Bedarf von einem Standort an einen anderen verschieben. Als beispielsweise ein i1860 Scanner in Finnland installiert wurde, brachten wir einen i660 Scanner nach Lettland, wo geringere Dokumentenvolumen anfallen. Schon wenige Stunden nach Ankunft des Scanners lief der ganze Betrieb.

Die Wahl fiel auf Kodak, weil diese Marke für ihre lange Erfahrung und ihr Know-how im Scannerbereich sowie dafür bekannt war, zuverlässige Produkte herzustellen und umfassenden, schnellen Service und Support zu leisten. Dies ist von größter Bedeutung, weil das Geschäft des Rechnungsmanagements hart umkämpft und sehr kostensensibel ist, wodurch schon die geringsten Ausfallzeiten zu beträchtlichen Umsatzeinbußen führen können.

Itella Information verwendet auch die Kodak Capture Software, durch die sich alle Funktionen der Hardware in vollem Umfang nutzen lassen. Hierzu zählt Kodaks Perfect Page-Technologie mit iThresholding, die gescannte Bilder von allerhöchster Qualität liefert, ohne dass Einstellungen angepasst werden müssen. Dies ist sehr wichtig in einer Dienstleister-Umgebung, in der die unterschiedlichsten Papiertypen verarbeitet werden und ein manuelles Eingreifen den Betrieb erheblich behindern würde.

Kariniemi fasst zusammen: „Mit dem Durchsatz des neuen i1860 bietet Kodak einen Scanner an, der mit den praktisch unbegrenzten Dokumentenvolumen zurechtkommt, die in unserem rund um die Uhr arbeitenden Betrieb anfallen. Wir führen gerne Vertrauen und Qualität als Voraussetzungen für unser Geschäft an – unsere Kunden vertrauen uns ihre Firmendaten an und erwarten, dass wir eine hervorragende Arbeit leisten. Wir brauchen daher einen Scannerpartner, der uns in derselben Weise unterstützt und weiß, wie wichtig eine maximale Betriebszeit ist. Kodak erfüllt da genau unsere Erwartungen.“