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Contexto Adventist Health System ha evolucionado a un sistema de registros médicos electrónicos para mejorar el acceso a las historias clínicas. Objetivo Introducción de documentación en un sistema de registros médicos electrónicos de forma rápida y eficaz (en las 24 horas posteriores al alta hospitalaria del paciente). Localización de un proveedor capaz de ofrecer la mejor tecnología de digitalización para volúmenes grandes y pequeños. Posibilidad de digitalizar de forma continua formatos de papel largos y de varios grosores. Solución Scanners i1440, i610, i260, i280, i65 y i40 de KODAK, software EMC2 ApplicationXtender y software Kofax Ascent Capture. Actualmente se están probando los scanners i1220 de KODAK para su implementación en 2008.

Martin Murphy se quedó con la boca abierta cuando, en medio de una reunión del equipo de sistemas de información de Adventist Health System, la puerta se abrió bruscamente y alguien arrojó una carpeta frente a uno de los médicos. Tras la interrupción, el médico explicó que había solicitado la historia clínica de un paciente hacía cuatro horas y, aún siendo una emergencia, el departamento había tardado 240 minutos en localizarla y entregársela.

«Me di cuenta de que ya estábamos tardando en actualizarnos a un sistema de registros médicos electrónicos», afirma Martin Murphy, responsable técnico de datos clínicos de Adventist Health System. «Con nuestra nueva solución de digitalización y administración de la información, aquel médico hubiera revisado la historia del paciente en su equipo mucho antes de que la reunión hubiera comenzado».

Fabricante de scanners y proveedor ideal

Hasta 2003, Adventist Health System, con base en Orlando (Florida), utilizó un sistema de archivo basado en papel para administrar registros médicos. Este sistema de salud sin ánimo de lucro, con más de 45.000 empleados, deseaba mejorar el acceso a los registros de los pacientes en sus 40 hospitales en más de 10 estados. Cuando comenzó la transición a un sistema de registros médicos electrónicos, la organización quería trabajar con la mejor solución de un único proveedor de scanners.

«En mis 20 años de experiencia en la digitalización, Kodak siempre ha estado en lo más alto del mercado de scanners de gran volumen. Comparado con otros scanners de cualquier tipo de volumen, Kodak siempre ofreció el mejor producto en todas las categorías», afirma Murphy.

El equipo de sistemas de información de Adventist Health System sabía que obtendrían un importante descuento en el caso de que todos los scanners se comprasen al mismo proveedor. Pero, más que del coste, el equipo quería beneficiarse de la unicidad de servicio y soporte.

«Es mucho más cómodo trabajar con un único proveedor», afirma Murphy. «Sólo tenemos un número de teléfono y una persona de contacto. Al alcance de Kodak es tal, que incluso en las zonas rurales, los técnicos del Servicio y Soporte Kodak están a menos de 30 minutos».

«Tengo una gran relación profesional con nuestra representante de ventas en Kodak», añade Murphy. «Esté en las afueras de Chicago, en Kileen (Texas) o en Orlando, trabajo con la misma representante de ventas, Nancy Sherman, una persona estupenda.»

Los departamentos mejoran el servicio al cliente

Después de un año de planificación, el equipo de sistemas de información de Adventist Health System implantó los scanners i40 de KODAK en los Departamentos de Planificación y Registro, así como los scanners i65, i260, i280, i610 y ahora i1440 de KODAK en sus Departamentos de Administración de Información Sanitaria (informes médicos).

Los Departamentos de Planificación y Registro utilizan los scanners i40 para digitalizar solicitudes de los médicos, tarjetas de seguro y permisos de conducción cuando los pacientes se registran para los servicios hospitalarios.

Antes de instalar los scanners i40 de KODAK, el representante de Adventist Health System tomaba la documentación del paciente y realizaba una copia. Ahora, digitaliza la información en su escritorio delante del propio paciente. Este pequeño cambio ha mejorado la satisfacción del paciente en el momento del registro.

