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USArchive & Imaging Services, Inc. erweitert das Geschäft und die Kapazitäten mit Kodak Scannern und Kodak Capture Pro Software

USArchive and Imaging Services, Inc. erfreut sich eines florierenden Document Imaging-Betriebs, aber das Geschäftsmodell des Unternehmens unterscheidet sich ein wenig von den meisten anderen. Neben dem Scan- und Dokumentenmanagement bietet das Unternehmen Beratungsleistungen sowie Integrations-, Software- und Cloud-basierte Lösungen, Schulungen und vieles mehr. Das ist nichts Besonderes, ungewöhnlich ist aber die einzigartige Partnerschaft mit AtWork!, einer Non-Profit-Organisation (und Hersteller für das bundesstaatliche AbilityOne-Programm), die Menschen mit Behinderungen sinnvolle Arbeits- und Entwicklungsmöglichkeiten bietet. Im Rahmen der Geschäftspartnerschaft, die unter dem Namen „USArchive Powered By AtWork!“ (USAPBAW) etabliert wurde, werden Document Imaging-Services für Behörden und private Firmen angeboten, die digitale Datensatz- und Dokumentenvernichtungsservices benötigen. Als Team bietet USAPBAW Weiterbildungsmöglichkeiten und schafft Arbeitsplätze für Menschen mit Behinderungen. Außerdem bringt es sein Know-how im Bereich Dokumentenmanagement in die Geschäftsbeziehung ein, während AtWork! sein Fachwissen im Bereich Produktionsmanagement/Betriebsabläufe sowie eine talentierte und hochmotivierte Belegschaft zur Verfügung stellt.

„Wir helfen Menschen und Non-Profit-Organisationen, nützliche, arbeitsmarktfähige Fertigkeiten zu erlernen, und sie helfen uns, produktiv zu sein“, so Noreen Plath, Inhaberin/VP of Business Development bei USArchive. „Alle Beteiligten finden den Prozess und den gegenseitigen Nutzen gut. Es ist eine großartige Möglichkeit, wertvolle Organisationen und Non-Profit-Unternehmen zu unterstützen und bedürftigen Menschen bei der Entwicklung neuer, arbeitsmarktfähiger Fertigkeiten und der Suche nach Arbeitsplätzen zu helfen.“

Digitalisierung für mehr als drei Viertel der Bezirke des Bundesstaates Washington

Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass USArchive viele Dinge richtig macht, da sich das Unternehmen weiterhin in beeindruckendem Maße vergrößert. USArchive mit Sitz in Issaquah, WA, etwa 10 Meilen von Seattle entfernt, bietet umfassende Services: vom Dokumentenscanning und der Konvertierung von großformatigen Dokumenten über Software- und Cloud-Lösungen bis hin zu digitalen Mail-Toolboxen und der Mikrofilmkonvertierung sowie dem Vertrieb von Kodak Scannern (als autorisierter Vertriebspartner für Kodak Document Imaging-Produkte). Das Unternehmen vertreibt nicht nur Kodak Scanner, sondern nutzt selbst eine Vielzahl von Kodak Geräten für die eigenen täglichen Betriebsvorgänge.

USArchive ist stolz darauf, sagen zu können, dass es mit allen Geschäfte tätigt: vom kleinsten Heimbüro bis hin zur Regierung. Das Unternehmen hat stabile Marktsegmente in der Rechts-, Industrie-, Bank-, Finanz- und Bildungsbranche sowie im behördlichen Bereich erobert und arbeitet für über drei Viertel der 39 Bezirke in Washington. Als die Durchsatzmengen und die Anzahl der Projekte wuchs, erwarb USAPBAW im Dezember 2010 einen Kodak i750 Scanner, um mit der steigenden Nachfrage Schritt zu halten.

Maximale Nutzung der Bildverarbeitungsfunktionen von Kodak Scannern

Bei Projekten wie dem Scannen von ca 2,5 Millionen Dokumenten für Lane County, OR, oder der Digitalisierung von Tausenden von Kinderunterhaltsdokumenten für den Bundesstaat Idaho zeigt sich der wahre Wert der Kodak Scanner bei USArchive. „Die Bewältigung des Lane County-Projekts ist ein gutes Beispiel dafür, warum wir unseren Kodak i750 Scanner so sehr schätzen“, sagt Claire Phillips, Projektmanager im Bereich Dokumentenmanagement. „Wir scannen sämtliche Baugenehmigungen des Bezirks, die bis in die 1950er Jahre zurückreichen, und wir erfassen sie mit 300 dpi, da die Dokumente recht viel Farbe enthalten. Die Geschwindigkeit des i750 Scanners lässt nicht nach: Er liefert auch beim Scannen in Farbe und bei aktivierten Funktionen wie der Schräglagenkorrektur den üblichen Durchsatz bei voller Geschwindigkeit.“

