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Oando wählt Kodak Netzwerkscanner, um den Zugriff auf Informationen zu verbessern

Nigerias führendes integriertes Energieunternehmen hat 20 eigenständige KODAK Scan Station-Netzwerkscanner zusammen mit der NSi AutoStore-Dokumentenerfassungssoftware und Microsoft Office SharePoint Server 2007 installiert, um den gesamten Prozess von der Verarbeitung bis hin zur Speicherung von Dokumenten in der gesamten Unternehmensgruppe zu automatisieren.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem (EDMS) verbessert das Wissensmanagement und die Informationsweitergabe, ermöglicht ein schnelles Abrufen von Dokumenten, steigert die organisatorische Effizienz und reduziert die Kosten in Verbindung mit der Dokumentenverarbeitung und -Speicherung.

Die Lösung wurde vom Kodak Partner Officetron mit Sitz in Lagos bereitgestellt. Das Auftragsvolumen umfasst etwa 1 Million US-Dollar und beinhaltet auch den Kauf von zusätzlichen Servern, die Installation eines EMC-Storage Area Network (SAN) mit einer Kapazität von 35 TB sowie die Verwaltung eines physischen Archivs in Lagos und Kaduna.

Als größter integrierter Energiekonzern in Schwarzafrika verzeichnet Oando ein schnelles Wachstum mit Gewinnen von über 57 % pro Jahr seit 2004.

Das Unternehmen beschäftigt über 1.000 Mitarbeiter und verfügt über sechs zentrale Geschäftsbereiche innerhalb der Gruppe, die Upstream-, Midstream- und Downstream-Prozesse umfassen. Dazu gehören Forschung und Produktion, Energie-Services, Gas und Strom, Raffination, Bevorratung und Handel sowie Marketing (Einzelhandel).

Oando hat 12 multifunktionale KODAK Scan Station 500 Netzwerkscanner sowie drei A3-Flachbett-Zubehörgeräte erworben. Die Scanner haben 8-Zoll-LCD-Touchscreens und erfassen beide Seiten von Dokumenten gleichzeitig mit bis zu 30 Seiten pro Minute oder 3.000 Seiten pro Tag. Zu diesen Scannern kommen die acht bereits vorhandenen KODAK Scan Station 100-Geräte hinzu.

Emeka Uchendi, Leiter der IT-Abteilung von Oando Plc, sagt „Vor der Installation des EDMS war die Nutzung von Informationen über die gesamte Unternehmensgruppe hinweg eine Herausforderung und das Speichern und Handhaben der Papierdokumente war eine Herkulesaufgabe.“

Eine der treibenden Kräfte für die Implementierung einer EDMS-Lösung bestand in der Anforderung, Oando das Verfolgen und Verwalten von Datensätzen über ihre gesamte Lebensdauer hinweg zu ermöglichen.

Oando durchlief einen gründlichen Beschaffungsprozess zur Auswahl der richtigen Scanlösung, bei dem schließlich zwei Unternehmen in die engere Wahl kamen. Nach Prüfung der technischen Daten, Gesprächen mit anderen Endbenutzern in Nigeria und Beurteilung von Geschichte und Know-how des Unternehmens fiel die Wahl auf Kodak anstelle seines Hauptkonkurrenten, da Oando hier einen deutlichen technischen Vorteil sah.

Die KODAK Scan Station-Netzwerkscanner wurden in jedem Geschäftsbereich installiert. "Oando wollte eigenständige Geräte, so dass die Mitarbeiter in allen Geschäftsbereichen Dokumente ganz normal mit Hilfe des Scanners über maßgeschneiderte Portale so schnell und effizient wie möglich in SharePoint scannen können", erklärt Victor Ajufoh-Obi, Leiter Marketing und Business Development, Officetron. NSi AutoStore ist auf jedem Gerät vorinstalliert und der Bildschirm ist für den jeweiligen Geschäftsbereich individuell konfiguriert. Beispielsweise hat ein Mitarbeiter der Marketing-Abteilung nur Zugriff auf das Marketing-Portal und kann nur dort Dokumente hochladen. So wird dies in allen Geschäftsbereichen gehandhabt.“

NSi AutoStore erfasst Dokumente lokal und die Bilder werden über das maßgeschneiderte Portal an Microsoft SharePoint übertragen und anschließend im EMC-SAN, das sich in Oandos zentraler IT-Abteilung befindet, gespeichert.

Mitarbeiter finden, dass sich die KODAK Scan Station-Geräte sehr leicht bedienen lassen und mit zahlreichen innovativen Funktionen ausgestattet sind. Die KODAK Scan Station 500 ist zum Beispiel der erste und einzige Scanner, der über eine Voice Attachment-Funktion verfügt, mit der Mitarbeiter von Oando durch Anhängen einer WAV-Datei hilfreiche mündliche Nachrichten mit Anweisungen zu den gescannten Dokumenten übermitteln können.

„Heute haben wir eine erstklassige Lösung für das Dokumenten- und Content Management und eine einzige Quelle der Wahrheit für jedes Dokument“, schlussfolgert Uchendi.

Dies bedeutet, dass Mitarbeiter des Unternehmens sich nicht mehr so viele E-Mails mit Dokumentanhängen schicken, wodurch um die 40 % an Speicherplatz eingespart werden.

Künftig will Oando die Workflow-Funktionen der NSi AutoStore- und SharePoint-Software nutzen, um Dokumente wie z. B. Spesenabrechnungen zur Genehmigung direkt an die richtigen Mitarbeiter zu senden. Außerdem plant Oando die Digitalisierung seiner beiden physischen Archive, damit die Dokumente elektronisch zur Verfügung stehen. Dieses Projekt soll 2010 durchgeführt werden.

„Wir stellen fest, dass immer mehr Unternehmen in Nigeria auf EDMS setzen, und Oando ist auf diesem Gebiet Vorreiter,“ sagt Ajufoh-Obi. Über ein Jahr lang haben wir eng mit den Unternehmen zusammengearbeitet, um ihnen dabei zu helfen, ihre Investitionen in die Dokumentenmanagementtechnologie optimal zu nutzen – und dieses Unterfangen war ein echter Erfolg.“