Debido a que toda la información se digitaliza en el momento del registro, incluidas solicitudes de los doctores, del laboratorio, o del servicio y datos financieros, ésta se pone en línea y a disposición de todos los proveedores al momento. Los pacientes ya no tienen que deambular por el hospital con volantes para análisis de sangre o servicios de procesamiento de imágenes. Como resultado, se extravían menos solicitudes y no se pierde el tiempo buscándolas ni volviendo a introducir datos.

Aumenta la eficacia de los departamentos

Dado que se da de alta a los pacientes desde todas las áreas del hospital, sus historias se envían a los Departamentos de Administración de Información Sanitaria y se digitalizan e introducen en el sistema de registros electrónicos.

El software KOFAX Ascent Capture procesa por lotes e indexa todos los documentos al tiempo que realiza comprobaciones de control de calidad que automáticamente corrigen la orientación, eliminan las páginas en blanco y aseguran la legibilidad de las imágenes.

Desde ahí, el software EMC2 ApplicationXtender integra los datos en motor de procesamiento del motor de imágenes de registros médicos de Adventist Health System para su almacenamiento permanente.

Toda la información en un mismo sitio disponible para todos los proveedores

«Hoy, toda la información discreta y los documentos en papel, como los resultados del laboratorio, documentación de enfermería, notas de los médicos, informes de evolución, están en un único lugar», declara Murphy.

«La eficacia aumenta considerablemente tanto para médicos como para pacientes. Ahora los médicos pueden revisar y firmar documentos de forma electrónica en línea. Antes, teníamos que buscar la hoja en la carpeta, copiar la página y perseguir al médico para que firmara.»

Todas las historias están en línea, de forma que los doctores tienen acceso inmediato sin necesidad de pedir a otros que traigan los documentos. Esto reduce la probabilidad de errores humanos y agiliza la obtención de información.

Mejor aún, varios proveedores pueden acceder a la información de forma simultánea. Por ejemplo, un médico de atención primaria de la primera planta puede ver en línea los registros de los pacientes al mismo tiempo que un especialista que esté en la quinta.

Ya no se pierden más ingresos

«La codificación de facturas se realiza en línea justo después de los pedidos de los médicos», afirma Murphy. «Los papeles ya no pasan de mano en mano, con lo que se minimiza el riesgo de extravío de registros. Cobramos a los pacientes en función del servicio y ahora nuestro Departamento de Facturación sabe exactamente cuánto cobrar, por lo que tampoco se pierde ningún ingreso.»

Alta calidad, alimentación continua y varios grosores

En Adventist Health System, los operadores digitalizan alrededor de 100.000 páginas al día de formas, tamaños y niveles de legibilidad muy distintos. Es imprescindible que la calidad de la imagen sea lo más alta posible. Entre los documentos digitalizados se incluyen gruesos permisos de conducir, pedidos con letra de médico, complejos ultrasonidos y tiras de cardiotocografía de seis metros.

«En el momento del registro, nuestros scanners i40 de KODAK nos permiten digitalizar documentos con distintos grosores, como permisos de conducir plastificados o tarjetas de seguro», afirma Murphy. «En el Departamento de Administración de Información Sanitaria, estamos sustituyendo los scanners antiguos por los scanners i1440 de KODAK, que permiten la digitalización de alimentación continua. Esto nos permite digitalizar tiras de cardiotocografía de hasta seis metros» afirma Murphy. «Antes, para crear una tira de cardiotocografía hubiéramos tenido que pegar las hojas con cinta adhesiva y luego rasgarlas de una en una para poder guardarlas en el archivo de la paciente.»

Ahora, gracias al scanner i1440, poner cinta adhesiva, rasgar y demás complicaciones, forman parte del pasado.

© Kodak, 2008. Kodak es una marca comercial de Kodak.