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Mountain West Financial implementa un sistema de procesamiento de imágenes avanzado con el software Kodak Capture Pro y escáneres Kodak

Mountain West Financial, Inc. se encuentra en Redlands (California) y es un banco hipotecario privado que ofrece una gama completa de servicios y que procesa cantidades ingentes de documentos. Teniendo en cuenta que cada préstamo implica mucho papeleo, entre 500 y 1.000 páginas, el equipo de Mountain West Financial procesa más de 12.000 documentos al día.

El problema era que los procesos empleados consumían mucho tiempo y trabajo, ya que todos los documentos se clasificaban internamente de forma manual. Solo algunos documentos tenían códigos de barra, por lo que el personal tenía que identificar la mayoría de documentos, etiquetarlos según correspondiera y, después, indexarlos y amontonarlos. Sin duda esto no resultaba una tarea fácil, ya que había más de 225 tipos diferentes de documentos.

Susan Hartsock, coordinadora de tecnología de la información de Mountain West Financial, sabía que tenía que haber una mejor opción. "Buscábamos una solución de captura que identificara los documentos de forma automática y así no tener que realizar este trabajo manualmente", explica Hartsock. "No estábamos satisfechos con la solución empleada y queríamos optimizar todo el proceso y hacerlo más eficiente".

Buscando los componentes para una solución más inteligente

Después de haber probado otras dos soluciones, Mountain West Financial encontró la combinación perfecta: escáneres Kodak, el software Kodak Capture Proy el software Ephesoft Mailroom Automation. Actualmente la empresa trabaja con dos escáneres Kodak Ngenuity 9125,un escáner Kodak i1420,y un escáner Tru-per 3600,todo respaldado por el servicio y la asistencia de Kodak.

Estos escáneres funcionan con el software Kodak Capture Pro e incorporan documentos al sistema de forma rápida y eficiente. Los archivos digitales con códigos de barra se envían de forma automática a las ubicaciones correspondientes, mientras que los documentos sin códigos de barras se tratan con el software Ephesoft para su identificación y procesamiento. El software Ephesoft lee todas las frases de cada página y utiliza tanto las palabras como el orden en el que aparecen para identificar el tipo de documento. Se trata de un enfoque único que se ha adaptado perfectamente a las necesidades de Mountain West.

“La combinación de Kodak y Ephesoft es una perfecta combinación de productos. Al utilizar escáneres y software Kodak para identificar los documentos con códigos de barra y solo tener que enviar los documentos desconocidos a Ephesoft, conseguimos realizar dos cosas al precio de una: minimizar el uso del motor del servidor OCR, al mismo tiempo que se maximiza el software de captura del escáner", explica Steve MacWilliams, vicepresidente ejecutivo de DocuSource, el distribuidor autorizado de productos Kodak Document Imaging que recomendó la solución a Mountain West Financial. "Otras soluciones envían todos los documentos a un único servidor en el que se procesan en serie, mientras que la nuestra es una solución en paralelo, lo que resulta muy rentable para este cliente".

Instalación e implementación sencillas y puntuales

La instalación de esta solución avanzada resultó muy sencilla, ya que los productos Kodak y Ephesoft se configuran de una forma muy intuitiva.

“Se trata de una de las mejores instalaciones que jamás hayamos realizado: la velocidad es superior, la instalación y la configuración se realizaron sin problemas y el software Kodak Capture Pro se integró de forma sencilla", dice MacWilliams. "El trabajo de ingeniería es muy completo y funciona con varios escáneres".

Hartsock está de acuerdo: "Con la solución anterior, para instalar una estación de trabajo hacían falta entre cuatro y siete horas. Con Kodak, se tardan unos cinco minutos".

El programa de implementación se aceleró, desde el desarrollo hasta la adquisición e instalación del software. "Se tardó menos de un día en la instalación original de 169 tipos de documentos", apunta Don Field, director ejecutivo de Ephesoft. "Sin duda, se puede realizar más trabajo si se cuenta con el software adecuado, y este es un sistema muy estable. Se trata de algo excelente tanto para Mountain West Financial como para Kodak y Ephesoft".

Actualmente a Hartsock le resulta fácil crear nuevos tipos de documentos, lo que es esencial porque en el sector hipotecario las regulaciones y los formularios cambian continuamente.

Prestigio para el servicio y la asistencia de Kodak

Mountain West Financial ya contaba con otros escáneres por lo que estaban familiarizados, y muy satisfechos, con el servicio y la asistencia de Kodak.

"Cada vez que llamo, una persona real responde al teléfono y me ayuda de forma inmediata", dice Hartsock. Compara Kodak con un proveedor anterior: "Cada vez que llamaba, siempre me pasaban de una división a otra para, al final, tener que volver a instalar la estación de trabajo de nuevo. Pasado un tiempo llegué a la conclusión de que era más fácil volver a instalar la estación de trabajo que llamar a la línea de asistencia".

Hasta el momento la empresa no ha tenido ningún problema con los escáneres y el personal cree que el software Kodak Capture Pro es fácil de usar. Han pasado de tener a cuatro personas a tiempo completo para preparar documentos y dos personas para escanearlos a contar solo con los dos operadores de escáner. Se trata de una reducción del trabajo del 66 por ciento.

Resultado final: satisfacción con el sistema de procesamiento de imágenes

Mountain West Financial está muy satisfecha con los resultados de la solución de administración de documentos. Los operadores de escáner obtienen hasta el 95% de precisión y están muy contentos con la calidad de las imágenes y las mejoras en las imágenes que la tecnología Perfect Page de Kodak aporta a los documentos de forma automática. Antes había que volver a realizar bastantes digitalizaciones así como mejoras en los documentos de forma manual, un proceso que resultaba complicado y que consumía mucho tiempo.

Hartsock también está impresionado con los ahorros: "Hemos ahorrado tiempo, trabajo, dinero e incluso en árboles, ya que ahora no hace falta etiquetar cada uno de los documentos. La solución es muy intuitiva y a nuestros usuarios finales les encanta porque es rápida y confiable".

Debido a los significativos ahorros en trabajo, Hartsock espera ver un rendimiento de la inversión de toda la solución en seis meses.. Finalmente quiere que las sucursales y los agentes involucrados contribuyan para conseguir el objetivo de desarrollar un proceso sin papeles. "Esta solución ha supuesto un cambio radical para nosotros. Estamos avanzando hacia un flujo de trabajo sin papeles y ya hemos abierto las puertas delanteras a la digitalización. Todo resulta muy positivo".

"El rendimiento de la inversión ha resultado concluyente para el cliente tanto por la reducción del mantenimiento anual de otros productos de software como por la disminución del tiempo y el trabajo empleados por el personal", concluye MacWilliams.