Da USAPBAW bis zum Abschluss des Lane-Projekts etwa 1.200 Kisten mit Dokumenten scannen wird, ist die laufende Produktivität von entscheidender Bedeutung. Brent Romney von USArchive, der der Abteilung für behördliche Angelegenheiten vorsteht und den USAPBAW-Produktionsbetrieb unterstützt, lobt vor allem die iThresholding-Funktion des i750 Scanners. Diese Funktion der Kodak Perfect Page-Technologie passt die Helligkeit und den Kontrast auch in kleinen Bereichen desselben Dokuments mit unterschiedlichen Kontrastwerten automatisch an. „Dank iThresholding erhalten wir eine sehr einheitliche Bild- und Textlesbarkeit und nur sehr wenige Artefakte“, merkt Romney an.

Die Fähigkeit des i750 Scanners, verschiedene Papierstärken und Dokumentenformate (von Visitenkarten bis hin zu DIN A4) reibungslos zu verarbeiten, wird ebenfalls sehr geschätzt. Plath erklärt, dass die Kisten alle denkbaren Arten und Stärken an Durchschlagpapier enthalten. Einmal war ein Bild sogar auf ein Stück Duschvorhang gezeichnet. (Dieses ließen sie nicht durch den Scanner laufen, sondern behandelten es wie ein echtes „Dokument von ungewöhnlicher Beschaffenheit“.)

Neben dem Kodak i750 Scanner verwendet das USArchive-Team eine Vielzahl anderer Kodak Scanner, darunter die Modelle i260, i640 und i1220.

Optimieren der Leistung der Kodak Capture Pro Software

Viele Projekte von USArchive, einschließlich der Lane County-Initiative, erfordern OCR- und Indizierungskomponenten. Hier sind die Qualität der Bilderfassung mit den Kodak Scannern und die Flexibilität der Kodak Capture Pro Software von besonderer Bedeutung. Durch das Erfassen von mehr Daten bei jedem Scan (ohne Geschwindigkeitseinbußen) wird die Genauigkeit des OCR-Prozesses verbessert, und die Möglichkeit der Capture Pro Software, sich wiederholende und komplexe Aufgaben zu vereinfachen, zahlt sich aus.

„Beim Idaho-Projekt beispielsweise können wir ganz einfachHotkeys programmieren, um die Indizierung zu optimieren. Dabei wird die Datenbank-Lookup-Funktion zum Ausfüllen verschiedener Felder genutzt“, erklärt Phillips. Sie schätzt auch die Möglichkeit der Capture Pro Software, Bilder ohne erneutes Scannen erneut zu verarbeiten. „Wir hatten das Problem, dass Zulassungsnummern in der falschen Zeile landeten. Wir konnten den entsprechenden Stapel aufrufen, die Korrektur vornehmen und anschließend die Bilder erneut verarbeiten, ohne die Dokumente noch einmal scannen zu müssen. Das spart wirklich viel Zeit.“

Heute ist USAPBAW im Besitz von 12 Indizierungs- und verschiedenen Erfassungslizenzen für die Capture Pro Software.

Es wird alles genutzt, was der Kodak Service & Support zu bieten hat

USArchive schätzt die präventiven und Reparaturkomponenten sowie die wertschöpfenden Aspekte des Kodak Service & Support. So hat das Unternehmen beispielsweise Schulungen zur Indizierung mit der Kodak Capture Pro Software in Anspruch genommen. Darüber hinaus ist USArchive von der Pünktlichkeit und dem Know-how des Kodak Service angetan. „Die Servicetechniker sind erstaunlich aufmerksam und sachkundig. Das gilt auch für die Mitarbeiter, die uns am Help-Desk-Telefon helfen, Probleme zu lösen.“

Vertrieb und Empfehlung von Kodak Scannern

Als autorisierter Vertriebspartner für Kodak Document Imaging-Produkte integriert USArchive häufig Kodak Scanner in seine Lösungen für Kunden, die einen eigenen Scanbetrieb haben. Kürzlich verkaufte das Unternehmen mehrere Kodak i1220 und i1420 Scanner an eine Firma, die sich auf die Tabellarisierung von Wahlergebnissen spezialisiert hat. Die Firma testet auch die Capture Pro Software, um sie im Rahmen ihrer Gesamtlösung zur Stimmenzählung zu nutzen.

„Wir sind einfach große Verfechter der Kodak Scanner, der Capture Pro Software und des Kodak Service & Support“, meint Plath. „Für uns sind einfache Bedienung, die schnelle Erlernbarkeit, Produktivität und Zuverlässigkeit die wichtigsten Faktoren, und alle Aspekte der von uns genutzten Produkte und Services von Kodak erfüllen diese Anforderungen.“