• El desarrollo del proyecto de consolidación mejorará la eficiencia y ahorrará a los contribuyentes 250 000 £ anuales durante 40 años
• La sede central construida a medida sustituye 17 edificios en todo Stafford
• El sistema de administración de registros y documentos electrónicos (EDRMS) mejora la capacidad del consejo para responder más rápido a los ciudadanos

Londres, Inglaterra: Kodak (NYSE:EK) ha anunciado hoy que el consejo del condado de Staffordshire ha implementado una solución de digitalización de documentos de alto rendimiento para digitalizar la mayor parte de sus archivos, según se traslada a la nueva sede central de 150 000 pies cuadrados construida a medida y denominada Staffordshire Place.

El nuevo edificio permitirá que los servicios del consejo sean eficientes, puesto que todos los departamentos estarán bajo un mismo techo, lo que reduce los costes, simplifica los procesos de negocio y facilita la flexibilidad en el trabajo para los empleados del consejo.

Además de una inversión que asciende a un total de 80 000 £ que incluye los costes de personal, se han adquirido dos scanners de producción de volumen medio a color Kodak i620, junto con el software de captura de imágenes EzeScan de Outback Imaging, para realizar copias de seguridad digitalizadas de documentos de los departamentos que se están trasladando a las nuevas instalaciones, ya que el espacio de almacenamiento es un lujo. En las nuevas instalaciones, solo se ha incorporado un metro lineal de almacenamiento por empleado.

Se cerrarán diecisiete edificios distribuidos por la ciudad, lo que ahorrará al consejo 250 000 £ anuales durante 40 años; y se reubicarán 1500 empleados de 135 equipos en las nuevas oficinas. El edificio de 23 millones de libras esterlinas renovará la calle Tipping Street, en el centro de Stafford, para un uso mixto en el que se integran la sede central del consejo con 15 000 pies cuadrados de nuevas instalaciones con tiendas y restaurantes.

Mark Winnington, concejal del consejo y miembro del gabinete de Activos y Medio ambiente, comenta: “Es primordial reducir el área necesaria únicamente para almacenar documentos, ya que implica un uso no productivo de las nuevas oficinas. Queremos evitar el uso de papel, así que básicamente hemos creado un departamento de digitalización interno: la primera vez que se consigue en el consejo.”

El equipo de digitalización de la empresa consideró tres formas de tratar con los archivos: externalizar la digitalización por completo a proveedores de terceros, administrarla totalmente de forma interna o un enfoque mixto. Finalmente, se eligió la última opción debido a la variedad de documentos que debían digitalizarse y a la necesidad de procesarlos rápidamente manteniendo la calidad.

Winnington, concejal del consejo, explica: “Nuestro equipo interno se hará cargo del 85-90 % de los departamentos, pero algunos de estos cuentan con proveedores y sistemas existentes que tiene sentido mantener. Por ejemplo, el equipo de planificación tiene documentos de gran formato que con un tamaño superior a A3 que se digitalizan de forma externa. Hemos revisado los requisitos de cada departamento y hemos implantado una solución a medida para ellos.”

En la práctica, esto implica que el equipo de digitalización formado por dos miembros ha establecido un centro de captura de registros y digitaliza los archivos que los compañeros les envían. Allí donde se necesiten documentos a diario, el equipo también acude a sitios para digitalizar de forma local o presta su equipamiento a aquellos equipos que, por motivos de seguridad, prefieren digitalizar los documentos por sí solos.

Hasta la fecha, los departamentos legales, financieros, de asuntos sociales y de transportes han hecho un amplio uso de la nueva solución: cada equipo prepara sus propios documentos para digitalizar. De esta forma, se ha acelerado el proceso de digitalización.

Durante los últimos meses, se ha estado utilizando scanners Kodak porque ofrecían la mejor relación entre grandes volúmenes y calidad de digitalización.

Gracias a la tecnología de imagen incorporada Perfect Page de Kodak, el manejo de papel SurePath que garantiza la alimentación precisa de diversos tipos de documentos y tres detectores independientes de alimentación múltiple que evitan los atascos de papel, los scanners i620 ofrecen un rendimiento excelente totalmente optimizado para labores de digitalización fundamentales.

Gracias al alimentador de documentos de 500 hojas capaz de administrar una mezcla de tamaños y pesos de papel, los scanners i620 alcanzan velocidades de 53 páginas por minuto a 300 dpi¹: el estándar del consejo para digitalización que es compatible tanto con documentos manuscritos como mecanografiados.

Se crearán entre 1,1 y 1,5 millones de imágenes en los próximos 6 u 8 meses, a medida que los departamentos se trasladen a Staffordshire Place. Se podrá acceder a archivos PDF con capacidad de búsqueda mediante unidades de red compartidas o imágenes producidas e importadas directamente en el sistema de administración de registros y documentos electrónicos HP TRIM (EDRMS) del consejo. HP TRIM, adquirido en agosto de 2010, se está implementando actualmente por todo el consejo para mejorar el acceso y la administración de información.

Kevin Blackley, director internacional de desarrollo del negocio de Outback Imaging, comenta: “No se eligió el software de captura EzeScan solo por su rentabilidad, sino porque ofrece una integración completa con el sistema EDRMS y una compatibilidad de valor estático, por lo que las imágenes se pueden importar mucho más rápido. A la hora de digitalizar registros del mismo tipo, el sistema se ha configurado para importar documentos basándose en un elemento de información, el número de identificación del consejo, que ahorra tiempo cuando hay que introducir continuamente información similar.”

Una vez que se complete el traslado a Staffordshire Place, el equipo de digitalización espera ofrecer un servicio de digitalización bajo petición a los departamentos para abordar todas sus necesidades de digitalización continuas.

Neil Murphy, director de ventas de Kodak en Reino Unido, declara: “Se puede decir que la instalación de una solución de digitalización de Kodak de alto rendimiento ha demostrado ser rentable para el consejo del condado de Staffordshire dado el volumen de documentos que procesan. Tanto la coherencia como la calidad y la seguridad están garantizadas con una plantilla capaz de utilizar la información del sistema EDRMS para ofrecer un servicio más rápido a los ciudadanos cuando se ponen en contacto con el consejo.”

¹ Los scanners Kodak i620 alcanzan 80 páginas por minuto a 200 dpi, con volúmenes diarios recomendados de hasta 80 000 páginas al día

Acerca de Kodak
Kodak, como principal innovador mundial en el procesamiento de imágenes, ayuda a los consumidores, empresas y profesionales creativos a sacar el máximo partido a las imágenes y a la impresión para enriquecer su vida.

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